La digitalización de los negocios es una tendencia que se ha ido extendiendo con el paso del tiempo. Cada día surgen más y más emprendimientos, casi como por arte de magia, arraigados en las distintas redes sociales que forman parte de la vida cotidiana de los brasileños. Marcas de ropa sin tienda física, portales de noticias sin periodistas, restaurantes que no tienen un espacio propio (¡pero que entregan en toda la región metropolitana!), empresas de transporte sin flota propia y profesionales tan diversos como contadores y diseñadores que nunca llegan a ver la cara de sus clientes. ¡El siglo XXI llegó con todo!
Sin embargo, la digitalización de los negocios, tanto tradicionales como innovadores, también trajo dudas sobre la seguridad de los datos y la información confidencial de las empresas brasileñas. ¿Cómo proteger esa información y esos datos, tanto de los consumidores como de las empresas, y al mismo tiempo simplificar los procesos y reducir la burocracia?
En las transacciones que forman parte del proceso de compra y venta, se utiliza información importante para comprobar la identidad del comprador, la validez del método de pago y la legalidad del negocio en cuestión. Es decir, lo que puede salir mal en este proceso involucra tanto a la empresa como al consumidor.
Los datos de ambos pueden verse comprometidos, dando a los delincuentes acceso a información tan delicada como el número de identificación fiscal, datos bancarios, nombre completo, datos de tarjetas y mucho más, tanto del consumidor como de la empresa. Con esa información, no hay límite para lo que un delincuente creativo pueda hacer.
Ese temor es justificado, pero gracias a la creciente conciencia del gobierno sobre las tendencias del mercado y las necesidades de los empresarios, se han implementado medidas para evitar este tipo de fraude. El concepto de certificado digital se basa en el cifrado de los datos sensibles de ambas partes del proceso de venta.
En otras palabras, el certificado digital funciona como una marca de agua: todas las transacciones realizadas solo pueden ser vistas por las instituciones correspondientes y por la empresa en cuestión. En este sentido, la información contenida en estos procesos solo puede visualizarse si la persona o empresa involucrada tiene acceso a esa “marca de agua”. Si no la tiene —es decir, si se trata de alguien que intenta interceptar los datos con fines maliciosos—, la información permanece cifrada e ilegible. Es como intentar resolver un cubo de Rubik donde todas las piezas son del mismo color y cada una está separada del conjunto.
Pero, ¿qué es un certificado digital?
El certificado digital es un archivo electrónico que elimina la necesidad de acudir a notarías, es decir, un archivo que comprueba la autenticidad de la persona involucrada. Garantiza la protección, la seguridad y la agilidad de las transacciones y otros servicios ofrecidos en línea, permitiendo que tanto personas físicas como jurídicas puedan comprobar su identidad desde cualquier parte del mundo.
La tecnología fue creada especialmente para atender las exigencias de los tiempos modernos, garantizando la integridad de la información intercambiada en el entorno digital de forma segura, auténtica y confidencial. En otras palabras, funciona como una especie de identificación digital para quienes participan en el intercambio de información durante transacciones en línea.
Al ser una representación digital de la autenticidad de la identidad de las partes involucradas, la certificación digital termina simplificando muchos procesos que antes debían realizarse de forma presencial. Trámites que antes requerían legalizar firmas, entregar documentos o ir al banco, por citar algunos, se simplificaron gracias a la garantía de autenticidad que ofrece el certificado. En Brasil, el Certificado Digital del CNPJ (el registro fiscal de empresas), conocido como e-CNPJ, debe emitirse a nombre del representante legal de la empresa ante la Receita Federal, con una vigencia de 1 año para el modelo A1 y de hasta 3 años para el modelo A3.
En el sitio de SERASApodrás encontrar toda la información sobre los certificados digitales y para qué sirven. Como somos (súper) amables, reunimos aquí las más importantes para ti. Siéntate en un sillón cómodo, prepárate un café y ponte cómodo, porque hay bastante información. Entre las facilidades que ofrece la emisión de este documento se encuentran:
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Acceder al e-CAC
El e-CAC es el Centro Virtual de Atención al Contribuyente, un órgano perteneciente a la Receita Federal de Brasil. Al ingresar al portal, el contribuyente puede consultar información sobre la situación fiscal de su CNPJ; registrarse en el CEI (Registro Específico del INSS); emitir informes fiscales; revisar la bandeja de mensajes para ver y recibir rápidamente comunicados y notificaciones de la Receita; además de consultar trámites digitales y agendar citas con la Receita Federal. El titular del certificado también puede registrar, cancelar o consultar poderes directamente desde el portal.
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Acceder a Receitanet
El portal Receitanet fue creado para facilitar el envío de declaraciones a la Receita Federal, como DCTF (Declaración de Débitos y Créditos Tributarios Federales); DIPJ (Declaración de Información Económico-fiscal de Personas Jurídicas); DIRF (Declaración del Impuesto sobre la Renta Retenido en la Fuente); DIMOB (Declaración de Información sobre Actividades Inmobiliarias); DITR (Declaración del Impuesto sobre la Propiedad Territorial Rural); DERC (Declaración de Rentas Pagadas a Consultores por Organismos Internacionales); DACON (Informe de Liquidación de Contribuciones Sociales); DIMOF (Declaración de Información sobre Movimientos Financieros); DASN (Declaración Anual del Simples Nacional); y DBF (Declaración de Beneficios Fiscales).
En otras palabras, Receitanet simplifica toda la burocracia relacionada con el flujo de información que la Receita Federal exige a las empresas que operan en territorio brasileño. Al crear esta base de datos integrada, el organismo gubernamental buscó hacer más eficiente el proceso de auditoría y evaluación de los casos bajo su competencia, ahorrando tiempo y recursos para ambas partes.
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Acceder a Conectividade Social ICP
Este portal está relacionado con las actividades de la Caixa Econômica Federal y permite realizar en línea transacciones vinculadas al FGTS (fondo de garantía por tiempo de servicio) y a la Seguridad Social, además de registrar apoderados que representen a la empresa y realicen trámites en línea. Para este último caso, el representante de tu empresa, ya sea empleado o profesional independiente, debe contar con el certificado digital de persona física: el e-CPF.
- Emitir y financiar el DAS (Documento de Recaudación del Simples Nacional) para empresas incluidas en ese régimen fiscal;
- Emitir y rectificar el REDARF (Documento de Recaudación de Ingresos Federales);
- Firmar la EFD (Contabilidad Fiscal de la Empresa) dentro del SPED Fiscal (Sistema Público de Contabilidad Digital);
- Registrar marcas y productos ante el INPI (Instituto Nacional de Propiedad Industrial);
- Obtener el CEBAS (Certificación de Entidades Benéficas de Asistencia Social), otorgada por el Gobierno Federal a instituciones privadas sin fines de lucro que trabajan en las áreas social, educativa y de salud; y
- Acceder al CT-e, que sirve para fiscalizar y registrar electrónicamente los servicios de transporte de carga entre dos empresas. La validez jurídica y la autenticidad del CT-e están garantizadas mediante el uso de un Certificado Digital tipo NF-e.
Hemos hablado de varias funcionalidades del Certificado Digital ofrecido por el gobierno (¡que son muchas!), y de cómo esto ha facilitado y seguirá facilitando la vida de muchos emprendedores. Los detalles son numerosos, y la herramienta también está disponible para nichos específicos del mercado, como los profesionales de la salud, entre otros. Para que quede todo más claro, preparamos un pequeño resumen ejecutivo de lo que vimos:
El Certificado Digital de tu empresa reduce la burocracia asociada a distintos procesos dentro de las operaciones diarias. Además de ahorrar tiempo y recursos, al ofrecer una alternativa a ir a la notaría y al banco para diversos trámites, permite consultar la situación de tu empresa ante la Receita Federal, evitando que situaciones incómodas (como el incumplimiento fiscal) se resuelvan solo después de generar consecuencias mayores. En resumen, los beneficios del Certificado Digital pueden sintetizarse en estos puntos:
- Firma y envío de documentos por internet;
- Realización de transacciones bancarias;
- Envío de declaraciones empresariales;
- Firma de facturas electrónicas, registro de transporte electrónico (CTs-e) y confirmaciones del destinatario;
- Garantía de la validez jurídica de los documentos electrónicos; y
- Ahorro de tiempo.
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