Cómo Hacer el Control de Inventario de Restaurante
Hacer el control de inventario de restaurante es una de las tareas más importantes para mantener la operación bien organizada y la salud financiera del negocio al día. A pesar de eso, es común que los gestores tengan dificultades o descuiden ese proceso.
Las consecuencias de una mala gestión del inventario son muchas: falta de insumos para atender los pedidos de los clientes, desperdicio de alimentos vencidos y gastos elevados. No quieres eso para tu establecimiento, ¿verdad?
Entonces, consulta en esta guía un paso a paso y consejos para hacer el control de inventario de restaurante.
¿Qué es el control de inventario de restaurante?
Antes que nada, vamos a entender qué es el control de inventario de restaurante. Este concepto genera algunas confusiones, pues cuando hablamos de “controlar”, muchas personas lo entienden solo como “restringir” — ¡y eso no es correcto!
Aunque de hecho sea necesario limitar el acceso a las personas responsables de la gestión de los insumos (como el encargado del inventario, por ejemplo), ese proceso también involucra otras tareas y objetivos.
Así, el control de inventario puede definirse como la gestión de mercancías desde el momento de la compra hasta la venta, con el objetivo principal de garantizar la disponibilidad e identificar la necesidad de reposición.
El proceso incluye actividades como:
- listado y clasificación de productos;
- etiquetado;
- almacenamiento adecuado;
- registros de entrada y salida.
En el caso de los restaurantes, los productos del inventario son alimentos y eso exige un cuidado aún mayor. Hay que controlar la caducidad y tener buenas condiciones de almacenamiento para garantizar la calidad de los productos y la Seguridad alimentaria.
A continuación, mira cómo funciona el inventario del restaurante etapa por etapa.
Descubre también: ¿Qué es el inventario mínimo y máximo?
¿Cómo funciona el inventario del restaurante?
El inventario de un restaurante conecta todas las áreas de la operación: sector de compras, financiero, frente de caja, cocina. Mira un ejemplo de cómo funciona:
- El pedido se envía a los proveedores;
- La persona responsable del inventario recibe y registra los productos;
- Se realiza el etiquetado de cada producto, con fecha de caducidad y otras informaciones;
- El encargado del inventario almacena los productos en las estanterías, refrigeradores o congeladores;
- Al inicio de la semana, se realiza el conteo de los productos disponibles en el inventario;
- El encargado del inventario envía los insumos necesarios a la cocina y registra la salida;
- En la cocina, los insumos se utilizan conforme a la demanda y, cuando hace falta reponer alguno de ellos, se avisa al encargado del inventario;
- Al inicio de la semana siguiente, se hace un nuevo conteo del inventario para verificar la necesidad de reposición. El encargado del inventario comprueba si el número de mercancías del inventario coincide con el de los registros para, así, identificar fallos, pérdidas o robos;
- Se hace un nuevo pedido al proveedor, reiniciando el ciclo.
Claro que una serie de cuidados son necesarios para que todo eso transcurra de la mejor manera posible. Además de los detalles en la organización y en la rutina, también es interesante contar con un sistema para hacer los registros.
La mayoría de los restaurantes comienza con una hoja de Excel y, conforme va madurando la operación, adopta sistemas más completos. Hay soluciones como EPOC que permiten automatizar el proceso, haciendo todo más fácil y confiable, como veremos más adelante.
¿Por qué hacer control de inventario? Conoce las ventajas para restaurantes
No es exagerado decir que es imposible que un restaurante tenga éxito sin hacer el control de inventario. Ese proceso es indispensable para optimizar los recursos y evitar desperdicios, mejorando el margen de ganancia del negocio.
Se estima que los costos de inventario representan entre el 30% y el 50% de la facturación de un restaurante. Es una porción muy significativa de tus gastos. Por lo tanto, es crucial tener una buena gestión para lograr ahorrar.
Además, con un proceso de control de inventario bien definido, logras aprovechar oportunidades. Por ejemplo:
- Identificar qué insumos salen más y negociar mejores precios con los proveedores;
- Entender cuáles son los platos preferidos de tus clientes y cuáles no se venden bien, haciendo cambios en el menú para mejorar las ventas;
- Crear ofertas para vaciar el inventario cuando determinado producto esté cerca de estropearse, evitando pérdidas y perjuicios;
- Hacer proyección de consumo y estar preparado para los momentos en que el movimiento cae.
¿Te gustaron estas ventajas? ¡Entonces mira a continuación el paso a paso para hacer el control de inventario de tu restaurante!
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Paso a paso del control de inventario de restauranteEn la teoría, el control de inventario parece bastante simple. En la práctica, puede volverse complejo.
Al fin y al cabo, ¿cómo calcular con precisión qué insumos se utilizan en cada plato? ¿Cómo registrar lo que la cocina retiró del inventario? ¿Cómo saber si los productos son suficientes para atender la demanda de los clientes?
En el día a día de la operación, el caos puede instalarse de tal forma que la compra y el consumo de los alimentos se descontrolan, aumentando los costos y perjudicando los resultados de tu negocio. Por eso, es fundamental establecer procesos y rutinas.
Mira a continuación un paso a paso para hacer el control de inventario de restaurante:
1. Crea las fichas técnicas de los platos
A ficha técnica es un documento que contiene toda la información relevante sobre los platos y bebidas ofrecidos por el restaurante, entre ella:
- Nombre del plato
- Lista de ingredientes
- Cantidad de los ingredientes
- Rendimiento de la porción
- Instrucciones de preparación
- Costo de los insumos
- Gastos fiscales y administrativos;
- Costo final del plato
- Precio de venta
Sirve no solo para estandarizar y orientar la producción, sino también para hacer la gestión de costos — y es en ese punto que se relaciona con el control de inventario.
Es a partir de la lista de ingredientes y las cantidades estipuladas para la producción de cada plato que podrás entender qué es necesario comprar y almacenar.
2. Especifica y categoriza los insumos
Después de crear las fichas técnicas, es hora de listar y categorizar los ingredientes que tu restaurante utiliza para producir los platos y bebidas.
Cada ingrediente debe tener un código específico (001, 002, 003…) y ser tratado de manera distinta. Por ejemplo: si adquieres un mismo ingrediente en envases diferentes — uno de 500 g y uno de 1 kg —, cada tipo de envase debe recibir un código específico.
De esta forma, no se vuelve un desorden. Sabes exactamente qué se está utilizando, y eso facilita tanto a la hora de contabilizar el inventario como a la hora de hacer compras y negociar con los proveedores.
Es decir: cuanta más claridad tengas sobre los artículos del inventario, mejor. Esmérate en ese primer paso y el resto será más fácil.
Leia também: Rotación de inventario: qué es, cómo calcularla y gestionarla
3. Organiza el espacio físico
El segundo paso es organizar el espacio físico del inventario. Para restaurantes, es esencial tener los 3 tipos básicos de almacenamiento: seco, refrigerado y congelado.
Cada artículo del inventario debe tener su propio lugar fijo y permanente — así no tienes que pasar un montón de tiempo buscando un ingrediente porque el inventario está diferente cada día. Usa etiquetas para marcar la ubicación y facilitar el conteo, el retiro y la reposición.
Otro punto que merece atención es la rotación de los productos. Una buena práctica a la hora de la reposición es traer hacia adelante lo que ya está y colocar lo nuevo atrás. Así evitas que los productos pasen de la fecha de caducidad.
4. Separa el inventario central del inventario de la cocina
Después de organizar el inventario central, crea también un inventario específico para la cocina. Separar los dos es fundamental para evitar que, a la hora de preparar los platos, los cocineros saquen insumos del inventario y se olviden de registrar la salida.
La buena práctica es simple: ten un inventario central y un inventario de la cocina. Cada día o semana, cuenta el inventario de la cocina y mira qué necesita reposición. Entonces retira esos insumos del inventario central, haciendo los registros correspondientes, y envíalos a la cocina.
Controla la entrada y salida de insumos de cada uno por separado. Siempre que un cliente pida un plato, los insumos deben contabilizarse desde el inventario de la cocina. De esta forma, no pierdes el control.
5. Haz el conteo o inventario de productos
El propio nombre lo dice: vas a contar los productos del inventario y verificar si los números cuadran y si los ítems disponibles son suficientes para atender la demanda de esa semana.
Si falta algo, haces el pedido al proveedor y repones el ítem.
A partir del análisis del conteo de inventario, puedes medir con más precisión la cantidad de ingredientes que tu restaurante necesita y optimizar tus compras.
Además, puedes identificar los ítems con más salida y los que permanecen más tiempo en el inventario. A partir de eso, ya sabes qué demanda más reposición y qué debes cuidar para que no se venza.
También es en el momento del conteo cuando revisas las etiquetas de vencimiento y aprovechas para hacer el mantenimiento del inventario, retirando lo que esté vencido y limpiando y organizando lo que sea necesario.
Lo recomendable es hacer este proceso al menos una vez a la semana.
Saber más: 7 pasos para hacer un inventario de restaurante
Consejo: automatiza el control de inventario para tener más eficiencia y seguridad
Como puedes notar, el control de inventario de restaurante es un proceso bastante complejo, y por eso nuestro consejo final es: ¡utiliza un sistema de automatización para facilitar tu trabajo!
O EPOC, por ejemplo, es una solución de gestión que conecta desde la caja hasta el inventario, todo automáticamente. Así, cuando tu cliente hace un pedido, el sistema registra la baja en el inventario en ese mismo momento. Es una ganancia en eficiencia, control y seguridad.
Saber más: Sistema de control para bares y restaurantes: mira las ventajas
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