Cómo Elegir el Backup Correcto para tus Datos

Ahora que ya sabes cómo vas a recolectar los datos de tu empresa para hacer el tan aclamado Business Intelligence (si no sabes qué es, haz clic aquí! Si sabes qué es, pero no sabes cómo usarlo, entra aquí!), ¡es hora de pensar en cómo guardarlos en un lugar seguro!

Si elegiste hacerlo a la vieja escuela, cronometrando el tiempo de atención y anotando en una planilla de Excel, es fácil organizarse en la nube. Ahora, si en lugar de la vieja escuela eliges el modo prehistórico, anotando en una hoja de papel, ¡DETENTE AHORA! No hay por qué pasar por eso, querido amigo.

Las tecnologías de hoy en día facilitan toda esa recolección, organización y backup de la información que tan dedicadamente recolectaste y analizaste. Por tecnología, me refiero a sitios y aplicaciones que logran recolectar, almacenar y mantener esa información, y no a un dron espía sobrevolando tu operación.

Hay tres maneras de hacer el backup de tus datos, así que agarren el café, abróchense los cinturones y entren en modo avión, porque el asunto es importante. ¡Vamos allá!

Haciendo el backup de los datos de tu negocio en Drives

Vamos a empezar explicando qué son los drives. Dicho de manera simple, un drive es cualquier equipo que se puede acoplar a tu computadora, sea teclado, mouse o hasta la famosa webcam.

Pero, para el asunto que nos ocupa, los únicos que debes considerar son los famosos USBs y External Hard Drives (o Disco Duro Externo). Antes de empezar, vas a necesitar saber dos cosas, una para cada tipo de drive.

El USB, debido a su tamaño, no dispone de mucho espacio para realizar backups grandes, lo que hace que necesites una cantidad relativamente grande de ellos si quieres almacenar todos los datos de tu computadora. Sin contar que, también debido a su tamaño, es muy fácil perderlos, así que procura destinarles un lugar específico – y también usar etiquetas para saber qué USB contiene qué carpeta o dato, para poder perder el tiempo con Netflix y no buscando el USB correcto.

Con el Disco Duro Externo la historia es otra: ¡hay espacio suficiente para guardar todos los videos, fotos y memes que alguna vez recibiste por WhatsApp, y mucho más! Antes este tipo de espacio era bastante más caro, pero hoy encuentras opciones baratas que caben en el bolsillo de cualquier persona (¡literalmente, tanto en cuestión de tamaño como de precio!).

El problema con este tipo de disco es lo frágil que es. Si se te cae, es muy probable que el daño interno haga imposible recuperar los archivos. Yo ya pasé por eso, cuando a alguien se le ocurrió la brillante idea de enviarme el equipo por correo. Nunca más vi los trabajos que había hecho en mi época de agencia, imagínate entonces las fotos de la secundaria.

Hoy en día, mantengo mi disco siempre en el mismo cajón, en la misma habitación, guardado bajo siete llaves. ¡Después de lo que pasó, casi no lo uso por miedo a pasar por la misma experiencia!

Si hubiera optado por un Solid State Drive (SSD), el “primo rudo” del disco duro, probablemente esto no habría pasado. Y es que los SSD, al final de cuentas, fueron creados justamente por esa fragilidad física. Pero, igual que los discos duros externos, ¡no hay forma de acceder a ellos si no lo tienes en las manos!

Haciendo el backup de los datos de tu negocio en sitios web (la famosa nube)

Este, sin lugar a dudas, es el más fácil de hacer y también el más desorganizado. Sitios como Google Drive logran recolectar y almacenar los documentos que tú definas, pero tampoco son 100% intuitivos.

Hay muchos casos en los que el usuario, después de haber subido los documentos a la nube, los borró de la computadora. Por causa de la sincronización automática de ese sitio (que también se puede desactivar), el documento también se borró en la nube, haciendo que se perdiera en los sótanos de la CPU.

Esto pasa porque servicios como Google Drive, iCloud o Dropbox – entre muchos otros – fueron creados con un objetivo específico. Para la opción corporativa de Google, Google Cloud Platform, el objetivo fue la dominación total, siendo mucho más útil por las herramientas que ofrecen para la personalización de la nube. Sin embargo, esas herramientas fueron pensadas para empresas digitales cuyos negocios y aplicaciones necesitan mover y almacenar grandes cantidades de información, de diversas maneras y en distintos lugares del mundo para un acceso más rápido.

Los servicios como Dropbox, en cambio, son más utilizados por los usuarios de la red para guardar fotos, documentos y materiales diversos, pudiendo no solo almacenarlos, sino también compartirlos con quien tenga el enlace a tu drive. Al final de cuentas, la comparación es simple: Dropbox fue hecho para el almacenamiento y el intercambio de información, normalmente usado por personas físicas; Google Cloud Platform y Amazon Web Services fueron concebidos pensando en las empresas, ofreciendo una diversidad de aplicaciones y extensiones dirigidas a la organización de grandes cantidades de datos.

El problema de Dropbox, iCloud y Google Drive es que, sin importar cuál elijas, los documentos van a quedar ahí guardados, uno a uno, sin más división que la que tú definas – ya sea en carpetas, nombres o fechas. Para el Business Intelligence, eso termina volviéndose algo más difícil y laborioso de actualizar y seguir, porque los números que generarían los informes deberían estar almacenados juntos.

Sin embargo, si te tomas el trabajo de configurar bien el backup en Amazon Web Services o Google Cloud Platform, usando las tablas dinámicas que ofrecen, eso puede terminar siendo una solución inteligente. El problema es el trabajo inicial que implica, porque si algo no se configura correctamente, es probable que no toda la información acabe apareciendo en los informes. Peor aún, puede que esos datos terminen cruzándose de maneras equivocadas, dándote resultados falsos sobre tu operación.

El motivo es simple: más números y datos = mejores informes y análisis más profundos.

Si usas los sitios más simples e intuitivos, como Google Drive, iCloud y Dropbox, vas a tener que buscar los archivos correctos, poner los nuevos datos (cada vez que los recojas) en tu planilla de forma correcta, siempre atento a la fecha y al tipo de dato que estás ingresando, para después poder analizarlos. Si yo casi me dormí escribiendo esto, imagínate tú teniendo que hacerlo.

Haciendo el backup de los datos de tu negocio con aplicaciones

¡Ahora viene la parte más interesante! Existen diversas aplicaciones que puedes buscar en internet y que te ayudarán con el almacenamiento de la información de tu negocio.

Existen aplicaciones como Backblaze que, por una pequeña cantidad – y conexión a internet –, logran escanear tu disco duro y mantener todo en sus centros de datos. Siempre que quieras acceder a ellos, basta con tener una conexión activa.

El propio Windows y Mac tienen aplicaciones ya instaladas que logran hacer este proceso automáticamente. Para el Mac, Time Capsule es el más indicado, y basta con que definas cada cuánto tiempo debe realizarse el backup para que la computadora empiece a hacer todo por su cuenta. ¡En Windows la historia es la misma! Las opciones para las dos plataformas se encuentran fácilmente en el panel de configuración.

Sin contar que, normalmente, los avisos sobre la necesidad de hacer backup de la computadora son casi tan recurrentes como los consejos del difunto Clippy de Word.

Conclusión

De cualquier manera, la mayor dificultad que encontrarás en el backup de los datos es la propia actualización de ellos y su procesamiento para el análisis. Cuando separas las piezas del rompecabezas, se vuelve más trabajoso entender de qué se trata.

Ahora, cuando la recolección de datos, su procesamiento en informes y el propio backup son hechos por el mismo sistema, terminas encontrando una solución inteligente e integrada para la organización, el bienestar y la planificación estratégica de tu empresa.

Se hace difícil concentrarse en el análisis cuando estás recolectando datos, y esos datos, cuando se recogen manualmente, pueden no ser tan fieles a la realidad como solemos creer. El error humano es el gran responsable de diversas fallas analíticas y de procesos, en incontables mercados. Desde errores en los cálculos de viajes espaciales hasta fallas en la planificación de la ciudad – ¿alguien entiende el Morumbi? –, todo se puede resumir en error humano.

En pocas palabras, cuanto más trabajo “manual” – desde la recolección hasta la organización de la información – logres dejar para que lo hagan las computadoras, mejor va a ser. Esas pequeñas cosas normalmente terminan drenando la energía del día a día, haciendo que lo último que quieras hacer al final de la jornada de trabajo sea el backup – o un análisis – de los datos que pasaste todo el día recolectando

Es decir, ¡lo importante de verdad es configurar bien la primera vez, para que la base crezca de manera estructurada junto con tu establecimiento! La otra opción es usar un sistema de automatización integrado, que recolecte automáticamente los datos, genere informes y realice el backup de los datos, por si algo pasa.