Seja na hora de receber o pagamento de um cliente ou de manejar o estoque, contar com um sistema de controle de bares e restaurantes traz eficiência, agilidade e mais lucro para o seu estabelecimento.
Porém, como o mercado hoje possui uma série de soluções e diferentes tipos de ferramentas, escolher qual utilizar pode se tornar um grande desafio.
Mas, calma! Você não precisa deixar de aproveitar essa tecnologia, porque neste conteúdo vamos te explicar o que esses sistemas são, como funcionam, quais benefícios eles trazem e como encontrar o perfeito para o seu bar ou restaurante. Confira!
Como escolher o melhor sistema para restaurante?
O que é um sistema de controle de bares e restaurantes
Muitas vezes também chamado de ERP, um sistema de controle de bares e restaurantes é uma ferramenta de gestão e automação que auxilia a administrar todos os setores, atividades e processos de um estabelecimento — ao menos é isso que as melhores soluções oferecem.
Elas permitem, por exemplo, que você gerencie em apenas uma ferramenta:
- PDV
- estoque
- cardápio online
- a produção na cozinha/no bar
- o registro de pedidos pelos atendentes
- e muito mais.
Ou seja, em vez de contar com um sistema para cada uma dessas atividades, você pode ter apenas um que centraliza as informações, automatiza tarefas e agiliza diversos processos tanto da produção em si, quanto da gestão do negócio.
Geralmente, esse tipo de solução opera no modelo de assinatura, também conhecido pela sigla em inglês SaaS (Software as a Service). Nele, você contrata o serviço e faz o pagamento com recorrência mensal.
Assim, é possível utilizar o software em computadores, tablets, totem de autoatendimento, smartphones e outros dispositivos. Além disso, em alguns casos, também é incluído o hardware.
O que esse tipo de sistema pode fazer
Com esse tipo de sistema, o seu restaurante pode contar com uma série de benefícios que ajudam a automatizar tarefas, agilizar o atendimento e maximizar os lucros ao mesmo tempo em que reduz custos.
Veja abaixo as principais vantagens que um sistema de controle de bares e restaurantes oferece ao seu estabelecimento.
Automatizar tarefas
Com um sistema moderno, é possível agilizar o atendimento e automatizar uma série de tarefas e processos — assim, sua equipe ganha tempo hábil e seus clientes têm uma experiência mais agradável.
Por exemplo, quando um garçom recebe um pedido, ele pode, através de um dispositivo móvel, enviá-lo digitalmente direto para a cozinha ou bar, sem precisar se deslocar até lá. Como resultado, é possível atender muito mais pessoas em menos tempo e agilizar o preparo dos pratos ou bebidas.
Outro exemplo de como um sistema de controle de bares e restaurantes pode melhorar a sua vida: ao registrar o preparo de uma receita ou drink, o sistema automaticamente dá baixa dos ingredientes no estoque.
Reduzir desperdícios
Falando em estoque, esse tipo de ferramenta ajuda a otimizar muito o controle dele. Graças à automatização que você viu antes, ele é atualizado pelo próprio sistema após uma venda, o que evita erros humanos e fortalece o controle das matérias-primas.
Dessa forma, você tem uma leitura mais verídica de como está o estoque do seu bar ou restaurante, sem ter que fazer estimativas ou palpites para saber se deve ou não comprar determinado item.
Além disso, a integração com o estoque reduz as chances de furtos ou de quebra de estoque.
Cardápio digital
Uma boa ferramenta de automação e gestão comercial focada em restaurantes e bares precisa de um recurso trivial mas muito importante: o cardápio digital.
Essa funcionalidade facilita muito a vida dos seus clientes, que podem pedir direto de suas mesas usando apenas o smartphone.
E as vantagens não param aí, porque com um cardápio eletrônico você também evita custos com impressões e ainda pode atualizar os itens e preços a qualquer momento de forma fácil e rápida.
Isso ajuda a testar novas composições do menu, aproveitar datas sazonais e realizar promoções com autonomia e economia.
Autoatendimento e pagamento
Juntamente com o cardápio digital, a interação com os seus clientes através da integração entre o sistema de controle e os smartphones e tablets traz outras vantagens: o autoatendimento e o pagamento sem precisar de filas.
Usando o celular, um cliente acessa o cardápio digital, faz seu pedido e cria uma comanda digital sem precisar falar com ninguém. Isso dá a ele mais autonomia e à sua equipe de atendimento mais tempo para focar em outras atividades.
O mesmo pode acontecer até na hora de pagar. Utilizando meios digitais — como crédito ou PIX —, um cliente pode fechar a sua comanda digital e pagar apenas com o smartphone, sem enfrentar filas (o que, novamente, melhora a experiência de consumo dele).
Você, por outro lado, recebe o dinheiro na hora — no caso do PIX —, pode reduzir o número de pontos de venda e de colaboradores trabalhando neles e até mesmo consegue economizar com POS (as maquininhas de pagamento). E o melhor: tudo isso através do app usado pelos clientes.
Integrar POS e PDV
Mas, claro, isso não quer dizer que você vai abrir mão completamente das já muito conhecidas maquininhas de pagamento. E um bom sistema de controle de bares e restaurantes precisa levar isso em conta, integrando os POS com o seu PDV.
Automatizando essa conexão e integrando de forma simples e ágil as transações realizadas nas máquinas de pagamento com os dados financeiros relevantes para o seu PDV.
Assim, o sistema também evita erros de uso e garante que nenhuma venda acabe sendo perdida no fluxo de caixa.
Acessar relatórios de fechamento e produtividade
E na hora de analisar a sua operação e visualizar como foram as vendas, você consegue acessar relatórios de fechamento dos caixas e como foi a produtividade de cada colaborador.
Esse é mais um mecanismo de segurança que permite perceber erros e movimentações estranhas na operação dos caixas, e também analisar qual membro da sua equipe está atuando bem e quem precisa de algum auxílio.
Visualizar dados relevantes da operação
Não somente o PDV, mas toda a sua operação pode proporcionar dados relevantes que se tornam informação fundamental para que seu negócio sempre ganhe agilidade e lucratividade.
Através de um sistema de controle de bares e restaurantes, você consegue saber quais pratos/bebidas são mais populares, entender o perfil do seu público com base em dados demográficos, descobrir os horários de maior movimentação, entre outras análises.
Dicas para escolher o melhor sistema para a sua necessidade
Com todos esses benefícios, você já deve ter percebido que não pode deixar de contar com um sistema de controle de bares e restaurantes. Mas aí surge outra dúvida: afinal, como escolher o melhor para o seu estabelecimento?
A resposta pode não ser aquela que você gostaria, mas é a mais correta — não há uma fórmula mágica para escolher qual ferramenta adotar. É preciso muita análise, planejamento e pesquisa de mercado para encontrar o sistema dos seus sonhos.
Mas claro que nós vamos te dar uma ajudinha nessa tarefa. Existem alguns passos que auxiliam a escolher com sabedoria a sua nova solução de gestão e automação. Confira abaixo!
Analise a sua infraestrutura
Antes de tudo, saiba com o que você pode trabalhar. Por exemplo, se seu empreendimento não tem uma grande infraestrutura de TI, o melhor é contar com um sistema que funcione na nuvem, de forma online.
Além disso, saiba quantos pontos de venda, POS, smartphones/tablets corporativos, totens de autoatendimento, serviço de tele entrega e outros dispositivos e recursos você tem e que precisarão ser integrados a esse sistema. Então, priorize aquele que realize essa integração de forma eficiente e segura.
Defina quais recursos são essenciais para a sua necessidade
Depois de entender qual a infraestrutura que você tem à disposição, é hora de definir o que você busca de verdade.
Pense em toda a operação do seu bar/restaurante hoje, em como você gostaria que ela estivesse no futuro e na experiência que você quer entregar aos seus clientes.
Por exemplo, disponibilizar cardápio digital e autoatendimento é algo relevante para o seu negócio ou não? Você sente dificuldade em controlar seu estoque e em fechar o caixa no final do dia — e gostaria de acabar com isso? Já teve experiências ruins com fornecedores no passado e agora prioriza parceiros que prestem suporte de qualidade?
Como você já viu, não existe uma fórmula pronta ou uma lista predefinida do que levar em conta nesse momento. Cada negócio tem a sua realidade e você precisa buscar o sistema de controle de bares e restaurantes que melhor se adequa à sua.
Avalie como sua equipe usará o sistema
Por fim, leve em conta também o perfil da sua equipe de colaboradores.
São pessoas que têm aptidão para trabalhar com novas tecnologias ou será necessário realizar treinamentos? Elas já têm familiaridade com smartphones e tablets ou precisarão aprender a usar os aparelhos?
Não ter atenção com esses pontos pode fazer com que você escolha um fornecedor do sistema que acabe atrasando a implementação da solução e ainda cause atritos durante o uso da ferramenta por parte do seu time.
Para evitar isso, pesquise por empresas que oferecem apoio inicial e auxiliem, se necessário, nos momentos de treinamento e capacitação.
Saiba mais sobre gestão e automação para bares e restaurantes
Quer saber mais sobre gestão e automação comercial e tudo que ela pode oferecer para o seu estabelecimento?
Então confira este post aqui do blog sobre como um sistema de gestão pode auxiliar na automatização de restaurantes e reduzir custos e, claro, continue acompanhando nossas novidades aqui no blog EPOC!
Dúvidas Frequentes
O que é um sistema de controle de bares e restaurantes?
Muitas vezes também chamado de ERP, um sistema de controle de bares e restaurantes é uma ferramenta de gestão e automação que auxilia a administrar todos os setores, atividades e processos de um estabelecimento.
O que um sistema de controle de bares e restaurantes pode fazer?
Ele pode automatizar tarefas, agilizar o atendimento e maximizar os lucros ao mesmo tempo em que reduz custos. Ele permite:
– Automatizar tarefas;
– Reduzir desperdícios;
– Criar um cardápio digital;
– Realizar autoatendimento e pagamento online;
– Integrar POS e PDV;
– Criar relatórios sobre a operação.
Como escolher o melhor sistema de bares e restaurantes?
– Analise a sua infraestrutura;
– Defina quais recursos são essenciais para a sua necessidade;
– Avalie como sua equipe usará o sistema.
