Fazer o controle de entradas e saídas de estoque em um restaurante ou bar pode ser um grande desafio.
Isso porque boa parte dos insumos são perecíveis e o consumo costuma ser rápido. Para manter o estoque sempre bem abastecido, é preciso ter processos bem organizados, ferramentas adequadas e uma equipe treinada para fazer os registros corretamente.
Mas todo o esforço compensa. Afinal, uma boa gestão do estoque garante a disponibilidade de insumos, reduz desperdícios e perdas, torna a operação mais ágil e aumenta a lucratividade do restaurante.
Quer saber como aperfeiçoar esse processo e manter o estoque em dia? Então confira as 11 dicas valiosas que apresentamos a seguir!
Leia também: Por que utilizar um sistema de controle de estoque para restaurante?
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11 dicas para fazer o controle de entradas e saídas de estoque
O segredo para controlar as entradas e saídas de estoque é organização: desde o espaço físico, passando pelas informações sobre os insumos, até a definição e execução dos processos. Confira a seguir dicas para colocar a casa em ordem e manter o estoque em dia!
1. Crie fichas técnicas de produtos
A ficha técnica de produto é um documento que reúne informações sobre cada um dos itens disponíveis no seu cardápio. Nela devem constar todos os ingredientes e quantidades necessárias para a produção de cada prato ou bebida.
Criar fichas técnicas e entender o rendimento das receitas é crucial para fazer o controle de entradas e saídas com precisão.
Se você não souber exatamente quantos gramas de molho de tomate é utilizado em um prato de espaguete, não terá como calcular o total necessário para atender os pedidos e nem poderá fazer o registro de saídas corretamente.
2. Separe os diferentes tipos de estoque
Em restaurantes e bares, é recomendado separar os diferentes tipos de estoque para evitar confusões e facilitar o controle. Tenha um estoque geral, onde ficam armazenados todos os insumos que entram, e outro estoque para a cozinha ou bar.
Transfira do estoque geral para o estoque da cozinha apenas os itens necessários para a produção em um determinado período (como um dia ou uma semana, por exemplo).
Desta forma é mais fácil controlar os registros de saídas e não há o risco dos colaboradores retirarem produtos a mais do estoque durante o trabalho e acabar esquecendo de anotar.
3. Organize os insumos no estoque
Organizar o espaço físico do estoque também ajuda no controle de entradas e saídas. Defina um local fixo para cada insumo e inclua etiquetas sinalizando para facilitar as movimentações.
Com cada coisa em seu lugar, é muito mais fácil localizar cada insumo na hora da reposição ou da contagem de estoque.
Outro cuidado fundamental na organização do estoque é em relação à data de validade. Uma boa prática é sempre anotar a data de validade quando os produtos chegam e adotar a metodologia FIFO (Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair) para garantir que os itens mais antigos sejam usados primeiro.
4. Implemente um sistema de códigos
Utilize um sistema de códigos de barras ou códigos de produto. Atribuir um código a cada item padroniza os dados, facilita os registros e permite rastrear os insumos.
Para isso, crie uma lista ou inventário de todos os itens do estoque em uma planilha excel ou faça o cadastro no seu sistema de gestão.
Tudo isso contribui para que não ocorram erros nos registros de entrada e saída e para que, no final do dia, o estoque bata certinho.
5. Estabeleça as unidades
Um ponto de atenção é em relação às unidades de medida utilizadas para o registro de entradas e saídas. Na sua lista de insumos, deixe claro qual a unidade de referência de cada insumo. Por exemplo: 1 unidade de tomate = 1 Kg.
Essa é uma informação básica para o controle de estoque. Sem unidades padronizadas, é impossível ter clareza de quanto do insumo saiu e quanto está disponível, o que acaba levando a perdas e desperdícios.
6. Calcule o estoque mínimo e máximo
O estoque mínimo e máximo são valores de referência que auxiliam a gestão das compras. Eles estão diretamente relacionados aos registros de entrada e saída, e por isso é preciso identificar quais os valores ideais para o seu restaurante ou bar.
Quando um determinado insumo atinge um estoque mínimo, é ligado o alerta para comprar mais. Se atingir o estoque máximo, é preciso pensar estratégias para aumentar o consumo e saídas.
Saiba mais: O que é estoque mínimo e máximo?
7. Defina o que são entradas de estoque
Para que nada passe despercebido, é importante ter muita clareza do que é uma entrada de estoque. Por isso, faça uma lista de tudo que deve ser registrado como entrada. Por exemplo:
- Entregas de fornecedores: É a maior parte do estoque, pode incluir alimentos, bebidas e outros insumos.
- Compras diretas: Em alguns casos, também podem ocorrer compras diretas com fornecedores locais ou em atacadistas, por exemplo. Essas entradas também devem ser registradas.
- Doações: Também pode acontecer de receber amostras gratuitas de fornecedores ou doações de outras organizações e indivíduos. Esses itens também devem constar no controle de estoque.
8. Defina o que são saídas de estoque
Da mesma forma, é preciso ter clareza do que são saídas de estoque para que tudo o que for retirado seja devidamente registrado. Como exemplo temos:
- Ingredientes das receitas: Tudo o que é utilizado no preparo de pratos e bebidas deve ter registro de saída no estoque, com atenção às unidades de referência.
- Produtos vendidos: Tudo o que for vendido aos clientes deve constar na saída de estoque. Se você vende um refrigerante em lata, por exemplo, deve fazer o registro.
- Perdas e desperdícios: Embora o objetivo seja sempre reduzir ao máximo, as perdas e desperdícios não naturais em restaurantes e bares. Isso pode ocorrer devido a ingredientes vencidos, pratos devolvidos ou erros na preparação.
9. Padronize os processos de registro
Depois de identificar e organizar tudo, construa um processo bem definido para os registros das entradas e saídas. Isso é fundamental para que eles sejam realizados corretamente.
Quais são os procedimentos que devem ser seguidos quando uma nova entrega do fornecedor chegar? Quais informações devem ser anotadas e onde?
Faça um mapeamento de todas as ações e informações e padronize o processo. Isso facilitará o treinamento da equipe e também a execução das atividades, garantindo um registro mais confiável de todas as entradas e saídas do estoque do restaurante ou bar.
10. Treine sua equipe
Contar com colaboradores bem treinados é um dos pontos mais importantes para ter um bom controle de estoque. Com os processos bem estabelecidos, repasse para sua equipe o que deve ser feito.
Prepare um treinamento para conscientizar sobre a importância de realizar os registros de estoque corretamente. Explique como utilizar as ferramentas (planilhas, sistemas, leitores de códigos etc.) e como as informações devem ser anotadas.
11. Utilize um sistema de gestão de estoque automatizado
Por fim, vale a pena investir em um sistema de controle de estoque para restaurantes e bares.
O EPOC, por exemplo, é um PDV ágil e fácil de usar, que está integrado a uma retaguarda administrativa completa. Com ele é possível criar fichas técnicas, cadastrar produtos, automatizar os registros de estoque, fazer o acompanhamento das movimentações em tempo real e fazer análises com muita facilidade.
É a forma mais confiável, segura e moderna de controlar as entradas e saídas de estoque.
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Dúvidas Frequentes
O que é entrada e saída de estoque?
Entrada e saída de estoque são os registros dos produtos que chegaram ao estoque e dos produtos que foram retirados. Desta forma é possível controlar a quantidade de insumos disponíveis e programar sua reposição.
Como fazer entrada e saída de produtos?
Para fazer a entrada e saída de produtos do estoque é preciso cadastrar os produtos, criar um sistema de códigos de produto para identificação e fazer os registros em uma planilha ou sistema de gestão de estoque sempre que um novo produto chegar ou for retirado do estoque.
O que é entrada no estoque?
Entrada no estoque é tudo o que chega para ser armazenado. Em um restaurante, por exemplo, são consideradas entradas: produtos e recebidos de fornecedores, compras diretas em atacadistas e doações.
O que é saída no estoque?
Saída no estoque é tudo o que é retirado do estoque, seja um produto vendido ao cliente, seja um insumo utilizado na produção. Em um restaurante, são consideradas saídas de estoque: ingredientes utilizados nas receitas, produtos vendidos aos clientes (como refrigerantes, por exemplo) e também desperdícios e perdas.
Como deve ser feito o controle de entrada e saída?
O controle de entrada e saída de estoque deve ser realizado por meio de uma planilha ou um sistema de controle de estoque. Todos os produtos devem ser cadastrados com seus devidos códigos e, sempre que houver alguma movimentação, é necessário anotar no sistema. Esse processo pode ser manual ou automatizado.
