Control financiero empresarial para restaurantes y bares con EPOC
- Cómo organizar las finanzas de la empresa con EPOC
- ¿Qué es el control de finanzas para empresas?
- ¿Cuáles son las principales formas de organizar las finanzas de una empresa?
- 5 beneficios del control financiero empresarial para restaurantes y bares
- 5 consejos para organizar las finanzas de tu establecimiento
Cómo organizar las finanzas de la empresa con EPOC
Integración completa
Conecta TPV, ERP, inventario y gestión fiscal, y ten todas las ventas catalogadas, auditables y registradas automáticamente en tu flujo de caja.
Análisis de rendimiento
Ve en tiempo real diversas métricas financieras de tu restaurante o bar, como facturación, horarios de mayor movimiento, perfiles de clientes, número de ventas, rendimiento del equipo y mucho más.
Módulo multitienda
Ve los datos de todas las tiendas de tu grupo en una sola herramienta. Ve las operaciones por completo y realiza análisis comparativos para tomar las mejores decisiones estratégicas.
¡Resuelve todas tus dudas sobre cómo hacer el control financiero empresarial de tu establecimiento!
¿Quieres saber más sobre cómo controlar las finanzas de tu restaurante o bar? No hay problema: a continuación encontrarás las ventajas de este control, formas de hacerlo correctamente y detalles sobre los beneficios que ofrece a tu establecimiento. ¡Descúbrelo!
¿Qué es el control de finanzas para empresas?
Antes de compartir consejos sobre cómo controlar las finanzas, vale la pena resaltar qué abarca esta gestión financiera.
Aunque algunas personas puedan pensar que esto significa solo hacer seguimiento de las ventas, en realidad este cuidado es mucho más profundo.
Para una gestión eficiente de las finanzas de un restaurante, bar o discoteca, es fundamental ver la operación como un todo. Es decir, además de las ventas, presta atención a:
- Presupuesto;
- Gestión de inventario;
- Flujo de caja;
- Cuentas por pagar y por cobrar;
- Contabilidad e impuestos;
- Nómina de los empleados.
Por lo tanto, necesitas integrar diversas áreas de tu establecimiento y recopilar información valiosa de cada una de ellas. Así, tendrás un panorama fidedigno de tu negocio.
De esta forma, cuentas con datos concretos para tomar las mejores decisiones y, además, garantizar la salud financiera del restaurante/bar.
En la práctica, el control financiero empresarial se manifiesta en diversos procesos, rutinas y acciones cotidianas del establecimiento.
El cierre de caja, el análisis de ventas, la compra de insumos, la definición del presupuesto y, sobre todo, el seguimiento de todas estas cuentas y acciones son excelentes ejemplos. ¡A continuación descubrirás cómo hacer este control!
¿Cuáles son las principales formas de organizar las finanzas de una empresa?
Aunque existen diversas formas de hacer el control financiero empresarial de un bar o restaurante, existen ciertas prácticas y herramientas que suelen ser más utilizadas –y más eficientes.
A continuación, seleccionamos consejos sobre cómo hacer el control financiero de tu establecimiento con tres de las principales formas: hojas de cálculo, aplicaciones y sistemas.
Cada una tiene sus puntos fuertes y débiles, por lo que debes buscar la que mejor se adapte a las necesidades de tu restaurante/bar.
Hoja de cálculo para control financiero
Usar hojas de cálculo para la gestión es una de las prácticas más comunes en diversas empresas, incluido el segmento de food service. En el caso de la gestión financiera, es habitual utilizar una combinación de hojas de cálculo.
Puedes, por ejemplo, utilizar una hoja de cálculo para mantener tu inventario actualizado, con todas las entradas y salidas.
Además, otra hoja de cálculo tendría la información de ventas, con datos sobre montos, artículos comercializados, formas de pago y otros aspectos relevantes para tu negocio.
Lo importante es centralizar todos los datos relevantes en hojas de cálculo de fácil acceso y con actualizaciones frecuentes.
Esto facilita su uso y garantiza que la información esté actualizada, permitiendo así tomar mejores decisiones sobre el restaurante/bar.
Sin embargo, aunque es útil para catalogar datos, una hoja de cálculo no es necesariamente la forma más práctica de hacer el control financiero empresarial.
La razón es simple: todo debe calcularse de forma manual, lo que consume mucho tiempo y energía (además de tener potencial para errores y fraudes humanos).
Por eso, cada vez más los grandes establecimientos que buscan mayor eficiencia y agilidad operativa recurren a la tecnología para esta tarea, como en los dos consejos siguientes.
Aplicación de control financiero
Y justamente una forma más moderna de gestionar las finanzas de tu restaurante o bar es a través de una app de control financiero.
Con este tipo de herramienta, puedes integrar algunas áreas de tu establecimiento y, según la aplicación, usar el software en diferentes dispositivos con los datos sincronizados entre ellos.
En términos generales, este tipo de app funciona de forma parecida a las hojas de cálculo, solo que de manera centralizada.
Es decir, en vez de tener varias hojas de cálculo, cuentas con una única aplicación para visualizar diversa información.
Además, dependiendo del software, puede recopilar estos datos de forma automática, facilitando mucho la gestión financiera empresarial.
Sin embargo, ten en cuenta que este tipo de herramienta no siempre será compatible con las soluciones que ya usas, como TPV, POS, ERP, entre otras.
Sistema de gestión con control financiero
Y para quienes buscan el máximo de eficiencia y agilidad, además de flexibilidad y compatibilidad, la mejor opción es un sistema de gestión para restaurantes e para bares con funcionalidades de control financiero.
Es una aplicación de control financiero empresarial, solo que con aún más funcionalidades e integraciones. Por eso, es una solución completa para restaurantes y bares.
Con este tipo de software, puedes integrar todas las áreas de tu establecimiento, como Ventas, Inventario, Finanzas, Fiscal, Cuentas (por pagar y por cobrar), entre otras.
De esta forma, puedes centralizar toda la información relevante en una única solución, garantizando que ningún dato se pierda o quede desactualizado.
Así, es posible:
- hacer seguimiento de las ventas;
- visualizar el ticket promedio;
- entender el perfil de consumo de los clientes;
- organizar el inventario;
- planificar la compra de insumos y el pago a proveedores.
En el caso de un sistema como EPOC, puedes usar estos recursos en diversos dispositivos, como computadoras, smartphones y tablets. Además, puedes visualizar dashboards con gráficos que contienen todos estos datos y muchos otros.
5 beneficios del control financiero empresarial para restaurantes y bares
A continuación, conocerás algunas de las principales ventajas de llevar un control financiero eficiente y confiable en tu restaurante o bar.
Con esta práctica, es posible planificar el futuro del negocio, corregir errores y evitar fraudes, entre muchas otras cosas. ¡Descúbrelo!
1 – Tener una visión clara del establecimiento
¿Alguna vez escuchaste la frase "Lo que no se puede medir, no se puede gestionar"? Este famoso dicho señala lo importante que es medir algo para luego poder tomar decisiones y realizar cambios.
Por eso es tan vital que hagas el control financiero empresarial de tu bar o restaurante. De esta forma, puedes entender el pasado, el presente y, luego, proyectar el futuro del establecimiento.
La gestión financiera permite:
- entender cuánto facturas;
- saber cuáles son tus gastos;
- descubrir cuánto puedes invertir en mejoras y novedades para el establecimiento;
- identificar fallas o errores en el flujo de caja;
- visualizar oportunidades para reducir costos y optimizar la gestión en su conjunto.
2 – Poder planificar a mediano y largo plazo
Y es gracias a esta visión clara y profunda de la salud financiera de tu bar/restaurante que puedes planificar. Al comprender el flujo de caja, puedes definir cuáles serán las metas de rentabilidad en el futuro y qué gastos surgirán.
Así, tu establecimiento tendrá metas realistas, previsibilidad en el flujo de caja y presupuesto para invertir en infraestructura y equipos.
Además, también podrás adaptar tu operación de acuerdo con la fluctuación estacional de clientes, costos e ingresos que hayas identificado.
3 – Tener más seguridad financiera
Es exactamente esa previsibilidad la que aporta más seguridad y tranquilidad a la salud financiera de tu establecimiento.
Esto evita sorpresas y cambios drásticos, ya que puedes anticipar tus ingresos y costos, además de identificar formas de guardar parte de tu ganancia para superar eventuales imprevistos.
4 – Evitar fraudes y errores
Gracias a la gestión financiera empresarial, resulta mucho más fácil identificar posibles fallas – o incluso fraudes – en la gestión financiera de un restaurante, bar o discoteca.
Por ejemplo, con el cierre de caja automatizado de un sistema de gestión, no hay forma de que alguien se equivoque en las cuentas o se olvide de alguna transacción. Esto, por lo tanto, representa seguridad y también un ahorro de tiempo y agilidad en la operación.
5 – Entender qué funciona y qué se puede mejorar
Por último, como toda buena gestión, el control financiero genera información valiosa sobre tu operación. Entre ellas, pueden estar:
- productos que generan mayor rentabilidad;
- el perfil de tus clientes;
- los días y horarios más activos;
- los principales gastos y costos;
- productos que no son tan populares/rentables;
- la necesidad de modificar los procesos y/o ampliar tu equipo.
De esta forma, puedes aplicar acciones estratégicas para potenciar los puntos positivos de este análisis y también corregir lo que debe mejorarse en tu establecimiento.
5 consejos para organizar las finanzas de tu establecimiento
Después de conocer más sobre las herramientas utilizadas para la gestión financiera de un restaurante o bar, es hora de descubrir consejos y buenas prácticas de control financiero empresarial.
Puedes aplicar los siguientes consejos como rutinas de tu operación y prácticas recurrentes. Además, si cuentas con un sistema de gestión, muchas de estas estrategias y acciones ocurren de forma automática y sincronizada entre las áreas de tu establecimiento.
1 – Registra todas las transacciones
Un buen control financiero solo ocurre cuando se cuenta con toda la información necesaria. Por eso, recuerda registrar todo lo que entra y sale de tu caja.
Incluso los pequeños gastos o los ingresos mínimos deben registrarse para que tu flujo de caja sea fiel a la realidad.
Así, tus cuentas cierran correctamente, evitando sorpresas y que pienses que tienes menos o más dinero en caja del que realmente tienes.
Por eso es tan importante contar con una solución que integre TPV, inventario, ERP, finanzas y fiscalidad.
Así, al vender un artículo, la herramienta registra automáticamente la transacción en el TPV, actualiza los insumos en el inventario y envía la información al ERP, que actualiza las cifras financieras.
Además, el sistema contabiliza esta información y la pone a disposición en gráficos y paneles de análisis para facilitar la gestión financiera de toda la operación.
2 – Controla tu inventario con atención
Como ya has visto, el Control de Inventario es una parte esencial del control financiero empresarial.
Al fin y al cabo, si no sabes exactamente qué hay en tu inventario, no puedes definir una meta de ventas ni determinar qué insumos necesitas comprar (ni si recibiste exactamente la cantidad que adquiriste). Y recuerda: todo esto debe hacerse a diario.
Solo quien ya ha sufrido una rotura de inventario o se ha visto sorprendido por la falta de un insumo de un plato o bebida exitosa en un día de mucho movimiento sabe cómo esto puede afectar su facturación.
3 – Categoriza los gastos y los ingresos
La organización es parte integral del control financiero de un establecimiento, ya que permite catalogar y analizar los gastos y, de esta manera, analizar las finanzas del negocio.
Divide los gastos en categorías, como alimentos, bebidas, salarios, alquiler, cuentas fijas (agua, electricidad, etc.), entre otras. De esta forma, podrás identificar fácilmente cuáles son tus principales recursos y gastos.
Nuevamente, el uso de una aplicación o sistema facilita este proceso. Puede crear etiquetas y asignar gastos/ingresos a cada una de ellas, y esto sucederá automáticamente con estos elementos en el futuro.
4 – Revisa tu planificación periódicamente
Recuerda que, por más atención y cuidado que tengas, el control financiero empresarial es un proceso continuo. Por lo tanto, siempre hay espacio para mejoras y cambios.
Además, el mercado de un restaurante o bar es muy volátil, con nuevas tendencias, rutinas y prácticas que surgen constantemente. Sin mencionar los problemas e imprevistos que pueden surgir en cualquier momento.
Por eso, revisa periódicamente tu organización y tu planificación teniendo en cuenta el nuevo contexto de tu establecimiento. Actualiza tus prácticas e implementa nuevas herramientas para garantizar la eficiencia de tu control financiero.
5 – Usa las herramientas correctas
Por último, seguramente ya te has dado cuenta de que, a pesar de ser tan importante, la gestión financiera presenta muchas dificultades. La buena noticia es que esto se vuelve mucho más fácil con las herramientas adecuadas.
Ya mencionamos apps, hojas de cálculo y, por supuesto, sistemas de gestión. Lo importante es entender qué solución se ajusta a la rutina de tu restaurante o bar y, así, adoptarla de forma eficiente y completa.
Para quienes buscan mayor control y versatilidad, lo mejor es contar con un sistema de gestión para restaurantes/bares.
Así, gestionas todo el establecimiento con más facilidad y rapidez, además de automatizar la recopilación y el análisis de datos financieros.
Para saber más sobre cómo una solución como EPOC puede ayudar a tu restaurante o bar no solo a gestionar las finanzas, sino también a vender más y reducir costos, mira una demostración gratuita de nuestro sistema.