Controlar costos e inventario, estandarizar las recetas, facilitar la capacitación del equipo, mantener un estándar de calidad en los platos. Esos son solo algunos de los beneficios de utilizar la ficha técnica para restaurantes.
Por eso, no es ninguna exageración decir que es un documento indispensable para el éxito del negocio. Sirve de guía para diversos procesos y puede contribuir incluso a elevar la rentabilidad.
¡Si quieres entender más sobre este tema, sigue leyendo este artículo, aprende a crear una ficha técnica y descarga nuestra plantilla gratuita!
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¿Qué es la ficha técnica para restaurantes?
La ficha técnica es un documento que reúne todos los datos sobre cada uno de los platos servidos en un restaurante. Es una referencia tanto para el equipo de la cocina como para la administración.
Por eso, en algunos casos, se divide entre Ficha técnica operativa e ficha técnica gerencial o financiera.
Ficha técnica operativa
Al consultar la ficha técnica operativa, las personas responsables de la preparación de los platos tienen una guía detallada.
Eso contribuye a mantener el estándar de sabor, presentación y calidad incluso cuando alguien necesita faltar un día u ocurren cambios en el equipo.
Ficha técnica gerencial
La ficha técnica gerencial o financiera, por su parte, contiene información fundamental para planificar compras, controlar el inventario, calcular costos y fijar adecuadamente el precio de los platos.
Es a partir de él que la gestión puede tener mayor visibilidad y control del margen de ganancia.
¿Qué debe constar en la ficha técnica?
Cada uno de los platos de tu restaurante debe tener su propia ficha técnica. Cuanto más detallada sea, mejor. Este documento suele contener información como, por ejemplo:
- Nombre del plato
- Imagen ilustrativa
- Lista de ingredientes
- Cantidad de los ingredientes
- Rendimiento de la receta
- Instrucciones de preparación
- Tiempo promedio de preparación
- Equipos utilizados
- Información nutricional
- Indicación de los proveedores
- Costo de los ingredientes
- Costo total del plato
- Impuestos
- Precio de venta sugerido
Esta lista sirve de referencia, pero a la hora de crear la ficha técnica es importante incluir la información de acuerdo con las rutinas y los procesos del restaurante. Agrega todo aquello que sea relevante para que la gestión y el equipo realicen las actividades adecuadamente.
Además, un cuidado crucial es mantener estos documentos siempre actualizados. Por lo tanto, revisa regularmente si los valores están de acuerdo con lo que se está practicando y haz los ajustes necesarios.
¿Por qué utilizar ficha técnica para restaurante?
Elaborar una ficha técnica para cada ítem del menú es laborioso. Por eso, esa tarea termina siendo postergada — un error clásico, que ocurre porque muchos dueños de restaurante no entienden la importancia de esta documentación para la salud del negocio.
Y no son pocas las ventajas de utilizar la ficha técnica en el restaurante. ¡Sigue leyendo para conocerlas!
Garantizar el estándar de calidad de los platos
Cuando van a un restaurante, los clientes buscan una experiencia gastronómica. Quieren saborear aquel filete mignon que pidieron en la última visita y tener la misma satisfacción. Esperan la misma calidad, siempre.
Es decir: mantener un estándar de calidad es esencial para la fidelización de los clientes, y la ficha técnica tiene un papel fundamental en eso.
Como vimos anteriormente, contiene instrucciones de preparación de las recetas. Eso involucra los equipos que deben utilizarse, los ingredientes y la técnica de preparación y también la presentación de los platos.
De esta forma, es posible garantizar que el trabajo en la cocina se realice de manera consistente, sin importar la ocasión o el chef responsable. En consecuencia, se mantiene un estándar de calidad a lo largo del tiempo.
Así es como aquel filete mignon tiene siempre el mismo sabor y la misma presentación impecable. Y entonces… ¿qué cliente no va a querer repetir?
Controlar costos y margen de ganancia
Saber cuánto se gasta para producir cada uno de los platos es el primer paso para tener un negocio financieramente viable. Aunque es básico, es muy común encontrar restaurantes que no tienen claridad de los costos y terminan con la rentabilidad por el suelo.
Para evitar que eso ocurra, la ficha técnica es una aliada.
Indica cuál es el costo de cada uno de los ingredientes y qué cantidad es necesaria para la preparación de cada plato. A partir de eso, la gestión tiene una visión más clara y precisa de los costos y puede definir el margen de ganancia de manera más adecuada.
Además, entender cuáles son los ítems del menú con mayor y menor margen de ganancia es estratégico para planificar ofertas que de hecho aumenten la rentabilidad. Al fin y al cabo, tiene más sentido crear promociones para los platos que tienen mayor margen de ganancia.
Mejorar la gestión del inventario y las compras
O controle de estoque es una de las actividades más complejas en la gestión de un restaurante.
Acompañar la entrada y salida de insumos, calcular el inventario mínimo y máximo, mantener una cantidad suficiente de todos los ingredientes necesarios, evitar pérdidas y desperdicios, hacer las compras en el momento correcto y obtener buenos precios con los proveedores.
Todo eso resulta mucho más fácil cuando la gestión sabe la cantidad exacta de insumos para la producción de cada plato ofrecido en el menú. Y, ya lo sabes, esa información está en la ficha técnica.
Ayuda en la gestión eficiente del inventario y de las compras de ingredientes, ya que es posible prever las cantidades de insumos utilizados con base en la demanda promedio y hacer una planificación inteligente.
Facilitar la fijación de precios de los platos
Muchas veces la fijación de precios en restaurantes se hace a las apuradas, basada en un cálculo superficial de los costos o en los precios practicados por la competencia. Esa es la receta para el fracaso.
Sin saber exactamente los costos de cada plato, el riesgo de estar perdiendo dinero es grande — y las consecuencias pueden ser fatales. Por eso, tener el detalle de los gastos con operación, insumos e ingredientes es tan importante. Todo eso está en la ficha técnica.
Con esa referencia, es posible fijar correctamente el precio de cada ítem del menú y hacer ajustes en los precios siempre que sea necesario, sin adivinar valores y arriesgar la salud financiera del negocio.
Consulte Paso a paso: Cómo fijar el precio de un producto
Ayudar en la capacitación del equipo
Por último, otra ventaja de utilizar la ficha técnica para restaurantes es tener un material de referencia para la capacitación de nuevas personas del equipo.
Como presenta instrucciones sobre los procesos y rutinas de la cocina o del bar, es una excelente guía para quien está llegando. Eso ahorra tiempo a la gestión y a los compañeros, que no necesitan dedicarse tanto a enseñar a los novatos, y ayuda a acelerar el aprendizaje.
Además, también contribuye a garantizar que todas las instrucciones se transmitan de acuerdo con los estándares de calidad y seguridad, evitando olvidos y errores que perjudiquen los procesos y los resultados.
Paso a paso para la elaboración de la ficha técnica para restaurantes
Ahora que ya conoces todas las ventajas de utilizar la ficha técnica, es hora de poner manos a la obra y empezar a elaborar las tuyas.
¡Sigue el paso a paso a continuación y descarga nuestra planilla de ficha técnica para restaurantes gratuita! Esa plantilla facilitará mucho la creación y la actualización. ¡Aprovecha! Solo completa el formulario a continuación para recibirla en tu correo electrónico.
1. Identifica el plato o ítem correspondiente a la ficha técnica
La identificación puede ser solo el nombre del plato o incluir otros datos como un código de referencia, categoría, entre otros.
2. Crea un registro de insumos
Crea una lista de todos los ingredientes e insumos necesarios para la producción de los platos. Incluye el nombre del proveedor, el precio, la cantidad por envase y la unidad de medida (gramos, kilos, unidad). Ese registro servirá de base para todas las fichas técnicas.
3. Lista las cantidades de los ingredientes
Ahora lista las cantidades específicas utilizadas de cada ingrediente para la receta. Puedes, por ejemplo, utilizar 500g de tomate para hacer una salsa, pero el envase adquirido contiene 1 Kg.
Presta atención a esa diferencia, pues es fundamental para el cálculo de los costos.
4. Calcula los costos de cada ingrediente
Siguiendo el ejemplo anterior, si el envase de tomate contiene 1 Kg y cuesta R$ 10, entonces el costo de los 500g utilizados en esta receta es R$ 5. Haz el cálculo del costo de cada ingrediente utilizado para tener la máxima precisión.
5. Calcula el costo de cada plato
El costo del plato debe considerar todos los ingredientes y también el rendimiento de la receta.
Por ejemplo: un plato de espagueti a la boloñesa se compone de la pasta, la salsa de tomate y la carne molida. El costo de cada uno de ellos debe calcularse detalladamente y sumarse al final para componer el costo total de la receta.
Además, el costo de la receta debe dividirse entre la cantidad de porciones que rinde. Así, si el costo total de la receta fue R$ 20 y rinde dos porciones, entonces el costo de cada plato es R$ 10.
6. Agrega los costos extra
No olvides considerar también otros costos además de los ingredientes para cerrar el precio de cada plato. Aquí pueden entrar impuestos y costos operativos también.
7. Incluye el margen de ganancia
Elige qué margen de ganancia se considerará sobre el precio de costo para obtener el precio de venta. El porcentaje de ganancia puede variar de acuerdo con el negocio.
8. Determina el precio de venta sugerido
A partir del precio de costo y del margen de ganancia, calcula el precio de venta sugerido para cada plato. Ese es el precio que se mostrará en el menú a los clientes.
9. Describe el proceso de preparación
La ficha técnica también debe contener todas las instrucciones para la preparación. Debe indicar las técnicas de preparación paso a paso, qué acompañamientos, la presentación, fotografías, entre otras informaciones.
10. Valida la ficha técnica
Una vez lista, valida la ficha técnica con el equipo. Verifica si contiene toda la información necesaria, si las descripciones están claras y si los valores de hecho corresponden a la realidad. Si es necesario, haz ajustes.
11. Actualiza regularmente
Las fichas técnicas de un restaurante deben revisarse y actualizarse constantemente. A lo largo del tiempo ocurren cambios de proveedores, el precio de los insumos cambia, el margen de ganancia puede modificarse y los procesos se perfeccionan.
¡Por eso, no olvides revisar estos documentos regularmente!
Conoce EPOC y facilita la gestión de tu restaurante
Como vimos a lo largo de este artículo, las fichas técnicas son indispensables para una buena gestión de restaurante.
Crear y mantener estos documentos siempre actualizados es la mejor forma de asegurar no solo una buena rentabilidad, sino también que diversos procesos funcionen bien.
Si quieres hacerlo con la máxima eficiencia, lo ideal es contar con un sistema para restaurante como EPOC. Além de facilitar a criação e gestão das fichas técnicas, ele automatiza processos e integra todas as áreas: da frente de caixa ao controle de estoque.
Con EPOC, cuando se realiza una venta, el sistema envía automáticamente el pedido a producción y da de baja en el inventario, con base en los datos de las fichas técnicas. También genera una serie de informes que dan total visibilidad para la gestión de la operación y del negocio.
Si quieres saber más sobre EPOC y cómo puede facilitar la gestión de tu restaurante, habla con nuestros especialistas y agenda una demostración.
Preguntas Frecuentes
¿Qué es la ficha técnica para restaurantes?
¿Qué debe constar en la ficha técnica?
– Nombre del plato;
– Imagen ilustrativa;
– Lista de ingredientes;
– Cantidad de los ingredientes;
– Rendimiento de la receta;
– Instrucciones de preparación;
– Tiempo promedio de preparación;
– Equipos utilizados;
– Información nutricional;
– Indicación de los proveedores;
– Costo de los ingredientes;
– Costo total del plato;
– Impuestos;
– Precio de venta sugerido.
¿Por qué utilizar ficha técnica para restaurante?
– Controlar costos y margen de ganancia;
– Mejorar la gestión del inventario y las compras;
– Facilitar la fijación de precios de los platos;
– Ayudar en la capacitación del equipo.
¿Cómo crear una ficha técnica para restaurantes?
2 – Crea un registro de insumos;
3 – Lista las cantidades de los ingredientes;
4 – Calcula los costos de cada ingrediente;
5 – Calcula el costo de cada plato;
6 – Agrega los costos extra;
7 – Incluye el margen de ganancia;
8 – Determina el precio de venta sugerido;
9 – Describe el proceso de preparación;
10 – Valida la ficha técnica;
11 – Actualiza regularmente.
