Fazer o controle de estoque restaurante é uma das tarefas mais importantes para manter a operação bem organizada e a saúde financeira do negócio em dia. Apesar disso, é comum que os gestores tenham dificuldades ou negligenciem esse processo.

As consequências de uma má gestão do estoque são muitas: falta de insumos para atender os pedidos dos clientes, desperdício de alimentos vencidos e despesas elevadas. Você não quer isso para o seu estabelecimento, certo?

Então, confira neste guia um passo a passo e dicas para fazer controle de estoque restaurante. 

O que é controle de estoque restaurante?

Antes de tudo, vamos entender o que é controle de estoque restaurante. Esse conceito gera algumas confusões, pois quando falamos em “controlar”, muitas pessoas entendem apenas como “restringir” — e isso não está correto!

Embora seja necessário, de fato, limitar o acesso às pessoas responsáveis pela gestão dos insumos (como o estoquista, por exemplo), esse processo também envolve outras tarefas e objetivos. 

Assim, o controle de estoque pode ser definido como a gestão de mercadorias desde o momento da compra até a venda, com o objetivo principal de garantir a disponibilidade e identificar a necessidade de reposição.

O processo inclui atividades como:

• listagem e classificação de produtos;
• etiquetagem;
• armazenamento adequado;
• registros de entrada e saída.

No caso de restaurantes, os produtos do estoque são alimentos e isso exige um cuidado ainda maior. É preciso controlar a validade e ter boas condições de armazenamento para garantir a qualidade dos produtos e a segurança alimentar.  

A seguir, veja como funciona o estoque do restaurante etapa por etapa. 

Confira também: O que é estoque mínimo e máximo?

Como funciona o estoque do restaurante?

O estoque de um restaurante conecta todas as áreas da operação: setor de compras, financeiro, frente de caixa, cozinha. Veja um exemplo de como ele funciona:  

1. O pedido é enviado aos fornecedores;
2. A pessoa responsável pelo estoque recebe e registra os produtos;
3. É feita a etiquetagem de cada produto, com data de validade e outras informações; 
4. O estoquista armazena os produtos nas prateleiras, geladeiras ou freezers;
5. No início da semana, é realizada a contagem de produtos disponíveis no estoque;
6. O estoquista envia os insumos necessários para a cozinha e registra a saída;
7. Na cozinha, os insumos são utilizados conforme a demanda e, quando é preciso repor algum deles, o estoquista é avisado;
8. No início da semana seguinte, é feita uma nova contagem do estoque para verificar a necessidade de reposição. O estoquista confere se o número de mercadorias do estoque é igual ao dos registros para, assim, identificar falhas, perdas ou roubos;
9. Um novo pedido é feito ao fornecedor, reiniciando o ciclo.

É claro que uma série de cuidados são necessários para que tudo isso transcorra da melhor maneira possível. Além de detalhes na organização e na rotina, também é interessante contar com um sistema para fazer os registros.

A maioria dos restaurantes começa com uma planilha do Excel e, conforme vai amadurecendo a operação, adota sistemas mais completos. Há soluções como o EPOC que permitem automatizar o processo, tornando tudo mais fácil e confiável, como veremos adiante. 

Por que fazer controle de estoque? Conheça as vantagens para restaurantes

Não é exagero dizer que é impossível um restaurante ter sucesso sem fazer o controle de estoque. Esse processo é indispensável para otimizar os recursos e evitar desperdícios, melhorando a margem de lucro do negócio. 

Estima-se que os custos de estoque representem entre 30% a 50% do faturamento de um restaurante. Ele é uma fatia muito significativa dos seus gastos. Logo, é crucial ter uma boa gestão para conseguir economizar.

Além disso, com um processo de controle de estoque bem definido, você consegue aproveitar oportunidades. Por exemplo:

• Identificar quais insumos saem mais e negociar preços melhores com fornecedores;
• Entender quais são os pratos preferidos dos seus clientes e quais não vendem bem, fazendo mudanças no cardápio para melhorar as vendas;
• Criar ofertas para esvaziar o estoque quando determinado produto estiver perto de estragar, evitado perdas e prejuízo;
• Fazer projeção de consumo e estar preparado para os momentos em que o movimento cai.

Gostou dessas vantagens? Então veja a seguir o passo a passo para fazer o controle de estoque do seu restaurante!

Leia também: Gestão de restaurante: 9 erros que você não pode cometer

Passo a passo de controle de estoque restaurante

Na teoria, o controle de estoque parece bastante simples. Na prática, ele pode se tornar complexo. 

Afinal, como calcular com precisão quais insumos são utilizados em cada prato? Como registrar o que a cozinha retirou do estoque? Como saber se os produtos são suficientes para atender a demanda dos clientes?

No dia a dia da operação, o caos pode se instalar de tal forma que a compra e consumo dos alimentos ficam descontroladas, aumentando os custos e prejudicando os resultados do seu negócio. Por isso, é fundamental estabelecer processos e rotinas. 

Veja a seguir um passo a passo para fazer o controle de estoque restaurante:

1. Crie as fichas técnicas dos pratos

A ficha técnica é um documento que contém todas as informações relevantes sobre os pratos e bebidas oferecidos pelo restaurante, entre elas:

• Nome do prato
• Lista de ingredientes 
• Quantidade dos ingredientes
• Rendimento da porção
• Instruções de preparo
• Custo dos insumos
• Despesas fiscais e administrativas;
• Custo final do prato 
• Preço de venda

Ela serve não só para padronizar e orientar a produção, como também para fazer a gestão de custos — e é nesse ponto que está relacionada ao controle de estoque. 

É a partir da lista de ingredientes e quantidades estipuladas para a produção de cada prato que você poderá entender o que é necessário comprar e estocar. 

2. Especifique e categorize os insumos

Após criar as fichas técnicas, é hora de listar e categorizar os ingredientes que seu restaurante utiliza para produzir os pratos e bebidas. 

Cada ingrediente deve ter um código específico (001, 002, 003…) e ser tratado de maneira distinta. Por exemplo: se você adquire um mesmo ingrediente em embalagens diferentes — uma de 500g e uma de 1 Kg —, cada tipo de embalagem deve ganhar um código específico. 

Desta forma, não vira bagunça. Você sabe exatamente o que está sendo utilizado, e isso facilita tanto na hora de contabilizar o estoque, quanto na hora de fazer compras e negociar com os fornecedores.

Ou seja: quanto mais clareza sobre os itens do estoque você tiver, melhor. Capriche nesse primeiro passo e o restante ficará mais fácil. 

Leia também: Giro de estoque: o que é, como calcular e gerenciar

3. Organize o espaço físico

O segundo passo é organizar o espaço físico do estoque. Para restaurantes, é essencial ter os 3 tipos básicos de estoque: seco, refrigerado e congelado. 

Cada item do estoque deve ter o próprio local fixo e permanente — assim você não precisa ficar um tempão procurando um ingrediente porque o estoque está diferente a cada dia. Use etiquetas para marcar a localização e facilitar a contagem, retirada e reposição. 

Outro ponto que merece atenção é a rotatividade dos produtos. Uma boa prática na hora da reposição é puxar o que já tem para frente e colocar o que é novo atrás. Assim você evita que os produtos passem da validade. 

4. Separe o estoque central do estoque da cozinha

Depois de organizar o estoque central, crie também um estoque específico para a cozinha. Separar os dois é fundamental para evitar que, na hora do preparo dos pratos, os cozinheiros retirem insumos do estoque e esqueçam de registrar a saída. 

A boa prática é simples: tenha um estoque central e um estoque da cozinha. A cada dia ou semana, conte o estoque da cozinha e veja o que precisa de reposição. Então, retire esses insumos do estoque central, fazendo os devidos registros, e envie para a cozinha. 

Controle entrada e saída de insumos de cada um separadamente. Sempre que um cliente solicitar um prato, os insumos devem ser contabilizados do estoque da cozinha. Desta forma, você não perde o controle.

5. Faça a contagem ou inventário de produtos

O próprio nome já diz: você vai contar os produtos do estoque e verificar se os números estão batendo e se os itens disponíveis são suficientes para atender a demanda daquela semana. 

Se algo estiver faltando, você faz o pedido para o fornecedor e repõe o item. 

A partir das análises da contagem de estoque, você consegue mensurar com mais precisão a quantidade de ingredientes que o seu restaurante precisa e otimizar as suas compras. 

Além disso, pode identificar os itens com mais saída e os que ficam mais tempo no estoque. A partir disso, você já sabe o que demanda mais reposição e o que precisa cuidar para não vencer. 

Também é no momento da contagem que você checa as etiquetas de validade e aproveita para fazer a manutenção do estoque, retirando o que estiver vencido, limpando e organizando o que for necessário. 

O recomendado é fazer esse processo pelo menos uma vez na semana. 

Saiba mais: 7 passos para fazer um inventário de restaurante

Dica: automatize o controle de estoque para ter mais eficiência e segurança

Como você pode perceber, o controle de estoque restaurante é um processo bastante complexo, e por isso nossa dica final é: utilize um sistema de automação para facilitar o seu trabalho!

O EPOC, por exemplo, é uma solução de gestão que conecta desde a frente de caixa até o estoque, tudo automaticamente. Assim, quando seu cliente faz um pedido, na mesma hora o sistema registra a baixa no estoque. É um ganho de eficiência, controle e segurança. 

Saiba mais: Sistema de controle de bares e restaurantes: veja as vantagens

Quer saber como podemos ajudar seu restaurante a potencializar os resultados? Continue acompanhando nossos conteúdos ou, se desejar, fale com nossos especialistas.

Dúvidas Frequentes