Fazer o controle de estoque restaurante é uma das tarefas mais importantes para manter a operação bem organizada e a saúde financeira do negócio em dia. Apesar disso, é comum que os gestores tenham dificuldades ou negligenciem esse processo.
As consequências de uma má gestão do estoque são muitas: falta de insumos para atender os pedidos dos clientes, desperdício de alimentos vencidos e despesas elevadas. Você não quer isso para o seu estabelecimento, certo?
Então, confira neste guia um passo a passo e dicas para fazer controle de estoque restaurante.
O que é controle de estoque restaurante?
Antes de tudo, vamos entender o que é controle de estoque restaurante. Esse conceito gera algumas confusões, pois quando falamos em “controlar”, muitas pessoas entendem apenas como “restringir” — e isso não está correto!
Embora seja necessário, de fato, limitar o acesso às pessoas responsáveis pela gestão dos insumos (como o estoquista, por exemplo), esse processo também envolve outras tarefas e objetivos.
Assim, o controle de estoque pode ser definido como a gestão de mercadorias desde o momento da compra até a venda, com o objetivo principal de garantir a disponibilidade e identificar a necessidade de reposição.
O processo inclui atividades como:
- listagem e classificação de produtos;
- etiquetagem;
- armazenamento adequado;
- registros de entrada e saída.
No caso de restaurantes, os produtos do estoque são alimentos e isso exige um cuidado ainda maior. É preciso controlar a validade e ter boas condições de armazenamento para garantir a qualidade dos produtos e a segurança alimentar.
A seguir, veja como funciona o estoque do restaurante etapa por etapa.
Confira também: O que é estoque mínimo e máximo?
Como funciona o estoque do restaurante?
O estoque de um restaurante conecta todas as áreas da operação: setor de compras, financeiro, frente de caixa, cozinha. Veja um exemplo de como ele funciona:
- O pedido é enviado aos fornecedores;
- A pessoa responsável pelo estoque recebe e registra os produtos;
- É feita a etiquetagem de cada produto, com data de validade e outras informações;
- O estoquista armazena os produtos nas prateleiras, geladeiras ou freezers;
- No início da semana, é realizada a contagem de produtos disponíveis no estoque;
- O estoquista envia os insumos necessários para a cozinha e registra a saída;
- Na cozinha, os insumos são utilizados conforme a demanda e, quando é preciso repor algum deles, o estoquista é avisado;
- No início da semana seguinte, é feita uma nova contagem do estoque para verificar a necessidade de reposição. O estoquista confere se o número de mercadorias do estoque é igual ao dos registros para, assim, identificar falhas, perdas ou roubos;
- Um novo pedido é feito ao fornecedor, reiniciando o ciclo.
É claro que uma série de cuidados são necessários para que tudo isso transcorra da melhor maneira possível. Além de detalhes na organização e na rotina, também é interessante contar com um sistema para fazer os registros.
A maioria dos restaurantes começa com uma planilha do Excel e, conforme vai amadurecendo a operação, adota sistemas mais completos. Há soluções como o EPOC que permitem automatizar o processo, tornando tudo mais fácil e confiável, como veremos adiante.
Por que fazer controle de estoque? Conheça as vantagens para restaurantes
Não é exagero dizer que é impossível um restaurante ter sucesso sem fazer o controle de estoque. Esse processo é indispensável para otimizar os recursos e evitar desperdícios, melhorando a margem de lucro do negócio.
Estima-se que os custos de estoque representem entre 30% a 50% do faturamento de um restaurante. Ele é uma fatia muito significativa dos seus gastos. Logo, é crucial ter uma boa gestão para conseguir economizar.
Além disso, com um processo de controle de estoque bem definido, você consegue aproveitar oportunidades. Por exemplo:
- Identificar quais insumos saem mais e negociar preços melhores com fornecedores;
- Entender quais são os pratos preferidos dos seus clientes e quais não vendem bem, fazendo mudanças no cardápio para melhorar as vendas;
- Criar ofertas para esvaziar o estoque quando determinado produto estiver perto de estragar, evitado perdas e prejuízo;
- Fazer projeção de consumo e estar preparado para os momentos em que o movimento cai.
Gostou dessas vantagens? Então veja a seguir o passo a passo para fazer o controle de estoque do seu restaurante!
Leia também: Gestão de restaurante: 9 erros que você não pode cometer
Passo a passo de controle de estoque restaurante
Na teoria, o controle de estoque parece bastante simples. Na prática, ele pode se tornar complexo.
Afinal, como calcular com precisão quais insumos são utilizados em cada prato? Como registrar o que a cozinha retirou do estoque? Como saber se os produtos são suficientes para atender a demanda dos clientes?
No dia a dia da operação, o caos pode se instalar de tal forma que a compra e consumo dos alimentos ficam descontroladas, aumentando os custos e prejudicando os resultados do seu negócio. Por isso, é fundamental estabelecer processos e rotinas.
Veja a seguir um passo a passo para fazer o controle de estoque restaurante:
1. Crie as fichas técnicas dos pratos
A ficha técnica é um documento que contém todas as informações relevantes sobre os pratos e bebidas oferecidos pelo restaurante, entre elas:
- Nome do prato
- Lista de ingredientes
- Quantidade dos ingredientes
- Rendimento da porção
- Instruções de preparo
- Custo dos insumos
- Despesas fiscais e administrativas;
- Custo final do prato
- Preço de venda
Ela serve não só para padronizar e orientar a produção, como também para fazer a gestão de custos — e é nesse ponto que está relacionada ao controle de estoque.
É a partir da lista de ingredientes e quantidades estipuladas para a produção de cada prato que você poderá entender o que é necessário comprar e estocar.
2. Especifique e categorize os insumos
Após criar as fichas técnicas, é hora de listar e categorizar os ingredientes que seu restaurante utiliza para produzir os pratos e bebidas.
Cada ingrediente deve ter um código específico (001, 002, 003…) e ser tratado de maneira distinta. Por exemplo: se você adquire um mesmo ingrediente em embalagens diferentes — uma de 500g e uma de 1 Kg —, cada tipo de embalagem deve ganhar um código específico.
Desta forma, não vira bagunça. Você sabe exatamente o que está sendo utilizado, e isso facilita tanto na hora de contabilizar o estoque, quanto na hora de fazer compras e negociar com os fornecedores.
Ou seja: quanto mais clareza sobre os itens do estoque você tiver, melhor. Capriche nesse primeiro passo e o restante ficará mais fácil.
3. Organize o espaço físico
O segundo passo é organizar o espaço físico do estoque. Para restaurantes, é essencial ter os 3 tipos básicos de estoque: seco, refrigerado e congelado.
Cada item do estoque deve ter o próprio local fixo e permanente — assim você não precisa ficar um tempão procurando um ingrediente porque o estoque está diferente a cada dia. Use etiquetas para marcar a localização e facilitar a contagem, retirada e reposição.
Outro ponto que merece atenção é a rotatividade dos produtos. Uma boa prática na hora da reposição é puxar o que já tem para frente e colocar o que é novo atrás. Assim você evita que os produtos passem da validade.
4. Separe o estoque central do estoque da cozinha
Depois de organizar o estoque central, crie também um estoque específico para a cozinha. Separar os dois é fundamental para evitar que, na hora do preparo dos pratos, os cozinheiros retirem insumos do estoque e esqueçam de registrar a saída.
A boa prática é simples: tenha um estoque central e um estoque da cozinha. A cada dia ou semana, conte o estoque da cozinha e veja o que precisa de reposição. Então, retire esses insumos do estoque central, fazendo os devidos registros, e envie para a cozinha.
Controle entrada e saída de insumos de cada um separadamente. Sempre que um cliente solicitar um prato, os insumos devem ser contabilizados do estoque da cozinha. Desta forma, você não perde o controle.
5. Faça a contagem ou inventário de produtos
O próprio nome já diz: você vai contar os produtos do estoque e verificar se os números estão batendo e se os itens disponíveis são suficientes para atender a demanda daquela semana.
Se algo estiver faltando, você faz o pedido para o fornecedor e repõe o item.
A partir das análises da contagem de estoque, você consegue mensurar com mais precisão a quantidade de ingredientes que o seu restaurante precisa e otimizar as suas compras.
Além disso, pode identificar os itens com mais saída e os que ficam mais tempo no estoque. A partir disso, você já sabe o que demanda mais reposição e o que precisa cuidar para não vencer.
Também é no momento da contagem que você checa as etiquetas de validade e aproveita para fazer a manutenção do estoque, retirando o que estiver vencido, limpando e organizando o que for necessário.
O recomendado é fazer esse processo pelo menos uma vez na semana.
Saiba mais: 7 passos para fazer um inventário de restaurante
Dica: automatize o controle de estoque para ter mais eficiência e segurança
Como você pode perceber, o controle de estoque restaurante é um processo bastante complexo, e por isso nossa dica final é: utilize um sistema de automação para facilitar o seu trabalho!
O EPOC, por exemplo, é uma solução de gestão que conecta desde a frente de caixa até o estoque, tudo automaticamente. Assim, quando seu cliente faz um pedido, na mesma hora o sistema registra a baixa no estoque. É um ganho de eficiência, controle e segurança.
Saiba mais: Sistema de controle de bares e restaurantes: veja as vantagens
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Dúvidas Frequentes
O que é controle de estoque?
O controle de estoque é a gestão de mercadorias desde o momento da compra até a venda, com o objetivo principal de garantir a disponibilidade e identificar a necessidade de reposição.
Como controlar estoque de restaurante?
Para controlar o estoque do restaurante é preciso registrar todas as entradas e saídas de insumos do estoque e da cozinha. O processo inclui a criação de fichas técnicas de produto, a especificação e categorização de todos os itens, a organização dos alimentos, embalagens e produtos de limpeza no espaço físico e a contagem de inventário.
Qual a importância do controle de estoque em restaurantes?
É importante fazer o controle de estoque em um restaurante para otimizar os recursos, evitar desperdícios e melhorar a margem de lucro do negócio. Além disso, com um bom controle de estoque é possível identificar padrões de consumo dos clientes, saber quais insumos tem mais ou menos saída e, desta forma, criar estratégias e promoções para vender mais.
Como fazer controle de estoque no caderno?
O controle de estoque no caderno é recomendado somente em operações pequenas e que utilizam poucos insumos. É preciso anotar em colunas no caderno: 1) identificação do item, 2) saídas, 3) entradas e 4) volume do estoque. Esse registro deve ser conferido a cada dia para evitar falhas. Em operações maiores e com muitos itens, é recomendado utilizar uma planilha no Excel ou um sistema de controle de estoque.
Como fazer planilha de controle de estoque?
É possível criar uma planilha de controle de estoque no Excel ou Google Planilhas. Uma planilha de controle de estoque básica contém: código do produto, nome do produto, estoque inicial, saídas, entradas e estoque final. Também é possível incluir estoque mínimo e máximo e o status de cada produto. Esses registros devem ser conferidos diariamente para evitar erros.
