Controlar las entradas y salidas de inventario en un restaurante o bar puede ser un gran desafío.
Esto se debe a que buena parte de los insumos son perecederos y el consumo suele ser rápido. Para mantener el inventario siempre bien abastecido, es necesario tener procesos bien organizados, herramientas adecuadas y un equipo capacitado para hacer los registros correctamente.
Pero todo el esfuerzo vale la pena. Al fin y al cabo, una buena gestión del inventario garantiza la disponibilidad de insumos, reduce desperdicios y pérdidas, hace la operación más ágil y aumenta la rentabilidad del restaurante.
¿Quieres saber cómo perfeccionar este proceso y mantener el inventario al día? ¡Entonces conoce los 11 consejos valiosos que presentamos a continuación!
Leia também: ¿Por qué utilizar un sistema de control de inventario para restaurantes?
Descarga gratis: planilla de control de inventario de entradas y salidas
Antes de pasar a los consejos, descarga gratis la planilla de controle de estoque para hacer el registro de entradas y salidas.
Control de inventario para restaurantes
¡Descarga nuestra herramienta gratuita y mantén tu inventario siempre al día!
11 consejos para hacer el control de entradas y salidas de inventario
El secreto para controlar las entradas y salidas de inventario es la organización: desde el espacio físico, pasando por la información sobre los insumos, hasta la definición y ejecución de los procesos. ¡Conoce a continuación los consejos para poner la casa en orden y mantener el inventario al día!
1. Crea fichas técnicas de productos
A ficha técnica de producto es un documento que reúne información sobre cada uno de los ítems disponibles en tu menú. En ella deben constar todos los ingredientes y cantidades necesarias para la producción de cada plato o bebida.
Crear fichas técnicas y entender el rendimiento de las recetas es crucial para hacer el control de entradas y salidas con precisión.
Si no sabes exactamente cuántos gramos de salsa de tomate se utilizan en un plato de espagueti, no podrás calcular el total necesario para atender los pedidos ni podrás hacer el registro de salidas correctamente.
2. Separa los diferentes tipos de inventario
En restaurantes y bares, se recomienda separar los diferentes tipos de inventario para evitar confusiones y facilitar el control. Ten un inventario general, donde se almacenan todos los insumos que entran, y otro inventario para la cocina o el bar.
Transfiere del inventario general al inventario de la cocina solo los ítems necesarios para la producción en un determinado período (como un día o una semana, por ejemplo).
De esta forma es más fácil controlar los registros de salidas y no existe el riesgo de que los colaboradores retiren productos de más del inventario durante el trabajo y terminen olvidando anotarlo.
3. Organiza los insumos en el inventario
Organizar el espacio físico del inventario también ayuda en el control de entradas y salidas. Define un lugar fijo para cada insumo e incluye etiquetas que lo señalicen para facilitar los movimientos.
Con cada cosa en su lugar, es mucho más fácil localizar cada insumo a la hora de la reposición o del conteo de inventario.
Otro cuidado fundamental en la organización del inventario es en relación con la fecha de vencimiento. Una buena práctica es anotar siempre la fecha de vencimiento cuando llegan los productos y adoptar la metodología FIFO (Primero en Entrar, Primero en Salir) para garantizar que los ítems más antiguos se usen primero.
4. Implementa un sistema de códigos
Utiliza un sistema de códigos de barras o códigos de producto. Asignar un código a cada ítem estandariza los datos, facilita los registros y permite rastrear los insumos.
Para eso, crea una lista o Inventario de todos los ítems del inventario en una planilla de Excel o haz el registro en tu sistema de gestión.
Todo esto contribuye a que no ocurran errores en los registros de entrada y salida y a que, al final del día, el inventario cuadre perfectamente.
5. Establece las unidades
Un punto de atención es en relación con las unidades de medida utilizadas para el registro de entradas y salidas. En tu lista de insumos, deja claro cuál es la unidad de referencia de cada insumo. Por ejemplo: 1 unidad de tomate = 1 Kg.
Esta es una información básica para el control de inventario. Sin unidades estandarizadas, es imposible tener claridad de cuánto insumo salió y cuánto está disponible, lo que termina llevando a pérdidas y desperdicios.
6. Calcula el inventario mínimo y máximo
El inventario mínimo y máximo son valores de referencia que ayudan en la gestión de las compras. Están directamente relacionados con los registros de entrada y salida, y por eso es necesario identificar cuáles son los valores ideales para tu restaurante o bar.
Cuando un determinado insumo alcanza el inventario mínimo, se enciende la alerta para comprar más. Si alcanza el inventario máximo, es necesario pensar estrategias para aumentar el consumo y las salidas.
Saber más: ¿Qué es el inventario mínimo y máximo?
7. Define qué son las entradas de inventario
Para que nada pase desapercibido, es importante tener mucha claridad de qué es una entrada de inventario. Por eso, haz una lista de todo lo que debe registrarse como entrada. Por ejemplo:
- Entregas de proveedores: Es la mayor parte del inventario, puede incluir alimentos, bebidas y otros insumos.
- Compras directas: En algunos casos, también pueden ocurrir compras directas con proveedores locales o en mayoristas, por ejemplo. Estas entradas también deben registrarse.
- Donaciones: También puede ocurrir que recibas muestras gratuitas de proveedores o donaciones de otras organizaciones e individuos. Estos ítems también deben constar en el control de inventario.
8. Define qué son las salidas de inventario
De la misma forma, es necesario tener claridad de qué son las salidas de inventario para que todo lo que se retire sea debidamente registrado. Como ejemplo tenemos:
- Ingredientes de las recetas: Todo lo que se utiliza en la preparación de platos y bebidas debe tener registro de salida en el inventario, con atención a las unidades de referencia.
- Productos vendidos: Todo lo que se venda a los clientes debe constar en la salida de inventario. Si vendes un refresco en lata, por ejemplo, debes hacer el registro.
- Pérdidas y desperdicios: Aunque el objetivo sea siempre reducir al máximo, las pérdidas y desperdicios no naturales en restaurantes y bares. Esto puede ocurrir debido a ingredientes vencidos, platos devueltos o errores en la preparación.
9. Estandariza los procesos de registro
Después de identificar y organizar todo, construye un proceso bien definido para los registros de las entradas y salidas. Esto es fundamental para que se realicen correctamente.
¿Cuáles son los procedimientos que deben seguirse cuando llegue una nueva entrega del proveedor? ¿Qué información debe anotarse y dónde?
Haz un mapeo de todas las acciones e informaciones y estandariza el proceso. Esto facilitará la capacitación del equipo y también la ejecución de las actividades, garantizando un registro más confiable de todas las entradas y salidas del inventario del restaurante o bar.
10. Capacita a tu equipo
Contar con colaboradores bien capacitados es uno de los puntos más importantes para tener un buen control de inventario. Con los procesos bien establecidos, transmite a tu equipo lo que debe hacerse.
Prepara una capacitación para concientizar sobre la importancia de realizar los registros de inventario correctamente. Explica cómo utilizar las herramientas (planillas, sistemas, lectores de códigos, etc.) y cómo debe anotarse la información.
11. Utiliza un sistema de gestión de inventario automatizado
Por último, vale la pena invertir en un sistema de control de inventario para restaurantes y bares.
O EPOC, por ejemplo, es un TPV ágil y fácil de usar, que está integrado a un back office administrativo completo. Con él es posible crear fichas técnicas, registrar productos, automatizar los registros de inventario, hacer el seguimiento de los movimientos en tiempo real y hacer análisis con mucha facilidad.
Es la forma más confiable, segura y moderna de controlar las entradas y salidas de inventario.
Si quieres saber cómo podemos ayudar a tu restaurante, ¡habla con nuestros especialistas!
