“No podemos perder tiempo” es una de las frases más escuchadas en ambientes muy concurridos como los restaurantes al mediodía, los bares a la hora del happy hour y todas sus variaciones. Entre la entrada y salida constante de clientes pidiendo ser atendidos hasta la llegada de la bebida o comida deseada, existen procesos (supuestamente) organizados que deberían seguirse al pie de la letra para asegurar el buen funcionamiento del establecimiento.
Cada segundo es crucial a la hora de preparar los platos y los tragos, atender a los clientes y administrar los productos presentes en el inventario, además de la gestión financiera. En fin, la necesidad de instaurar y seguir procesos es de suma importancia para el establecimiento, definiendo paso a paso qué hacer desde la hora de llegada del cliente hasta el momento de pagar la cuenta.
Para que el cliente salga satisfecho (¡y vuelva!), la capacitación de los empleados de acuerdo con la manera en la que fueron organizados los procesos del restaurante o bar debe respetarse al pie de la letra.
El uso de comandas de papel para anotar los pedidos se remonta a antes de la toma de la Bastilla (1789), conocidas por la facilidad con la que pueden operarse – basta con saber leer y escribir. Los pedidos los tomaban los camareros y luego los llevaban a la cocina o al bar, donde los responsables de la concepción del ítem se encargaban de la preparación, llamando enseguida al camarero para llevarlo hasta el cliente en cuestión. En ese proceso hay tantas fallas y posibilidades de error que una sola publicación no sería suficiente para abordarlas todas: ¡una caligrafía ilegible sería suficiente para que todo se viniera abajo!
Automatización comercial: cuáles son las ventajas para tu establecimiento
Con la automatización comercial, en la cual las comandas de papel son sustituidas por tecnologías más recientes – como un programa integrado -, el proceso mejora en los siguientes aspectos:
- Custo operacional – recortar el tiempo que el camarero tarda en llevar el pedido hasta la cocina puede significar más clientes atendidos por el mismo camarero
- Comunicación entre las áreas – los pedidos se muestran en pantallas en la cocina, o en la impresora de producción, haciendo que los cocineros puedan leer fácilmente lo que se pidió, con observaciones de adición o eliminación de ingredientes
- Y satisfacción de la clientela – ¡no hay nada que satisfaga más que recibir el plato con todas las modificaciones deseadas, rápidamente!
¿Por qué la automatización comercial es más eficiente?
La línea de producción fue concebida primero por Henry Ford, el fundador de la marca de automóviles que lleva su nombre. Con el propósito de recortar costos a través de la categorización procesal de las partes individuales que componían el montaje del primer automóvil, Ford logró democratizar el acceso al coche a un precio competitivo. Para ilustrarlo, imagina un hormiguero funcionando normalmente.
Cada hormiga trabaja individualmente de acuerdo con su función en la colonia, divididas en las categorías “exploradoras” y “acumuladoras”. Las exploradoras tienen como función encontrar los reductos de comida, dejando un rastro químico para que las acumuladoras los encuentren en mayor contingente para la recolección y el transporte de los suministros.
Al definir el papel que cada una debe representar en el proceso de descubrimiento y recolección, logran evitar el desperdicio de energía de las mayores, como también de los suministros necesarios para alimentarlas. Por ese sesgo, la eficiencia con la que consiguen prepararse para los inviernos es inigualable, prescindiendo del exceso en función de la eficiencia, es estudiada por diversas universidades e instituciones de renombre.
¡Ese es el caso de la automatización comercial: definir claramente las funciones de cada uno, integrándolas con la instauración de un flujo de información automatizado para así evitar gastos innecesarios, sin perder calidad de atención!
Principales funcionalidades de los sistemas de automatización comercial
Después del estrés del pico operativo, aún quedan las funciones administrativas, contables y financieras.
Toda la contabilización de los ingredientes utilizados aquel día y cuántos quedan aún en inventario, además de la organización en hojas de cálculo de lo que se pagó y la forma de pago, para así conocer las tasas debitadas del total y saber la facturación real del día. ¿Te quedaste sin aire con solo leer esta frase? Pues bien, hacer esto manualmente, después de un día movido, no solo crea la oportunidad para errores, sino que también transforma el acto de cuidar tu emprendimiento en algo cansado y estresante.
Para los emprendedores que abrieron un establecimiento para tener más tiempo con la familia, esta situación levanta la barrera que hace que muchos desistan de abrir su propio negocio. En cambio, la automatización comercial del establecimiento, dependiendo del software elegido, ¡les facilita la vida a dichos emprendedores, y mucho! Estos son los peldaños de la automatización comercial que te ayudan a escalar esa pared:
- Sistema integrado de los pedidos al inventario – cada pedido descontará del inventario la cantidad de aquel ingrediente necesaria para la preparación del plato o trago deseado, agilizando el cierre del establecimiento.
- Cuentas por cobrar y por pagar – la opción de asociar, a través del software, el medio de pago (sea Visa, Mastercard, pagos en efectivo, entre otros) hará que las tasas se debiten automáticamente, trayendo un análisis de los costos y las ganancias que aquel día rindió, además de una previsión de flujo de caja, ya que ahora sabrás exactamente el valor y la fecha de recepción de cada una de las marcas de tarjeta.
- Errores de registro – la contabilización manual de las cuentas y las formas de pago puede generar confusiones, ya que no siempre las formas se computan adecuadamente, haciendo que las tasas bancarias se apropien de las ganancias que deberían ser tuyas. No solo eso, existe la posibilidad de desvíos realizados por los propios empleados, fácilmente ocultados si no hay registro automático de las entradas y salidas de dinero. Dependiendo del sistema de automatización instalado, el administrador puede visualizar las alteraciones de pago realizadas en el sistema de acuerdo con el login del empleado, identificando el momento en el cual esto se hizo, como también cuán recurrente es realmente esa alteración para dicho(s) empleado(s).
- Conocer a tu cliente – después de cumplidos todos los requisitos financieros y contables que involucran la operación de un establecimiento, aún queda la cuestión de comprender los hábitos de consumo de los clientes. El análisis y la definición de estrategias para este segmento solo es posible a través de la organización y disposición en una hoja de cálculo de los ítems comúnmente consumidos dentro del comercio. Léase: pasar horas leyendo facturas, digitando uno a uno los ítems consumidos mientras se libra una batalla incansable contra la somnolencia y el desgaste.
Es decir, en pocas palabras, la automatización comercial de tu establecimiento, sea bar, restaurante o discoteca, ayuda en lo que respecta a los pequeños errores que nosotros, como humanos, tendemos a cometer.
La automatización hace que tu operación sea más eficiente, rentable y organizada. No solo eso, logra decirte exactamente cuántos pedidos y clientes atendió cada empleado, permitiendo que sepas quiénes son los más eficientes y productivos del equipo – ¡y quiénes están necesitando un tirón de orejas! De esta forma, la optimización de tu establecimiento se volverá clara, evidenciando las áreas – y los empleados – que necesitan mejorar el desempeño.
Además de todas esas facilidades, el sistema de automatización comercial EPOC trae, en la nueva actualización, diversas funcionalidades que te proveen de las herramientas necesarias para destacar en el ámbito del mercado.
¡Entre ellas tenemos la opción de autoservicio y pago de comanda en kioscos, despejando la fila de la caja; la opción de control de dosis para botellas adquiridas por los clientes; la inclusión de la dirección del cliente en las conferencias de cuentas y la impresión del trayecto de entrega en el módulo delivery; la división de cuenta en múltiples CPF a la hora del pago; entre muchos otros!
Con más de 10 años en el mercado y excelencia en la atención a sus clientes, la empresa adquirió el know-how (conocimiento) necesario para optimizar la operación de establecimientos tan variados y específicos como pequeños comercios, bares, restaurantes y discotecas, adecuándose a las necesidades del establecimiento en cuestión.
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