O que é sistema PDV? Tudo o que você precisa saber

Você sabe o que é sistema PDV? Ele está presente no dia a dia de todo estabelecimento, e talvez você nem tenha notado. 

O PDV é um sistema utilizado para gerenciar as vendas, receber pagamentos, emitir notas fiscais, controlar o estoque, analisar a movimentação financeira, entre muitas outras atividades. 

Por isso, é uma parte fundamental da operação de restaurantes, bares e demais lojas do varejo.

Neste artigo, entenda o que é sistema PDV, como ele funciona, quais os tipos, vantagens e muito mais. Acompanhe!

Sistema PDV: o que é e para que serve?

Para entender o que é sistema PDV, vamos começar do princípio – entendendo de fato o que significa PDV. A sigla quer dizer “Ponto De Venda”, e é uma versão “abrasileirada” do termo em inglês POS (Point Of Sale).

Na prática, isso significa que o PDV é o local onde as compras são concluídas. É nele que os clientes pagam, o estabelecimento registra as vendas e realiza os processos internos relacionados a elas (como emissão de notas fiscais, baixa no estoque, entre outros).

Só por essa descrição já dá para perceber como um sistema PDV é importante, não é? Ele é parte vital do processo de vendas e da administração financeira do negócio. Mas ele não serve apenas para isso.

Os sistemas de PDV disponíveis no mercado são muito completos e especializados para diferentes modelos de negócio. Elas trazem diferentes funcionalidades que permitem automatizar e otimizar outros processos operacionais. 

Em restaurante, por exemplo, além da gestão de vendas, o PDV também serve para gerenciar as comandas e as mesas, lançar pedidos e acompanhar o andamento da produção, cadastrar os produtos e fazer o controle de estoque, entre outras funcionalidades que veremos mais adiante. 

Como funciona um sistema PDV?

O PDV funciona como um conjunto de softwares e hardwares. Ou seja: de sistemas e equipamentos. 

Um PDV pode ser composto por diversos equipamentos, como computadores, caixas registradoras, leitores de códigos de barras, impressoras de notas fiscais, máquinas de pagamento, entre outros. 

E também há versões mais modernas, que precisam apenas de um smartphone, tablet, totem de autoatendimento ou maquininha de cartão. 

Nesses equipamentos é instalado o sistema PDV, que nada mais é do que software ou aplicativo utilizado para realizar as operações e atividades, como registrar vendas, emitir as notas, atualizar o estoque, enviar pedidos para a cozinha, entre outras funções. 

Considerando isso, há diversos tipos de PDV, que utilizam diferentes equipamentos e softwares. Saiba mais sobre isso a seguir!

Quais são os tipos de PDV?

O Ponto de Venda pode ser classificado de diversas formas: há o PDV fixo e o PDV móvel, o PDV online e o PDV Offline. Confira mais sobre as diferenças de cada um logo abaixo!

PDV fixo 

Um PDV fixo é aquele mais “tradicional”, que em geral conta com um computador, uma máquina registradora, uma máquina de pagamento e uma impressora de notas fiscais.

Ele leva esse nome porque não pode ser movido com facilidade. Normalmente, fica localizado em um balcão próximo à entrada do estabelecimento. 

Por isso, o garçom ou cliente precisa se deslocar até lá para registrar os pedidos, fechar a conta e realizar o pagamento. 

PDV móvel

Já um PDV móvel é aquele que não precisa ficar em um local fixo, pois funciona em dispositivos móveis, como smartphones, tablets, notebooks, totens ou maquininhas de cartão.

A grande vantagem é que o garçom ganha mobilidade para o atendimento, já que pode levar o PDV até a mesa do cliente e fazer todas as operações ali mesmo. Assim, o atendimento é mais ágil e o cliente tem mais comodidade. 

PDV offline

O PDV offline utiliza um servidor local para rodar o software e armazenar os dados. Isso permite que ele funcione sem depender da conexão com a internet. 

Portanto, é necessário ter uma infraestrutura própria para garantir a segurança e estabilidade da operação, e o sistema só pode ser acessado no próprio local. 

PDV online 

O PDV online é acessado via internet e os dados são armazenados na nuvem (através do Cloud Computing). Por isso ele também é chamado de PDV na nuvem. 

É essa tecnologia que possibilita utilizar o sistema sem necessidade de investir em uma infraestrutura própria. Ela também permite utilizar os dispositivos móveis, fazer o gerenciamento remoto e integrar os dados de múltiplas lojas. 

Para evitar transtornos, é utilizado um sistema de contingência para o caso de falta de conexão com a internet. Dessa forma, a operação continua rodando sem interrupções e perdas de dados. 

Quais as principais funcionalidades do PDV?

Você já sabe o que é sistema PDV, como ele funciona e os seus tipos. Agora é a hora de entender os principais recursos que ele pode oferecer para o seu estabelecimento. Saiba mais a seguir! 

Frente de caixa

O recurso mais conhecido do PDV sem dúvida é a frente de caixa – tanto que algumas pessoas acham que eles são sinônimos. No entanto, como você já viu, um Ponto De Venda é muito mais que isso, embora a frente de caixa seja, sim, uma das funcionalidades mais importantes.

Um sistema de frente de caixa no PDV é aquele responsável por concretizar uma compra. É o famoso “caixa”, onde clientes mostram suas contas/comandas, realizam o pagamento e recebem seus comprovantes.

Logo, é fundamental contar com um frente de caixa PDV no seu bar, restaurante ou balada – ao menos se você deseja receber pelos produtos que vende. 

Também é por meio desse recurso que você, ao final do dia, fecha o caixa, visualiza todos os produtos que foram vendidos e confere o faturamento do seu estabelecimento.

Emissão de notas

E no frente de caixa também ocorre a emissão das notas fiscais que são entregues aos clientes.

Hoje, muitas vezes a clientela prefere versões eletrônicas das notas, mas a impressão dos comprovantes ainda é bastante popular.

Com um PDV você consegue realizar esse processo de forma simples e rápida, na sequência de toda venda realizada. 

Isso não só garante que seu estabelecimento respeite as normas e a legislação fiscal, como também passa transparência e credibilidade para a clientela.

Controle de estoque

Quando integrado a um ERP, o PDV também ajuda a otimizar a operação através do controle de estoque. 

Isso porque essas duas ferramentas fazem com que, assim que um pedido é realizado e a compra efetuada, o sistema dê baixa dos ingredientes no seu estoque.

Isso agiliza todo o processo e ainda evita que você seja pego de surpresa quando um item popular do seu cardápio não está mais disponível – e você acaba perdendo vendas. 

Nesse sentido, o PDV pode até emitir alertas quando um item estiver próximo de acabar no estoque.

Gestão dos pedidos

Outro recurso fundamental em um PDV para restaurante é o lançamento e acompanhamento dos pedidos. 

Por meio do sistema o garçom anota o pedido, faz alterações conforme as preferências dos clientes e envia diretamente para uma impressora de produção ou monitor KDS na cozinha ou bar para que seja preparado. 

Com isso, o lançamento e acompanhamento do status de produção dos pedidos são automatizados, evitando erros e tornando o trabalho da sua equipe de atendimento muito mais produtivo e eficiente. 

Integrar outras áreas da operação

O PDV também pode, quando aliado a um ERP, integrar outros setores da sua operação. 

Por exemplo, um PDV para restaurante pode gerenciar os pedidos de delivery. Para isso, basta integrar os apps desse tipo de serviço e os pedidos feitos neles serão registrados automaticamente no seu PDV.

Isso também pode acontecer no caso do seu estabelecimento contar com uma ferramenta de análise de dados e controle financeiro. 

Assim, o PDV pode coletar automaticamente informações como ticket médio, horários mais rentáveis, dias mais populares, itens com maior saída, entre outros dados.

6 benefícios do PDV para restaurantes

Com tantos recursos, os benefícios do PDV também não são poucos. Essa ferramenta tem o potencial de aprimorar sua operação, maximizar os lucros e ainda reduzir custos.

Confira abaixo os principais benefícios do sistema PDV para restaurantes!

1. Mais segurança financeira

Você muito provavelmente já sofreu com o seguinte: ao fechar o caixa no fim do dia, se deparar com contas que não fecham, números que não batem e a dúvida sobre o que aconteceu para causar essa diferença – erro ou má intenção?

Com um PDV completo você nunca mais terá que sofrer com isso. A ferramenta contabiliza todas as vendas, calcula os valores e só permite fechar o caixa quando os números baterem, dessa forma otimizando o controle de caixa.

Além disso, cada usuário precisa registrar seu acesso ao utilizar o sistema, o que ajuda a identificar responsáveis por erros ou adulterações.

2. Otimizar a operação

Utilizar um sistema PDV eficiente também ajuda a otimizar a operação como um todo, pois automatiza diversos processos, desde o pedido até o pagamento. 

Por exemplo: o garçom lança o pedido e este vai automaticamente para a produção. Com isso, ele não precisa ir até a cozinha para solicitar o pedido, reduzindo os deslocamentos pelo salão e aumentando a produtividade. 

O PDV também ajuda a fazer o controle das mesas e comandas, registrando tudo o que cada cliente consumiu de maneira simples e rápida. Desta forma, não há confusões na produção e erros na cobrança. 

Além disso, quando um pedido é feito no PDV, automaticamente é feita a baixa dos itens no estoque. Se houver o cadastro de fichas técnicas e receitas, esse controle pode ser extremamente preciso, contabilizando até mesmo uma colher de açúcar. 

Por fim, o sistema permite receber os pagamentos com agilidade e segurança, registrando as formas de pagamento, emitindo as notas fiscais e garantindo maior eficiência em todos os processos fiscais e financeiros. 

3. Melhorar a experiência dos clientes

Esse benefício é um resultado do anterior. A conta é simples: um ambiente com atendimento ágil e eficiente + facilidade e segurança na hora de pagar = clientes felizes.

Melhorar a experiência dos clientes é um objetivo de todo empreendedor, pois é muito mais barato fazer um cliente antigo retornar do que conquistar um cliente novo. 

Um PDV eficiente ajuda a oferecer um serviço de qualidade e praticidade no pagamento. Isso contribui para a satisfação e fidelização dos clientes. 

4. Reduzir custos

Com um PDV para restaurante ou bar você também diminuiu os custos e despesas. Isso porque, como você já viu, o sistema ajuda a otimizar a administração financeira e evitar que dinheiro “se perca” no fluxo de caixa.

Além disso, a otimização da operação evita desperdício de matéria-prima e a compra de materiais desnecessários (como você tem um controle de estoque eficiente, não fica com produtos “sobrando” nele sem necessidade).

Por fim, ao usar um PDV que funciona incorporado a um ERP você reduz o investimento em infraestrutura de tecnologia e em diferentes sistemas e ferramentas. 

Dessa forma, com apenas um sistema, você gerencia vendas, produção, atendimento, pagamentos, estoque, caixa, e muito mais.

5. Aumentar as vendas

Melhor do que reduzir despesas, só mesmo aumentar os lucros. E com um sistema PDV você consegue exatamente isso. 

A ferramenta otimiza os processos e aumenta a capacidade de atendimento do seu restaurante. Com isso, é possível reduzir o tempo de permanência nas mesas e receber mais clientes em um mesmo dia.  

Também há recursos integrados no PDV que ajudam o garçom a sugerir itens adicionais ao pedido, estimulando o consumo e aumentando o ticket médio. 

Além disso, contando com uma operação mais eficiente e uma experiência de atendimento imbatível, seu bar ou restaurante tende a expandir sua clientela e, assim, alcançar cada vez mais lucratividade.

6. Gestão baseada em dados

Um sistema PDV coleta dados valiosos que são essenciais para apoiar a tomada de decisões. 

É possível saber quais são os itens do cardápio que saem mais ou menos, qual o perfil demográfico e preferências de consumo dos seus clientes, identificar sazonalidades e dias de movimento, entre muitos aspectos do seu negócio. 

Com todos esses dados em mãos, você abandona os achismos e pode traçar estratégias muito mais eficazes, como promoções de itens populares ou programação especial para atrair a clientela nos momentos de baixa. 

Também pode utilizar as informações para negociar melhores preços com os fornecedores, planejar suas compras, otimizar a gestão de estoque e buscar parcerias e investimento para impulsionar o crescimento do seu restaurante. 

Como contratar um PDV?

Você já percebeu que contar com um PDV no seu estabelecimento não é apenas um diferencial, mas também é essencial para conquistar mais clientes e superar a concorrência – que muito provavelmente já está usando essa ferramenta –, certo?

Quando o assunto é contratar PDV, não existe uma fórmula mágica. É preciso levar em conta a sua infraestrutura, o seu público-alvo e os recursos e funcionalidades específicos que farão a diferença para o seu estabelecimento.

Para te ajudar a encontrar um sistema PDV, confira alguns aspectos para levar em conta nessa hora. Confira!

Leia também: Como escolher o melhor sistema para restaurante?

1. PDV móvel

Dê preferência para PDVs móveis, que funcionam na nuvem. Eles se adequam ao comportamento mais moderno do cliente atual, que busca agilidade e autonomia. 

Um PDV móvel opera de forma online e em tempo real, o que também ajuda a minimizar os custos de infraestrutura e traz mais flexibilidade na operação. 

2. Integração com ERP 

Como você já viu, os benefícios de um PDV são ampliados quando ele opera juntamente com um ERP. Ele integra diversas ferramentas para agilizar a operação e facilitar a gestão do negócio.

Por isso,escolha uma ferramenta de PDV que se integre a um sistema de gestão ERP ou que já seja parte de uma dessas soluções.

3. Suporte 

Outro ponto que por vezes é negligenciado e costuma cobrar um preço alto por isso: o suporte – ou melhor, a falta dele.

Até mesmo o mais completo software pode apresentar problemas. Da mesma forma, até o colaborador mais instruído e experiente pode ter dificuldades ou cometer erros ao operar o PDV.

E é exatamente nesse momento que você perceberá como um bom suporte técnico faz a diferença. Por isso, contrate um sistema de PDV que ofereça suporte ágil, eficiente e disponível sempre que você precisar.

4. Flexibilidade para sua operação

Certifique-se de que o sistema escolhido é compatível com os processos operacionais do seu restaurante e flexível para que você faça adaptações no futuro, se for necessário. 

Por exemplo: se você faz atendimento por mesas, é importante que o PDV permita lançar os pedidos por mesas, dividir as praças entre os garçons e fazer o acompanhamento da ocupação. 

Se você opera com comandas, venda direta ou delivery, também deve contar com recursos específicos para isso. 

Prefira um PDV completo, pois assim sua operação não fica limitada pelo sistema e você pode fazer as mudanças quando desejar.   

5. Facilidade de uso

Por fim, outro aspecto importante é a usabilidade do sistema. Escolha um sistema com interface moderna e fácil de operar.  

Além de reduzir o tempo de treinamento da sua equipe e de freelancers, isso dá mais agilidade para o atendimento, pois as ações podem ser realizadas em poucas telas e cliques.

EPOC PDV: a melhor solução para seu restaurante 

Agora que você já entende o que é sistema PDV e todas as suas vantagens, que tal conhecer o EPOC PDV? 

A EPOC é um sistema para restaurantes com todos os recursos que você precisa para prestar um atendimento ágil, aumentar a eficiência operacional e descomplicar a gestão. 

Oferecemos um PDV ágil e fácil de usar. Ele atende todos os tipos de operação: mesas comuns e desmembradas, comanda individual e balcão. Também é integrado a soluções de ERP, KDS, cardápio digital e autoatendimento.  Quer saber como podemos ajudar seu restaurante? Fale com nossos consultores!

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