Emprender es desafiante. Se necesita mucho trabajo, empeño y dedicación para tener éxito en los negocios. Y no siempre eso basta. A veces, todo tu esfuerzo se va por el desagüe porque no supiste cómo hacer la gestión financiera de la empresa.
Mucha gente abre un bar sin dominar conceptos y prácticas fundamentales para garantizar la salud financiera del negocio. Si aún tienes dudas y quieres descubrir cómo administrar un bar financieramente, ¡mira nuestros consejos a continuación!
Salud financiera y la supervivencia de los negocios
¿Sabías que solo el 40,7% de los negocios sobreviven después de 5 años?
Esa es la estimación del estudio Demografía de las Empresas y Estadísticas de Emprendimiento 2020, realizado por el IBGE (Instituto Brasileño de Geografía y Estadística). Para el análisis, se consideraron las empresas que nacieron en 2015 y estaban en funcionamiento hasta 2020.
¿Pero cuáles son los motivos que llevan a una empresa a cerrar sus puertas en tan poco tiempo?
Son de lo más variados: van desde una cuestión personal como mudarse de ciudad hasta una crisis económica como la desencadenada por la pandemia de COVID-19. Sin embargo, la mala gestión financiera es, sin dudas, uno de los grandes problemas.
En la encuesta Supervivencia de las Empresas 2020, realizada por el Sebrae (Servicio Brasileño de Apoyo a las Micro y Pequeñas Empresas), las dificultades financieras aparecen entre los principales motivos del cierre de las empresas:
- 21,5% – Faltó dinero / faltó financiamiento / faltó capital de trabajo
- 20% – Ventas muy bajas / Pérdidas / Falta de clientes
- 6,5% – Costo alto / impuestos / tasas / alquiler alto
- 3,6% – Ganancia / Facturación muy baja
Los datos también indican que el 7,9% de los encuestados cree que una gestión financiera más eficaz habría evitado el fin del negocio.
Además, se citaron otros factores que habrían ayudado a la empresa a mantenerse, entre ellos:
- 34,4% – Crédito más accesible
- 24,9% – Más clientes
- 20,6% – Menos cargas e Impuestos
- 17,5% – Planificación del negocio
Como puedes observar, ninguna empresa perdura sin control de las finanzas. E não é diferente quando estamos falando de bares ou restaurantes. A seguir, confira nossas dicas e veja como administrar um bar financeiramente.
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5 consejos para administrar las finanzas de un bar
Flujo de caja, CMV (costo de la mercadería vendida), planificación de costos y gastos, presupuesto, tributación, facturación, capital de trabajo…
Aprender cómo administrar un bar financieramente implica conocer diversos conceptos y prácticas que pueden ser bastante desafiantes. ¡Sigue nuestros consejos para hacer una gestión financiera eficaz y lograr alcanzar tus objetivos! ¿Vamos?
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1. Empieza por ti: organiza tus finanzas personales
Un error clásico de los emprendedores, especialmente de negocios familiares, es confundir las finanzas personales con las finanzas de la empresa. E é muito comum que ambas sejam descontroladas.
Si todavía sacas dinero de la caja del bar para pagar las cuentas de la casa, ¡es hora de organizarte mejor! Y eso empieza contigo: estudia finanzas personales, lee libros de referencia, aprende a cuidar tu propio dinero.
Si no sabes ni por dónde empezar, nuestro consejo es el libro Como organizar sua vida financeira, de Gustavo Cerbasi.
Después de eso, puedes pasar a la organización de las finanzas de la empresa. Con una buena base de conocimiento y separando las cuentas personales de las de la empresa, las posibilidades de éxito son mucho mayores.
2. Estudia finanzas y sigue el mercado
Las finanzas personales son un excelente punto de partida, pero para administrar tu bar vas a necesitar ir más allá. Es impensable un emprendedor exitoso que no siga ni entienda los movimientos del mercado.
Inflación, tipos de cambio, tasas de interés… Tienes que estar siempre al tanto de lo que pasa en el mundo financiero. Al fin y al cabo, son esos indicadores y el contexto del mercado los que guían los negocios.
Son como faros que señalan dónde y cuándo hay oportunidades o amenazas. El alza de la inflación, por ejemplo, afecta directamente los precios de los insumos de tu bar. Si no lo sabes, puedes tardar en revisar los precios y terminar con pérdidas
Al seguir el mercado, estás mejor preparado para tomar decisiones — y no corres el riesgo de solo seguir la ola de la competencia o de que una crisis te tome por sorpresa.
¡Así que empieza ya! Estudia el mercado, lee las publicaciones de asociaciones como la Abrasel, sigue las noticias de finanzas. Esto es fundamental para gestionar un negocio.
3. Planifica las finanzas desde el principio
Administrar un bar sin hacer planificación financiera es la receta del fracaso. Pero es algo bastante común. La operación de un bar consume mucho tiempo y, a veces, no queda nada para la planificación.
Estás tan ocupado cuidando el flujo de caja que te olvidas de mirar los objetivos del negocio. No haces seguimiento de los resultados. No haces ajustes para alcanzar la meta… Definitivamente: ¡eso no puede pasar!
Necesitas saber a dónde vas y qué tienes que hacer para llegar.
La planificación financiera es una parte del Plan de Negocios de tu bar (que también incluye el análisis de la competencia, el plan de marketing, el plan operativo, entre otros elementos). Debe hacerse incluso antes de abrir la empresa.
Al principio, es esencial calcular o estimar al menos algunos aspectos básicos como:
- Inversión necesaria
- Costos y gastos iniciales
- Capital de trabajo necesario
- Tiempo para alcanzar el retorno de la inversión
- Meta de facturación y ganancia
El consejo es: ten en cuenta que la planificación va a cambiar según avance el negocio. Es una referencia, que sirve mucho más para identificar aciertos y errores que para seguirla al pie de la letra.
A lo largo de la operación, tendrás que comprender las particularidades de tu flujo de caja, la estacionalidad, los gastos, la facturación y muchos otros indicadores.
Al observar el histórico y las variaciones, tendrás cada vez más seguridad para hacer los ajustes necesarios hasta alcanzar tus objetivos.
4. Domina el trío: costos y gastos, flujo de caja y presupuesto
Como vimos, administrar un bar financieramente involucra una serie de aspectos. Puede ser difícil tener control sobre todos ellos desde el principio. Así que ve con calma y empieza por los tres pilares principales:
Planificación de costos y gastos
Aprende a calcular los costos fijos, variables y totales. Un error común es Fijar el precio los productos considerando solo el valor de los insumos, y no de los gastos en general.
Saber calcular y planificar los gastos es estratégico, ya que evita que fijes precios basándote en la competencia y permite identificar el potencial de tu negocio, como promociones que puedes hacer para atraer más clientes.
Además, sin una previsión de los costos, es imposible hacer un presupuesto adecuado.
flujo de caja
O flujo de caja es el principal instrumento de la gestión financiera de un bar. Es a través de él que controlas lo que entra de dinero (con las ventas) y lo que sale (con los costos y gastos). A partir de eso, es posible saber si estás teniendo ganancias o pérdidas.
Pero también puedes y debes utilizar el flujo de caja para tener mayor previsibilidad en tu negocio y planificar acciones futuras.
Estimar con antelación el flujo de caja de los próximos meses te deja mejor preparado para enfrentar problemas, pensar tácticas para aumentar las ventas o incluso buscar un préstamo.
De hecho, si necesitas un préstamo, podrás demostrar la madurez y solidez de tu negocio y será mucho más fácil conseguir crédito con buenas tasas.
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Orçamento
El presupuesto es una estimación de las inversiones y gastos de cada período que contribuye a evaluar la rentabilidad del negocio. Comparar el presupuesto previsto con el realizado posibilita una gestión financiera más inteligente.
A partir del análisis del presupuesto realizado, podrás identificar qué salió o no de acuerdo con lo previsto. A partir de eso, podrás proyectar metas para mejorar los resultados.
Por ejemplo: si las ventas están fluyendo y el presupuesto previsto para las acciones de marketing no se utilizó, puedes destinar esos recursos a otros frentes.
5. Ten un sistema ERP como aliado
El sistema ERP — sigla de Enterprise Resource Planning, o Sistema Integrado de Gestión Empresarial — es un gran aliado en la gestión de bares.
Esta tecnología automatiza los procesos administrativos y financieros, centralizando registros, datos e informes en un solo lugar.
Además de facilitar la operación, haciendo las tareas más simples y rápidas, esta herramienta reúne todos los datos necesarios para tomar decisiones estratégicas. Con ella es posible, por ejemplo:
- Seguir la facturación en tiempo real
- Seguir la rotación y los ingresos de las mesas
- Gestionar el inventario de forma automatizada e integrada
- Controlar las ventas y hacer análisis, como el volumen y la popularidad de los pedidos
- Generar informes de perfil demográfico del público, permanencia y ticket promedio
De esta forma, el ERP lleva la gestión financiera a otro nivel. Al adoptar esta herramienta, ganas productividad y puedes dedicarte a analizar toda la operación, entender el contexto del negocio y tomar las mejores decisiones para lograr el éxito.
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