9 principales errores en la gestión de inventario en restaurantes

Hacer una buena gestión de inventario es fundamental para el éxito de un restaurante. Esto porque el inventario está directamente relacionado con diversos otros frentes de la operación y puede afectar la eficiencia de los procesos, los costos operativos y la satisfacción del cliente.

Como este es un proceso complejo, es común cometer errores y terminar perjudicando el negocio. Si quieres saber cuál es la importancia de la gestión de inventario en restaurantes y descubrir cuáles son los principales errores que debes evitar, sigue leyendo este artículo.

¿Cuál es la importancia de la gestión de inventario para los restaurantes?

Los restaurantes tienen un gran desafío en el controle de estoque, ya que muchos de los insumos son perecederos y la salida puede variar bastante según el movimiento y los pedidos que hacen los clientes.

Por eso, es necesario tener procesos bien definidos, utilizar las tecnologías adecuadas y capacitar al equipo para mantener el inventario siempre al día y bien organizado. Esto es extremadamente importante para tener una operación eficiente y un negocio rentable.

Con una buena gestión de inventario es posible:

• Reducir el desperdicio de alimentos, aprovechando todos los insumos;
• Controlar los costos y obtener un mejor margen de ganancia;
• Optimizar las compras, evitando excesos o falta de ítems esenciales;
• Garantizar la calidad y seguridad de los alimentos;
• Tener más eficiencia operativa, agilizando desde las compras hasta la producción;
• Mantener la satisfacción de los clientes, ofreciendo platos de calidad y sin falta de ítems del menú.

Por lo tanto, para tener éxito, la gestión de inventario debe ser una prioridad en el restaurante. Mira a continuación cuáles son los principales errores y consejos para evitarlos.

9 errores comunes en la gestión de inventario en restaurantes

Hacer pedidos, recibir a los proveedores, etiquetar los insumos, almacenar adecuadamente, registrar entradas y salidas, garantizar que todos los ingredientes necesarios estén disponibles.

La gestión de inventario en un restaurante implica una serie de actividades, y por eso es común cometer errores. Conoce a continuación cuáles son los principales.

1 – No crear fichas técnicas

Las Fichas técnicas son documentos que indican, entre otras informaciones, los ingredientes utilizados en cada receta.

Son una referencia para calcular con mayor precisión la cantidad de insumos necesarios para la producción, así como para registrar las salidas del inventario de forma exacta. Por lo tanto, son fundamentales para el control de inventario.

2 – No hacer inventario

O conteo de inventario es un levantamiento de todos los insumos de tu restaurante. Ese conteo debe hacerse con regularidad (todos los días o una vez por semana, por ejemplo) para verificar los movimientos de inventario y hacer análisis.

Con eso, puedes identificar cuáles son los productos que tienen mayor y menor salida, mayor y menor margen de ganancia, y además qué genera más desperdicio. Esto es muy importante para realizar mejoras continuas y optimizar la gestión.

3 – Comprar de más o de menos

Si no sabes cuál es la cantidad exacta de insumos necesarios para atender la demanda de tus clientes, probablemente te equivocarás a la hora de hacer las compras. Para evitar que eso ocurra, es necesario saber cuál es el inventario mínimo y máximo de cada insumo.

Además de hacer una inversión innecesaria que puede impactar tu flujo de caja, las compras en exceso también generan desperdicios y pérdidas.

Si compras ingredientes de menos, no lograrás atender los pedidos y tus clientes se irán insatisfechos.

4 – Dejar ítems parados en el inventario

Cuando no hay una gestión de inventario eficiente, es común que muchos ítems queden parados en el inventario. Esto es perjudicial para el restaurante, porque la inversión en esos insumos no está teniendo retorno y, si quedan parados por mucho tiempo, pueden pasarse de la fecha de vencimiento.

Para evitar pérdidas, es necesario identificar qué productos están parados y crear estrategias para aumentar su salida. Por ejemplo: hacer una promoción que combine un ítem que está parado en el inventario con otro que es popular y suele venderse bien. 

Leia também: Rotación de inventario: qué es, cómo calcularla y gestionarla

5 – Falta de organización

Clasificar los productos, hacer la identificación correcta, incluir las informaciones necesarias (vencimiento, proveedor, fecha de recepción, entre otras), almacenar en el lugar correcto. La organización del inventario es muy importante para una gestión eficiente, ya que facilita todos los procesos.

En un inventario desorganizado, es más difícil encontrar los insumos, hacer el conteo, controlar las fechas de vencimiento, saber qué está faltando, etc. Así, tu equipo pierde más tiempo para realizar las tareas y hay más desperdicios y pérdidas.

6 – Almacenamiento inadecuado

Los alimentos almacenados de forma inadecuada pierden calidad y se echan a perder más rápido. Por eso, es crucial tener espacios adecuados para los diferentes tipos de insumos, con atención especial a los congelados y refrigerados.

Además de tener un lugar adecuado, también es importantísimo mantener la higiene y la limpieza del inventario para garantizar la seguridad de los alimentos y estar en conformidad con las legislaciones.

7 – Registros manuales

Los registros de entradas y salidas del inventario son esenciales para el control. Cuando se hacen manualmente, están sujetos a errores y olvidos. Eso termina causando inconsistencias en la información y perjudicando la gestión.

Para tener datos confiables y aumentar la eficiencia, se recomienda utilizar un sistema de control de inventario. Ele faz os registros automaticamente, reduzindo os erros drasticamente e tornando os processos muito mais ágeis. 

8 – Olvidarse de la rotación

Un error clásico es utilizar ingredientes que acaban de llegar al inventario antes que los que ya están allí hace más tiempo. Esto ocurre por una falla en la organización.

Para garantizar la rotación y reducir las pérdidas, puedes adoptar el sistema FIFO (“First In, First Out”, o “Primero en entrar, primero en salir”), en el cual los nuevos productos siempre se almacenan debajo o detrás de los antiguos.

9 – No prever la demanda

Otro error común es no hacer una previsión de la demanda y, por eso, no estar preparado para atenderla.

Saber cuáles son los ítems del menú más populares y cuáles son los días de mayor movimiento en tu restaurante es fundamental para hacer una buena gestión de inventario, garantizando la disponibilidad adecuada de los insumos.

Conoce EPOC y haz una gestión de inventario más eficiente

Tener un sistema de gestión de inventario eficiente es la mejor forma de evitar todos los errores que mencionamos arriba. EPOC es una solución para restaurantes que optimiza la operación de punta a punta.

Con él, el control de inventario es automatizado y tienes todos los recursos necesarios para hacer una excelente gestión sin dificultades: registro de productos y fichas técnicas, control automático de entradas y salidas, informes completos y mucho más.

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