A má gestão financeira é um dos principais motivos pelos quais restaurantes, bares e casas noturnas quebram logo nos primeiros anos de operação. Não fazer o acompanhamento adequado das despesas, receitas e lucros pode levar o negócio ao fracasso.
Por isso, é fundamental conhecer e realizar todos os processos da maneira correta. Entre eles está o fechamento de caixa. Parte da rotina de qualquer estabelecimento, ele exige muito cuidado para evitar erros e não comprometer a saúde financeira do negócio.
Se você quer saber como fazer fechamento de caixa, confira nosso guia a seguir!
O que é fechamento de caixa?
Todo estabelecimento tem uma rotina diária de abertura e fechamento de caixa. Ela serve para fazer o registro e ter controle das transações financeiras realizadas.
No início do expediente, o operador faz a abertura do caixa apontando o valor disponível. Geralmente há uma quantidade em moedas e notas reservadas para facilitar o troco, conhecida como fundo de caixa.
Ao longo da operação, conforme ocorrem as vendas e pagamentos, são registradas todas as entradas e saídas de valores em dinheiro ou outros meios de pagamento.
Por fim, para encerrar as operações financeiras do dia, é feito o fechamento de caixa. Essa tarefa consiste em contabilizar todas as entradas e saídas e verificar se os valores batem.
Portanto, os principais objetivos do fechamento de caixa são:
- Garantir que todas as transações – em dinheiro, cartões e PIX – sejam registradas com precisão.
- Identificar qualquer discrepância entre os valores reais e os valores registrados no sistema PDV.
- Calcular os ganhos líquidos do dia.
Assim, é possível não só assegurar a exatidão das informações financeiras, como também fazer análises de desempenho mais precisas e obter insights para melhorar os resultados do negócio.
Qual a importância para a saúde financeira do negócio?
Embora na teoria o fechamento de caixa pareça uma tarefa simples, na prática ele pode gerar muita dor de cabeça.
Isso porque, se não houver um processo bem definido e os operadores de caixa não forem bem treinados, podem ocorrer furos ou quebras de caixa.
Ou seja: no fim do dia, os valores não batem. O mais comum é faltar alguma quantia, mas também pode acontecer de sobrar.
Assim, se o fechamento não for realizado da maneira correta, esses problemas podem se acumular a ponto da gestão ficar sem visibilidade das entradas e saídas, perder o controle do fluxo de caixa e não conseguir identificar como está a saúde financeira do negócio.
Em resumo, o fechamento de caixa é importante para:
- Controle de Fluxo de Caixa
- Detecção de erros e fraudes
- Cumprimento das obrigações fiscais
- Avaliação do desempenho financeiro
- Embasar tomada de decisões estratégicas
- Transparência e prestação de contas
Então, se você quer aprender como fazer fechamento de caixa corretamente, confira o passo a passo a seguir!
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Como fazer fechamento de caixa: passo a passo
Ter um processo bem definido para o fechamento de caixa é essencial, tanto para evitar erros quanto para facilitar o treinamento dos colaboradores. Confira a seguir um passo a passo!
1. Escolha um responsável
Escolha uma pessoa para ficar responsável pelo fechamento de caixa. Como essa tarefa exige muita atenção aos valores e conhecimento do sistema, em geral é feita por um colaborador mais experiente e de confiança.
2. Defina os processos
O fechamento de caixa pode ser feito por meio de um sistema de gestão, planilha no excel ou até mesmo em um caderno. O melhor é contar com um sistema, pois os registros são automatizados e torna o fechamento muito mais eficiente.
Saiba mais: Software para frente de caixa: o que é e quais seus benefícios
Além disso, também é importante determinar quais ações devem ser realizadas quando houver estornos de produtos, troca de meio de pagamento escolhido pelo cliente, suprimento e sangrias, por exemplo.
São essas ações que, se não forem registradas, podem levar a um furo no caixa e gerar inconsistências difíceis de identificar.
3. Registre a abertura de caixa
No início do expediente, é imprescindível registrar o saldo inicial. Ou seja: o dinheiro disponível em caixa. Ele servirá de base comparativa para o fechamento de caixa.
4. Registre as entradas
Ao longo do dia, todas as entradas de dinheiro devem ser registradas no sistema. Isso significa todos os valores pagos pelos clientes em dinheiro, cartão de crédito e débito, PIX, vale alimentação etc.
Além das vendas, também devem ser anotadas outras eventuais entradas de dinheiro no caixa, como um acréscimo de valores para facilitar o troco, por exemplo.
5. Registre as saídas
Também devem ser registradas todas as saídas que ocorrerem ao longo do dia, como:
- Sangrias de caixa (quando se retira parte do dinheiro que entrou para depositar em um local mais seguro).
- Pagamentos realizados a fornecedores, garçons e motoboys freelancers (embora essa não seja uma prática recomendada, pode ser necessária).
6. Prepare o fechamento
Reúna todos os documentos necessários para contabilizar o total de entradas e saídas, como, por exemplo, notas fiscais, recibos e comprovantes de pagamento.
Separe os documentos por cada meio de pagamento utilizado: dinheiro, cartão de crédito e débito nas diferentes bandeiras, PIX, entre outros. Assim facilita na hora de fechar o caixa.
7. Confira os valores
Confira se todas as entradas e saídas correspondem aos valores registrados durante o dia. Se houver alguma divergência, procure identificar a causa e corrigir.
Uma boa dica é realizar essa etapa sempre que houver troca de turno dos operadores de caixa, pois assim a correção de possíveis erros é mais eficiente.
8. Conclua o fechamento de caixa
Para finalizar, depois de checar todas as entradas e saídas e resolver as possíveis discrepâncias, conclua o fechamento de caixa.
Para isso, some todas as entradas e subtraia do total de saídas.
Caixa = (total de entradas + saldo inicial) – total de saídas
Por que o fechamento não bate?
O fechamento de caixa deve ser zerado, ou seja: não ter nenhum valor a menos ou a mais do que o que foi registrado. Mas é muito comum que ocorram erros. Por isso, é muito importante ter atenção aos processos e fazer os devidos registros.
Alguns dos principais motivos que levam a erros no fechamento de caixa são:
- Troco errado: quando o operador erra o cálculo e dá o troco a mais ou a menos.
- Lançamentos incorretos: quando o cliente muda de ideia sobre o meio de pagamento e o operador faz a troca, mas não altera o registro.
- Não registrar estornos de produtos: quando o cliente devolve um produto mas o operador não faz o estorno no sistema.
- Não registrar sangrias e suprimentos: quando o operador não anota as retiradas ou inclusões de dinheiro do caixa.
- Desvios e fraudes: também pode acontecer do operador ou outro funcionário desviar valores do caixa.
Como mencionamos anteriormente, a solução para esses problemas está na definição clara de processos e ações que devem ser tomadas sempre que houver uma dessas situações.
Por exemplo: sempre que houver uma sangria de caixa, o operador deve fazer o registro imediatamente, independentemente do valor.
Além disso, é preciso investir no treinamento dos colaboradores para que eles tenham clareza da forma como devem agir e sejam minuciosos nos registros. Desta forma, há menos chances de erros acontecerem.
Simplifique o fechamento de caixa com tecnologia
Por fim, um sistema PDV como o EPOC simplifica o fechamento de caixa e diversos outros processos do seu restaurante, bar ou casa noturna.
Além de ser um sistema de frente de caixa completo e flexível, que se adapta a todos os tipos de operação, o EPOC automatiza os registros e torna as rotinas de gestão financeira do seu negócio mais eficientes.
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Dúvidas frequentes
O que é fechamento de caixa?
Para encerrar as operações financeiras do dia, é feito o fechamento de caixa. Essa tarefa consiste em contabilizar todas as entradas e saídas e verificar se os valores batem.
Como funciona o fechamento de caixa?
O fechamento de caixa funciona da seguinte forma: ao longo do dia são feitos todos os registros de entradas e saídas do caixa, considerando valores em dinheiro, cartão de débito e crédito, PIX e outros meios de pagamento. Ao fim do dia esses registros são verificados e a soma das entradas é subtraída das saídas para fechar ao saldo final.
Qual a principal função do fechamento de caixa?
As principais funções do fechamento de caixa são: Garantir que todas as transações – em dinheiro, cartões e PIX – sejam registradas com precisão. Identificar qualquer discrepância entre os valores reais e os valores registrados no sistema PDV. Calcular os ganhos líquidos do dia.
Como é realizada a abertura e fechamento de caixa?
A abertura de caixa faz o registro do saldo inicial disponível para troco. O fechamento de caixa soma todas as entradas e subtrai das saídas, chegando ao saldo final do dia.
Como fazer fechamento de caixa passo a passo?
Para fazer o fechamento de caixa, siga o passo a passo:
1. Escolha o responsável
2. Defina processos
3. Registre a abertura de caixa
4. Registre todas as entradas
5. Registre todas as saídas
6. Prepare a documentação
7. Confira os valores e corrija erros
8. Calcule o saldo final
O que fazer para não faltar dinheiro no caixa?
Alguns erros podem levar a furos de caixa. Como, por exemplo: lançamentos incorretos, troco errado, falta de registro de sangrias e suprimentos. Para evitá-los, é importante ter processos bem definidos e fazer o treinamento dos colaboradores.
Qual a fórmula matemática usada para fazer o fechamento do caixa?
Para fazer o fechamento de caixa, some todas as entradas e subtraia do total de saídas. A fórmula matemática é:
Caixa = (total de entradas + saldo inicial) – total de saídas
