Ter uma frente de caixa eficiente é fundamental para prestar um bom atendimento aos clientes, controlar as vendas e fazer uma gestão eficaz. Por isso, você deve saber como escolher um sistema adequado para o seu modelo de negócio.
Uma solução desenvolvida com foco em atender supermercados, por exemplo, pode não funcionar tão bem para uma loja de roupas ou para um restaurante — mesmo que ela ofereça todos os recursos essenciais para efetuar as vendas.
Isso acontece porque, embora os estabelecimentos do varejo tenham características em comum, cada um opera de maneira diferente e tem necessidades específicas.
Portanto, na hora de decidir qual software de frente de caixa adotar no seu restaurante, é preciso conhecer suas funcionalidades, avaliar quais são as limitações e entender se realmente faz sentido.
Quer saber como fazer isso? Então continue lendo este artigo! Nele vamos entender a importância da frente de caixa e saber quais funcionalidades não podem faltar para seu restaurante ter sucesso. Acompanhe!
O que é frente de caixa?
A frente de caixa é a área onde ocorre a finalização das transações comerciais em estabelecimentos varejistas — como lojas, supermercados e restaurantes, por exemplo. Ou seja: é o local onde os clientes realizam o pagamento dos produtos e serviços adquiridos.
Um sistema de frente de caixa geralmente é composto por um software PDV – Ponto de Venda e equipamentos como leitores de códigos de barras, impressoras fiscais, terminais de pagamento, entre outros.
Apesar de sua definição, a frente de caixa não está limitada a um local fixo, uma vez que há tecnologias como os Smart POS que permitem a mobilidade. Assim, podemos dizer que há dois tipos de frente de caixa: fixo e móvel.
Além de processar os pagamentos, uma frente de caixa desempenha um papel crucial na experiência do cliente e em toda a operação de um restaurante. Vamos ver mais sobre isso em seguida, continue lendo!
Qual a diferença entre frente de caixa e PDV?
Agora, você pode estar se perguntando: frente de caixa é a mesma coisa que PDV? Os dois termos costumam ser utilizados como sinônimos, mas seus conceitos são um pouco diferentes.
Como vimos anteriormente, o termo “frente de caixa” é utilizado para descrever o espaço físico onde as vendas são finalizadas, geralmente um balcão onde os clientes realizam o pagamento.
Já o termo “PDV” ou “Ponto de Venda” se refere ao sistema utilizado para registrar as vendas e realizar as transações financeiras, entre muitas outras funcionalidades que veremos adiante.
Portanto, a frente de caixa (local físico) contém um PDV (sistema) e por isso é tão comum que os termos sejam frequentemente usados de forma intercambiável.
A importância da frente de caixa em restaurantes
Se engana quem pensa que a frente de caixa serve apenas para processar os pagamentos e registrar as vendas. Na verdade, esse sistema tem impacto em diferentes aspectos do negócio, como veremos a seguir!
Experiência do cliente
Um sistema eficiente contribui para um atendimento mais ágil e, consequentemente, proporciona uma experiência positiva.
Não há nada pior do que ir a um restaurante e ficar um tempão esperando para fechar e pagar a conta, não é? Mesmo que a refeição tenha sido excelente e o atendimento exemplar, essa demora no caixa pode acabar gerando uma má impressão.
Pagamento rápido, sem filas, sem erros e com opções flexíveis contribuem para a satisfação do cliente e aumentam a probabilidade de retorno.
Gestão de Pedidos
Também é por meio do PDV que os pedidos são lançados e registrados. Um diferencial das soluções de frente de caixa desenvolvidas especificamente para restaurantes está, justamente, em tornar a gestão de pedidos muito mais eficiente.
Um bom sistema PDV para restaurantes permite:
- Anotar os pedidos rapidamente, com poucos cliques.
- Identificar o cliente e sua posição na mesa.
- Personalizar de acordo com as preferências de cada cliente.
- Enviar o pedido diretamente para a produção, reduzindo tempo de deslocamento do garçom do salão até a cozinha.
- Acompanhar o status dos pedidos e ser notificado quando estiverem prontos.
- Integrar com um monitor KDS para organizar automaticamente a produção na cozinha, ganhando eficiência.
- Facilitar a divisão da conta e agilizar o pagamento.
Controle de vendas e gestão financeira
A frente de caixa também faz o registro de todas as vendas realizadas no seu restaurante e gera relatórios. Assim, você pode fazer a gestão financeira com mais facilidade, acompanhando o faturamento, despesas, fluxo de caixa e muito mais.
Além disso, alguns sistemas permitem configurar permissões de acesso e identificar o funcionário responsável pela venda. Desta forma você tem mais transparência e pode evitar fraudes.
Gestão fiscal
Além de registrar todas as vendas e movimentações financeiras do seu restaurante, a frente de caixa também emite a Nota Fiscal Eletrônica do Consumidor (NFC-e). Portanto, é essencial para uma boa gestão fiscal do seu negócio.
Controle de estoque
O PDV também pode contribuir para um controle de estoque mais preciso. É possível automatizar essa tarefa integrando a frente de caixa à retaguarda administrativa. Assim, sempre que uma venda for realizada, é feita a atualização no estoque automaticamente.
Isso facilita muito a gestão do estoque e possibilita reduzir perdas e desperdícios, reduzindo os custos do seu restaurante.
Saiba mais: 9 principais erros na gestão de estoque em restaurantes
Análise de resultados e melhorias contínuas
Ao efetuar as vendas, o sistema está gerando dados valiosos para a gestão do seu restaurante.
Eles podem ser analisados para encontrar tendências e padrões de consumo, identificar oportunidades de melhoria no cardápio e criar promoções mais eficazes. Desta forma, você pode aumentar sua lucratividade e expandir o seu negócio.
Frente de caixa e Modelo de atendimento: qual a relação?
Diferente de uma loja ou mercado, em que o cliente escolhe produtos e leva até o caixa para pagar, restaurantes podem ter diversos modelos de atendimento: abrindo uma conta na mesa, por comandas individuais, venda direta no balcão, senhas ou fichas.
Cada um deles possui uma dinâmica diferente, e a frente de caixa deve ser condizente com o modelo praticado. Isso é determinante para a agilidade do serviço prestado e a satisfação dos clientes.
Um sistema sem os recursos adequados pode dificultar processos, levar a erros, tornar a operação ineficiente e elevar os custos. Muitas vezes, isso ocorre porque o gestor não se dá conta que a ferramenta está limitando ou impedindo um trabalho produtivo.
Por isso, é fundamental observar as características do sistema de frente de caixa e encontrar aquele que melhor serve ao modelo de atendimento do seu restaurante.
Confira a seguir a lista das principais funcionalidades para analisar durante sua escolha!
Frente de caixa para restaurantes: o que não pode faltar?
Os sistemas de frente de caixa possuem diversas funcionalidades básicas, como por exemplo:
- Abertura e fechamento de caixa;
- Registro de fundo de caixa, sangria e suprimento;
- Registro das vendas;
- Emissão de notas fiscais NFC-e;
- Cobranças com diversas modalidades de pagamento;
- Entre outras.
Porém, para ter mais produtividade, agilizar o atendimento e ter uma operação mais eficiente, o sistema do seu restaurante deve ter recursos específicos. A seguir, listamos as principais funcionalidades que não podem faltar:
1 – Mobilidade
A frente de caixa móvel é essencial para proporcionar um serviço de excelência.
Utilizando um dispositivo Smart POS, tablet ou smartphone, seus garçons não precisam ir até a mesa, anotar o pedido e depois voltar para lançar no sistema. E os seus clientes podem pagar a conta direto na mesa, sem precisar ir até o balcão e enfrentar filas.
Outra vantagem é que você pode ter um número maior de caixas e tem flexibilidade para que eles operem em diferentes locais, se adaptando às suas necessidades sem muitos transtornos.
2 – Facilidade no lançamento de pedidos
A facilidade de uso também é um fator importante e pode até ser um diferencial para o seu negócio. Um sistema complexo, com muitas telas e comandos, não só exige mais tempo de treinamento, como gera mais erros e demora no lançamento de pedidos.
Utilizar um PDV moderno e ágil, por outro lado, agiliza a tomada de pedidos. Como é mais intuitivo, o garçom aprende a utilizar mais rápido e os pedidos são feitos em poucos segundos, sem erros.
3 – Pedidos faseados por etapa para orientar o garçom
Outra funcionalidade que é muito útil para agilizar o lançamento de pedidos e acabar com os erros são os pedidos faseados.
Eles permitem criar um fluxo customizado para orientar o garçom na hora de anotar o pedido. É organizado por etapas, por exemplo: entrada, prato principal, adicionais, bebidas, sobremesas.
Desta forma, você garante um atendimento padronizado e de qualidade, evita erros nos pedidos e também pode incluir etapas com sugestões de itens adicionais, utilizando a estratégia de upselling para aumentar seu ticket médio.
4 – Organização por praças e distribuição entre garçons
Um bom sistema para restaurante também possui o recursos para configurar as praças e distribuí-las entre os garçons, facilitando o gerenciamento das mesas e organizando melhor a operação.
Assim, seus garçons podem se concentrar na própria praça, acompanhar os pedidos com mais facilidade e estar sempre à disposição para o cliente.
5 – Identificar clientes e customizar pedidos
Um problema comum gerado por sistemas mais simples é que não é possível identificar os clientes na mesa.
Por isso, na hora de entregar o pedido, o garçom não sabe quem é quem e precisa perguntar — a menos que tenha uma boa memória! Pode parecer um detalhe, mas isso acaba gerando mais erros nos pedidos e impacta na experiência do cliente.
Logo, se você quer prestar um serviço de excelência, deve escolher um sistema que permita identificar os clientes na mesa e customizar os pedidos de acordo com suas preferências.
Essa funcionalidade acaba com as confusões e o garçom entrega o pedido para a pessoa certa sem precisar questionar.
6 – Cardápio digital e Autoatendimento
A tecnologia serve para otimizar processos, e quem sabe utilizá-la da melhor forma sai ganhando. Optar por um sistema PDV com soluções de Cardápio Digital QR Code e Autoatendimento em totens ou tablets pode ser um grande diferencial do seu negócio.
Seus clientes terão mais autonomia para acessar o menu, fazer os pedidos e pagar. Com isso, você ganha agilidade e reduz os custos operacionais.
7 – Flexibilidade nos meios de pagamento
A economia cashless já é uma realidade e os clientes buscam comodidade na hora de pagar. Portanto, oferecer diversas formas de pagamento é indispensável.
A frente de caixa deve ter flexibilidade para aceitar cartões de crédito e débito, carteiras digitais, PIX, vale alimentação e refeição. Quanto mais facilidade para o cliente, melhor.
E, do ponto de vista da gestão, também vale observar se o sistema possui integração com a melhor maquininha de cartão para o seu negócio e conta com recursos que facilitam o controle de recebíveis.
Desta forma, você pode ter uma melhor gestão financeira e reduzir custos.
8 – Gerar dados confiáveis
Um cenário comum em restaurantes é utilizar diversos sistemas diferentes que não conversam muito bem entre si. Isso causa diversos problemas, como inconsistência nos dados, perda de informações, relatórios em padrões diferentes e que nunca batem.
Então, como fazer uma boa gestão se você não tem dados confiáveis? Como criar estratégias de crescimento eficazes se você perde seu tempo conferindo e analisando diferentes relatórios?
Para ter sucesso no seu restaurante, você precisa ter dados confiáveis e disponíveis, liberdade para criar relatórios customizáveis e facilidade para analisar os resultados. Assim, você tem mais visibilidade e controle do seu negócio.
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