Fazer o controle de entradas e saídas de estoque em um restaurante ou bar pode ser um grande desafio.
Isso porque boa parte dos insumos são perecíveis e o consumo costuma ser rápido. Para manter o estoque sempre bem abastecido, é preciso ter processos bem organizados, ferramentas adequadas e uma equipe treinada para fazer os registros corretamente.
Mas todo o esforço compensa. Afinal, uma boa gestão do estoque garante a disponibilidade de insumos, reduz desperdícios e perdas, torna a operação mais ágil e aumenta a lucratividade do restaurante.
Quer saber como aperfeiçoar esse processo e manter o estoque em dia? Então confira as 11 dicas valiosas que apresentamos a seguir!
Leia também: Por que utilizar um sistema de controle de estoque para restaurante?
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11 dicas para fazer o controle de entradas e saídas de estoque
O segredo para controlar as entradas e saídas de estoque é organização: desde o espaço físico, passando pelas informações sobre os insumos, até a definição e execução dos processos. Confira a seguir dicas para colocar a casa em ordem e manter o estoque em dia!
1. Crie fichas técnicas de produtos
A ficha técnica de produto é um documento que reúne informações sobre cada um dos itens disponíveis no seu cardápio. Nela devem constar todos os ingredientes e quantidades necessárias para a produção de cada prato ou bebida.
Criar fichas técnicas e entender o rendimento das receitas é crucial para fazer o controle de entradas e saídas com precisão.
Se você não souber exatamente quantos gramas de molho de tomate é utilizado em um prato de espaguete, não terá como calcular o total necessário para atender os pedidos e nem poderá fazer o registro de saídas corretamente.
2. Separe os diferentes tipos de estoque
Em restaurantes e bares, é recomendado separar os diferentes tipos de estoque para evitar confusões e facilitar o controle. Tenha um estoque geral, onde ficam armazenados todos os insumos que entram, e outro estoque para a cozinha ou bar.
Transfira do estoque geral para o estoque da cozinha apenas os itens necessários para a produção em um determinado período (como um dia ou uma semana, por exemplo).
Desta forma é mais fácil controlar os registros de saídas e não há o risco dos colaboradores retirarem produtos a mais do estoque durante o trabalho e acabar esquecendo de anotar.
3. Organize os insumos no estoque
Organizar o espaço físico do estoque também ajuda no controle de entradas e saídas. Defina um local fixo para cada insumo e inclua etiquetas sinalizando para facilitar as movimentações.
Com cada coisa em seu lugar, é muito mais fácil localizar cada insumo na hora da reposição ou da contagem de estoque.
Outro cuidado fundamental na organização do estoque é em relação à data de validade. Uma boa prática é sempre anotar a data de validade quando os produtos chegam e adotar a metodologia FIFO (Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair) para garantir que os itens mais antigos sejam usados primeiro.
4. Implemente um sistema de códigos
Utilize um sistema de códigos de barras ou códigos de produto. Atribuir um código a cada item padroniza os dados, facilita os registros e permite rastrear os insumos.
Para isso, crie uma lista ou inventário de todos os itens do estoque em uma planilha excel ou faça o cadastro no seu sistema de gestão.
Tudo isso contribui para que não ocorram erros nos registros de entrada e saída e para que, no final do dia, o estoque bata certinho.
5. Estabeleça as unidades
Um ponto de atenção é em relação às unidades de medida utilizadas para o registro de entradas e saídas. Na sua lista de insumos, deixe claro qual a unidade de referência de cada insumo. Por exemplo: 1 unidade de tomate = 1 Kg.
Essa é uma informação básica para o controle de estoque. Sem unidades padronizadas, é impossível ter clareza de quanto do insumo saiu e quanto está disponível, o que acaba levando a perdas e desperdícios.
6. Calcule o estoque mínimo e máximo
O estoque mínimo e máximo são valores de referência que auxiliam a gestão das compras. Eles estão diretamente relacionados aos registros de entrada e saída, e por isso é preciso identificar quais os valores ideais para o seu restaurante ou bar.
Quando um determinado insumo atinge um estoque mínimo, é ligado o alerta para comprar mais. Se atingir o estoque máximo, é preciso pensar estratégias para aumentar o consumo e saídas.
Saiba mais: O que é estoque mínimo e máximo?
7. Defina o que são entradas de estoque
Para que nada passe despercebido, é importante ter muita clareza do que é uma entrada de estoque. Por isso, faça uma lista de tudo que deve ser registrado como entrada. Por exemplo:
- Entregas de fornecedores: É a maior parte do estoque, pode incluir alimentos, bebidas e outros insumos.
- Compras diretas: Em alguns casos, também podem ocorrer compras diretas com fornecedores locais ou em atacadistas, por exemplo. Essas entradas também devem ser registradas.
- Doações: Também pode acontecer de receber amostras gratuitas de fornecedores ou doações de outras organizações e indivíduos. Esses itens também devem constar no controle de estoque.
8. Defina o que são saídas de estoque
Da mesma forma, é preciso ter clareza do que são saídas de estoque para que tudo o que for retirado seja devidamente registrado. Como exemplo temos:
- Ingredientes das receitas: Tudo o que é utilizado no preparo de pratos e bebidas deve ter registro de saída no estoque, com atenção às unidades de referência.
- Produtos vendidos: Tudo o que for vendido aos clientes deve constar na saída de estoque. Se você vende um refrigerante em lata, por exemplo, deve fazer o registro.
- Perdas e desperdícios: Embora o objetivo seja sempre reduzir ao máximo, as perdas e desperdícios não naturais em restaurantes e bares. Isso pode ocorrer devido a ingredientes vencidos, pratos devolvidos ou erros na preparação.
9. Padronize os processos de registro
Depois de identificar e organizar tudo, construa um processo bem definido para os registros das entradas e saídas. Isso é fundamental para que eles sejam realizados corretamente.
Quais são os procedimentos que devem ser seguidos quando uma nova entrega do fornecedor chegar? Quais informações devem ser anotadas e onde?
Faça um mapeamento de todas as ações e informações e padronize o processo. Isso facilitará o treinamento da equipe e também a execução das atividades, garantindo um registro mais confiável de todas as entradas e saídas do estoque do restaurante ou bar.
10. Treine sua equipe
Contar com colaboradores bem treinados é um dos pontos mais importantes para ter um bom controle de estoque. Com os processos bem estabelecidos, repasse para sua equipe o que deve ser feito.
Prepare um treinamento para conscientizar sobre a importância de realizar os registros de estoque corretamente. Explique como utilizar as ferramentas (planilhas, sistemas, leitores de códigos etc.) e como as informações devem ser anotadas.
11. Utilize um sistema de gestão de estoque automatizado
Por fim, vale a pena investir em um sistema de controle de estoque para restaurantes e bares.
O EPOC, por exemplo, é um PDV ágil e fácil de usar, que está integrado a uma retaguarda administrativa completa. Com ele é possível criar fichas técnicas, cadastrar produtos, automatizar os registros de estoque, fazer o acompanhamento das movimentações em tempo real e fazer análises com muita facilidade.
É a forma mais confiável, segura e moderna de controlar as entradas e saídas de estoque.
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