5 Motivos que te Hacen Cerrar el Mes en Números Rojos

Después de todo el dolor de cabeza de encontrar un contador de confianza —y competente—; después de lograr saltar entre los aros de la burocracia brasileña hasta conseguir registrar la marca (o, al menos, estar en la fila para lograrlo en 2 o 3 años) y tu empresa; después de entrevistar uno a uno a tus futuros empleados. Después de todo eso, finalmente lograste abrir tu propio negocio. ¡Felicidades!

Aun así, no logras generar ganancias, ni con cursos en el Sebrae, ni en Endeavor, leyendo el portal de noticias de Exame y preparándote con los consejos de los tiburones de Shark Tank. Mesmo recebendo diversas newsletters e seguindo todos os tipos de Bel Pesces e Abilios Dinizes en las redes sociales, esa luz al final del túnel parece cada vez más lejana. Cada vez más roja.

Una de las peores sensaciones del mundo, ¿no?

Pues bien, algo está pasando, y con un análisis completo vas a lograr entender qué es. Como no puedo hacer ese análisis por ti, decidí reunir las conclusiones a las que probablemente vas a llegar con ese estudio de tu negocio.

No estás vendiendo lo suficientemente bien

Parece obvio, pero esto va mucho más allá de los números totales de ventas.

Digamos que eres dueño de un restaurante, y el plato que más sale de la cocina son las papas fritas. No papas fritas con queso, ni papas fritas con panceta, sino solo papas fritas. La ganancia relativa que puedes obtener con un plato tan simple como ese es baja, porque nadie va a pagar R$ 20 por un plato de papas (a menos que alcance para compartir entre toda la mesa).

Busca combinar los ingredientes más simples (y baratos) con otros más sofisticados, o incluso otras recetas con el mismo ingrediente. Las papas se pueden preparar gratinadas, rústicas, en suflé, en puré, y de muchas otras formas. La cuestión es innovar, o al menos intentarlo hasta encontrar una solución que funcione.

De nada sirve ofrecer lo mínimo y pensar que va a funcionar, ¡porque arroz con frijoles todo el mundo tiene en casa!

No conoces a tu cliente

Esto tiene MUCHO que ver con el punto anterior. Si no conoces a tu cliente, no hay forma de ofrecerle valor.

Bueno, en realidad sí la hay, pero implicaría un largo proceso de prueba y error, además de tiempo y dinero. Es decir, inviable para gran parte de los emprendedores. Si no conoces a tu cliente, nunca vas a lograr venderle tu pescado (¡o cambiar de producto, si resulta que no le gusta el pescado, por ejemplo!).

En estos casos, para evitar el desperdicio de tiempo (y dinero), lo ideal es empezar implementando formas de entender quién es tu público. Esto resulta fácil cuando tienes un registro en la entrada de tu establecimiento. Con un software de automatización comercial, defines qué información quieres que recopilen tus empleados, y ellos completan los campos según los datos de los clientes.

Si no tienes un software de automatización comercial, ¡te lo explicamos paso a paso! Toma un cuaderno y un bolígrafo, y anota lo necesario. Para empezar, vas a necesitar la información básica de tu público. Cosas como: (1) edad; (2) sexo; (3) fecha de nacimiento; (4) teléfono o correo electrónico de contacto.

Con esta información, podrás planificar pequeñas campañas y promociones para ver qué tan bien responden tus clientes a ellas. Los tres primeros datos te dan la línea creativa de la promoción; con ellos, podrás descubrir las referencias con las que se identifican (por ejemplo, es más probable que alguien nacido a principios de los años 90 sepa qué son las esferas del dragón, y dónde encontrarlas). El teléfono o el correo electrónico son los canales para llegar a tu público. De esta manera, podrás realizar pequeñas promociones hasta encontrar la fórmula correcta para asegurar el regreso constante de la clientela.  

Puede que no entiendas perfectamente lo que busca tu público solo con esta información, pero es un comienzo para trazar una estrategia. Investigando los hábitos de consumo de las distintas generaciones, encontrarás mucho material específico para lo que necesitas.

¡Lo importante es tener una dirección!

Estás pagando más impuestos de los que deberías

Sí, esto es una realidad absurdamente frecuente. Ya sea por un descuido del contador, por desconocer las excepciones y regímenes especiales que facilitan la vida de los pequeños emprendedores, o por cobros indebidos. La cuestión es: siempre hay alguien pagando más de lo que debería.

Esto no debería suceder, bajo ninguna circunstancia.

Tener el coraje y la confianza de buscar toda la información necesaria, hacer las investigaciones correctas y consultar con los expertos de las áreas involucradas en el proceso de apertura de una empresa debería estar al alcance de todos. Y, hoy en día, ¡basta con saber buscar!

Según Technorati, casi 3 millones de publicaciones nuevas se hacen a diario. Si el 1% proviene de fuentes confiables, eso significa que hay 30 mil publicaciones de las que puedes aprovecharte. Entre 30 mil publicaciones, al menos una tendrá que ver con lo que buscas, ¡así que solo hace falta empezar!

De todos modos, para los pequeños emprendedores en Brasil, el régimen fiscal más utilizado es el Simples Nacional. Además de estar simplificado para que puedas hacer todo desde la comodidad de tu casa, este régimen también cuenta con algunas de las tasas más bajas a pagar al fisco, unificadas en un solo portal

Saber más: Cómo No Naufragar en la Orilla del Fisco

Estás perdiendo dinero por falta de organización

Eso es malo. MUY malo.

Este problema es más común de lo que parece, y más serio de lo que cree quien lo sufre. Organizar tus finanzas, establecer los procesos de venta y definir qué marcas de tarjeta se cobrarán en qué máquinas deberían ser cosas tan claras para tus empleados como las aguas que corren por el Himalaya.

Solo para que conste: las aguas del Himalaya son cristalinas.

Como las empresas responsables de las máquinas de tarjetas normalmente pertenecen a los propios bancos, las tasas pueden variar. En el caso de las máquinas que no son del banco donde tienes tu cuenta, la tasa cobrada probablemente será mayor. Esto ocurre para compensar lo que no ganan cuando el dinero sale de esa cuenta. En el otro caso, las tasas serán menores, porque ya ganan cada vez que el dinero sale de la cuenta del cliente (¡ya que ese cliente también es del banco!).

Es decir, en uno de los casos es el comerciante quien asume todos los costos, mientras que en el otro ese costo se reparte entre el consumidor y el emprendedor.

Por eso, ten claro exactamente cuánto pagas de tasa, para qué marca de tarjeta y con qué máquina de cobro. De esta manera, evitarás las “microperdidas” diarias que terminan convirtiéndose en agujeros gigantescos con el paso del tiempo.

Sin contar que hay una gran diferencia entre el dinero que entra por débito y el que llega por crédito. Por más que “sea” tuyo, ¡recién va a llegar dentro de un mes! Dependiendo del contrato que hayas firmado con tus proveedores, un mes puede ser demasiado tiempo para aguantar hasta el próximo pedido o pago.

Sin embargo, existe la opción de utilizar el Sistema Integrado de Transacciones Electrónicas de Fondos, el famoso TEF. Con él, puedes configurar por dónde se cobrará cada marca de tarjeta. Así, de forma automática, ya utiliza el “código” de la máquina definida para poder obtener la menor tasa para esa transacción.

De esta manera, compartes los costos con el cliente en lugar de asumir ese golpe tú solo.

Contrataste más personal del que necesitabas

Ahí se complica. Entiendo que es mejor pecar por exceso que por defecto, pero cuando hay personas involucradas en el proceso, esa lógica se da vuelta por completo.

Esto se debe a que lo que sobra necesita recortarse para no generar costos aún mayores.

Antes de contratar personal y empezar con las entrevistas, comienza a investigar formas de optimizar el equipo. Hay muchas soluciones que terminan demostrando que tu análisis inicial estaba equivocado. Entre sistemas de comunicación, división de funciones por sector, o incluso una buena capacitación, terminarás logrando que un solo empleado rinda más que tres, recortando costos y asegurando una atención especializada.

En otras palabras, “más vale uno en la mano que dos en el diván”. Cuando los empleados no están bien capacitados y preparados, y cuando las reglas y procesos no están bien definidos y comunicados, tienden a surgir problemas. Especialmente se o perfil de algum dos funcionários for mais relaxado do que os outros. 

En cambio, los sistemas de automatización comercial pueden ayudarte de diversas maneras. Desde no necesitar a alguien que lleve los pedidos hasta la cocina, hasta tener un área separada para el cierre de comandas, las ventajas son varias. 

Saber más: Todo sobre automatización comercial para bares y restaurantes

Estos problemas son pertinentes a áreas tan diversas como el proceso de ventas, el CRM (Customer Relationship Management – Gestión de la Relación con tus Clientes), fiscal, financiera y de gestión operativa. Lo quieras o no, todo emprendimiento abarca todo tipo de áreas, y los fundadores tienen la responsabilidad de ser el punto central entre todas ellas. Si no sabes qué debería hacer un área, no hay forma de saber si tiene un buen desempeño, ni siquiera qué esperar de ella.

Lee todo lo que puedas. Entra en todos los blogs, portales de noticias y lee todos los ebooks que consigas. Al final de cuentas, cuanto más sepas, más vas a entender qué es realmente importante, y qué puede dejarse para después.

Lo que no puedes hacer es quedarte en las “medias tintas”. Si vas a saltar, salta de cabeza.