Como Escolher o Backup Certo para os seus Dados

Agora que você já sabe como vai coletar os dados da sua empresa para fazer o tão-aclamado Business Intelligence (se você não sabe o que é, clique aqui! Se você sabe o que é, mas não sabe como usar, entre aqui!), é hora de pensar em como guardá-los em um lugar seguro!

Se você escolheu fazer isso do jeito old school, cronometrando o tempo de atendimento e anotando em uma planilha do Excel, fica fácil de se organizar na nuvem. Agora, se ao contrário de old school você escolher o jeito pré-histórico, anotando em uma folha de papel, PARE AGORA! Não há porque passar por isso, meu caro.

As tecnologias de hoje em dia facilitam toda essa coleta, organização e backup das informações que você tão dedicadamente coletou e analisou. Por tecnologia, quero dizer sites e aplicativos que conseguem coletar, armazenar e manter essas informações, e não um drone espião para ficar sobrevoando a sua operação.

Há três maneiras de fazer o backup dos seus dados, então peguem o café, apertem os cintos e entrem no modo avião, porque o assunto é importante. Vamos lá!

Fazendo o backup dos dados do seu negócio em Drives

Vamos começar explicando o que são os drives. Simplesmente falando, um drive é qualquer equipamento que pode ser acoplado ao seu computador, seja teclado, mouse, ou até a famosa webcam.

Mas, para o assunto presente, os únicos que você deve considerar são os famosos USBs e External Hard Drives (ou Disco Rígido Externo). Antes de começar, você vai precisar saber de duas coisas, uma para cada tipo de drive.

O USB, por causa de seu tamanho, não dispõe de muito espaço para realizar backups grandes, o que faz você precisar de uma quantidade relativamente grande deles se você quiser armazenar todos os dados do seu computador. Sem contar que, também por causa de seu tamanho, é muito fácil perdê-los, então procure separar um local destinado à eles – como também usar rótulos para saber qual USB contem qual pasta ou dado, para poder perder o tempo com Netflix e não procurando o USB certo.

Com o Disco Rígido Externo a história é outra: há espaço suficiente para guardar todos os vídeos, fotos e memes que você um dia já recebeu pelo WhatsApp, e muito mais! Antigamente esse tipo de espaço era bem mais caro, mas hoje você encontra opções baratas que cabem no bolso de qualquer pessoa (literalmente, tanto em questão de tamanho quanto preço!).

O problema com esse drive é a fragilidade do equipamento. Se você deixar ele cair, é bem provável que o estrago interno acabe impossibilitando a recuperação dos arquivos. Eu já passei por isso, quando alguém espertamente me enviou o equipamento pelo correio. Nunca mais vi os trabalhos que tinha realizado no meu tempo de agência, imagine então as fotos do colegial.

Hoje em dia, mantenho o meu drive sempre na mesma gaveta, no mesmo cômodo, guardado a sete chaves. Depois do que aconteceu, quase não uso ele por medo de passar pela mesma experiência!

Se eu tivesse optado por um Solid State Drive (SSDs), o “primo bolado” do hard drive, provavelmente isso não teria acontecido. Isso porque os SSDs, no final das contas, foram criados exatamente por causa dessa fragilidade física. Mas, igual aos HDs externos, não há como acessá-los se você não tiver ele em mãos!

Fazendo o backup dos dados do seu negócio em Sites (o famoso Cloud)

Esse, sem sombra de dúvida, é o mais fácil de se fazer, e também o mais desorganizado. Sites como o Google Drive conseguem coletar e armazenar os documentos que você definir, mas também não são 100% intuitivos.

Existem muitos casos onde o usuário, depois de ter subido os documentos na nuvem, deletou eles do computador. Por causa da sincronização automática desse site (que também pode ser desativada), o documento também foi deletado na nuvem, fazendo com que ele se perdesse nos porões da CPU.

Isso acontece porque, serviços como o Google Drive, iCloud ou o Dropbox – entre diversas outras -, foram criadas com um objetivo específico. Para a opção corporativa do Google, o Google Cloud Platform, o objetivo foi a dominação total, sendo muito mais útil pelas ferramentas que eles disponibilizam para a personalização da nuvem. No entanto, essas ferramentas foram intencionadas à empresas digitais cujos negócios e aplicativos precisariam movimentar e armazenar grandes quantidades de informações, de diversas maneiras e em diversos lugares do mundo para acesso mais rápido.

Já, os serviços como o Dropbox, é mais utilizado pelos usuários da rede para guardar fotos, documentos, e materiais diversos, podendo não só armazená-las, como também dividí-las com quem tiver o link para o seu drive. No fim das contas, a comparação é simples: o Dropbox foi feito para o armazenamento e compartilhamento de informações, normalmente usado por pessoas físicas; o Google Cloud Platform e o Amazon Web Services foi concebido pensando nas empresas, oferecendo uma diversidade de aplicativos e extensões direcionadas à organização de grandes quantidades de dados.

O problema do Dropbox, iCloud e do Google Drive é que, independente de qual você escolher, os documentos vão estar lá guardados, um a um, sem divisão além daquela que você definir – seja em pastas, nomes ou datas. Para o Business Intelligence, isso acaba se transformando em algo mais díficil e trabalhoso de atualizar e acompanhar, porque os números que gerariam os relatórios deveriam estar armazenados juntos.

No entanto, se você se der o trabalho de configurar o backup direitinho no Amazon Web Services ou Google Cloud Platform, utilizando as tabelas dinâmicas que eles oferecem, isso pode acabar sendo uma solução inteligente. O problema é o trabalho inicial que isso dá, porque, se algo não for configurado corretamente, é provável que nem todas as informações acabem aparecendo nos relatórios. Pior ainda, pode ser que esses dados acabem se cruzando de maneiras erradas, te dando resultados falsos sobre a sua operação.

O motivo é simples: mais números e dados = relatórios melhores e análises mais densas.

Se você utilizar os sites mais simples e intuitivos, como Google Drive, iCloud e Dropbox, você vai precisar buscar os arquivos certos, botar os novos dados (sempre que você coletá-los) na sua planilha de forma correta, sempre atento à data e o tipo de dado que você está colocando, para depois conseguir analisá-los. Se eu quase peguei no sono escrevendo isso, imagina você precisando fazer.

Fazendo o backup dos dados do seu negócio com Aplicativos

Agora é parte mais interessante! Existem diversos aplicativos que você pode pesquisar na internet que te ajudarão com o armazenamento das informações do seu negócio.

Existem aplicativos como o Backblaze, que por uma pequena quantia – e conexão à internet – conseguem fazer uma varredura do teu disco rígido e manter tudo nos data centers deles. Sempre que você quiser acessá-los, basta ter uma conexão ativa.

O próprio Windows e Mac possuem aplicativos já instalados neles que conseguem fazer esse processo automaticamente. Para o Mac, o Time Capsule é o mais indicado, e basta com que você defina de quanto em quanto tempo o backup deve ser realizado que o computador já começa a fazer tudo por conta própria. No Windows, a história é a mesma! As opções para as duas plataformas podem ser encontradas no painel de configurações, facilmente.

Sem contar que, normalmente, os avisos sobre a necessidade de backup do computador são quae tão recorrentes quanto as dicas do finado Clips do Word.

Conclusão

De qualquer maneira, a maior dificuldade que você encontrará no backup dos dados é a própria atualização deles e processamento para análise. Quando você separa as peças do quebra cabeça, fica mais trabalhoso entender do que se trata.

Agora, quando a coleta de dados, o processamento deles em relatórios e o próprio backup são feitos pelo mesmo sistema, você acaba encontrando uma solução inteligente e integrada para a organização, bem estar e planejamento estratégico da sua empresa.

Fica difícil focar na análise quando se está coletando dados, e esses dados, quando coletados manualmente, podem não ser tão fiéis à realidade quanto a gente costuma achar. O erro humano é o grande responsável por diversas falhas analíticas e processuais, em inúmeros mercados. Desde erros nos cálculos de viagens espaciais a falhas no planejamento da cidade – alguém aí entende o Morumbi? -, tudo pode ser resumido à erro humano.

Em poucas palavras, quanto mais trabalhos “braçais” – desde a coleta até a organização das informações – você conseguir deixar para que os computadores façam, melhor vai ser. Essas pequenas coisas normalmente acabam drenando a energia no dia a dia, fazendo com que a última coisa que você queira fazer no final da jornada de trabalho é o backup – ou uma análise – dos dados que você passou o dia inteiro coletando

Ou seja, o importante mesmo é configurar direito da primeira vez, para que a base cresça de maneira estruturada, junto com o seu estabelecimento! A outra opção é usar um sistema de automação integrado, que colete automaticamente os dados, gere relatórios e realize o backup dos dados, caso algo aconteça.