A gestão de inventário é um dos aspectos mais críticos de um restaurante. É preciso ter processos minuciosos e contar com a ajuda de tecnologia para ter um controle de estoque eficiente, a fim de evitar desperdícios e perdas.
Se você quer saber como fazer um inventário de restaurante, confira nosso guia completo a seguir!
O que é inventário de restaurante?
Antes de tudo, é preciso entender o que é o inventário de um restaurante. Isso porque muitas pessoas pensam que ele é apenas a listagem dos insumos utilizados para a produção das refeições. No entanto, ele é mais do que isso.
O inventário de restaurante é o processo de registrar e rastrear todos os produtos, ingredientes e suprimentos. Isso inclui, por exemplo:
- Alimentos perecíveis e não perecíveis
- Bebidas alcoólicas e não alcoólicas
- Utensílios de cozinha
- Louças, talheres e copos
- Produtos de limpeza
- Itens de higiene
Portanto, o inventário inclui tudo o que é necessário para manter a operação rodando sem problemas.
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Por que é importante fazer o inventário?
Fazer o inventário de um restaurante é uma tarefa minuciosa e bastante trabalhosa, e por isso é comum que os gestores acabem negligenciando esse processo — por falta de tempo, equipe ou organização.
No entanto, ele é crucial para o sucesso do restaurante, pois está relacionado a diversos aspectos que impactam diretamente no desempenho do negócio. Entre eles:
Controle de custos
Quando você sabe exatamente o que é necessário para a sua operação e faz um controle do estoque preciso, pode evitar desperdícios ou compras desnecessárias. Além disso, tem previsibilidade e consegue negociar melhores preços com os fornecedores.
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Planejamento eficiente
Com uma lista sempre atualizada de insumos disponíveis, é muito mais fácil planejar o cardápio e criar promoções. Essa prática permite aproveitar melhor os ingredientes e evitar que fiquem parados no estoque.
E isso também é válido para o controle de outros utensílios e suprimentos, desde os copos até os materiais de limpeza. Quando você faz o controle de inventário, tem mais visibilidade e sabe exatamente quando precisa repor, evitando imprevistos e compras de emergência.
Margens de lucro precisas
O inventário também é uma ferramenta fundamental para entender se as margens de lucro estão adequadas. Você também consegue identificar com facilidade quais itens têm mais saída e são mais lucrativos.
Assim, além de compreender melhor a lucratividade do seu restaurante, pode pensar estratégias para aumentá-la: seja aumentando os preços de vendas, seja criando promoções com os itens mais populares e rentáveis.
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Segurança e conformidade
Por fim, o inventário também desempenha um papel essencial no cumprimento de regulamentações de saúde e segurança alimentar. Fazer o registro correto das datas de validade e origem dos produtos ajuda a garantir a qualidade do seu restaurante.
Passo a Passo para Fazer o Inventário de um Restaurante
Agora que você já sabe o que é e qual a importância de fazer o inventário do seu restaurante, confira nosso guia completo passo a passo!
1 – Preparação
Antes de começar o processo de inventário, é importante ter algumas definições e se preparar adequadamente. Isso envolve:
- Definir a pessoa responsável pelo inventário
- Treinar a equipe para executar as tarefas corretamente
- Escolher as ferramentas, como planilha ou um sistema de controle de estoque
2 – Categorizar e Organizar
Em seguida, é preciso identificar todos os itens do seu inventário e categorizar de acordo com uma classificação. Você pode utilizar de base as categorias que citamos anteriormente ou ser ainda mais minucioso.
Outro ponto importante é organizar esses itens no seu espaço físico. Separe um local fixo para cada categoria para facilitar a localização e contagem. Utilize etiquetas para identificação.
3 – Faça a primeira contagem
Depois de categorizar e organizar, é hora de fazer a primeira contagem dos itens. Esse é um processo simples, mas que exige bastante atenção para que os registros não fiquem errados.
Basta contar quantos itens estão no estoque em cada categoria e anotar. Esses valores servirão de referência para as contagens futuras.
A contagem pode ser feita manualmente ou utilizando um sistema de código de barras e rastreamento. A vantagem de contar com tecnologia nesse processo é a redução de falhas humanas, como caligrafia ilegível, erros de digitação ou até mesmo esquecimento.
4 – Registro dos dados
Outro aspecto fundamental e que merece todo cuidado é o registro das informações de inventário. Crie um processo padrão e determine quais informações devem constar obrigatoriamente em cada item, tais como:
- Nome do item
- Código
- Categoria
- Quantidade
- Data de validade
- Data de compra
- Fornecedor
- Data de recebimento
Para garantir que os registros sejam feitos adequadamente, faça o treinamento da sua equipe e deixe claro a importância dessas informações para a boa gestão do inventário.
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5 – Defina uma data
O inventário deve ser feito com frequência para manter os registros sempre atualizados. Escolha a melhor data para realizar a contagem de estoque e atualizar os registros: pode ser toda segunda-feira ou no primeiro dia do mês, por exemplo.
A periodicidade ideal depende do tipo de restaurante, então avalie qual a melhor para o seu caso. Se você tiver muita rotatividade, é melhor fazer em um intervalo menor para não correr o risco de perder informações.
6 – Identifique problemas e oportunidades
Além de fazer as contagens e manter as informações atualizadas, também é importante analisar os dados para identificar possíveis problemas e oportunidades. Observe pontos como:
- Desperdícios e Perdas – produtos vencidos, danificados, furtados
- Itens que mais saem
- Itens que menos saem
- Itens com maior margem de lucro
- Itens com menor margem de lucro
Ao olhar com atenção para esses dados, você poderá pensar estratégias para otimizar seu cardápio, reduzir perdas e aumentar sua lucratividade.
7 – Defina ações estratégicas
Por fim, defina quais ações estratégicas você irá realizar a partir do que identificou no inventário.
Pode ser algo mais rotineiro, como a compra de itens e reabastecimento do estoque, ou ações de melhoria como troca de fornecedores, ajuste de preços, mudanças no cardápio e promoções.
Desta forma, o inventário passa a ser um processo estratégico para o sucesso do seu negócio.
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