ERP, o Enterprise Resource Planning (Planificación de Recursos Empresariales), también conocido como SIGE (Sistemas Integrados de Gestión Empresarial), es el nombre usado cuando todos los recursos, resultados y acciones de una empresa están interconectados. As plataformas que oferecem esse serviço buscam otimizar empresas, integrando os dados das diferentes áreas de um negócio.
En otras palabras, el ERP es un software que reúne toda la información de un negocio, generando datos sobre todas las acciones que cada área pueda haber realizado y cómo eso repercute en los resultados.
En ese software, cada área tiene acceso a módulos adecuados a las necesidades de cada una de ellas. Un ERP para el mercado de alimentos y bebidas, en ese sentido, tendría los siguientes módulos:
Módulo Empresarial para la Gestión de Empleados y el Registro de Información Administrativa
El módulo empresarial es el esqueleto de la operación del negocio. En él puedes:
- Registrar nuevos empleados, con la jerarquía de acceso correcta para que puedan usar los módulos de su área
- Firmar archivos administrativos y legales para regularizar documentos, realizar depósitos de gran tamaño, entre otros, usando tu certificado digital
- Registrar proveedores
- Seleccionar las formas de pago, como qué tarjetas se aceptan, cheques o efectivo. Si tienes instalado el sistema TEF (Transferencia Electrónica de Fondos), lo único que vas a necesitar hacer para generar los informes es mantener actualizadas las tasas pagadas
- Definir las adquirentes y las tasas que se les van a pagar por cada transacción. Así, no vas a tener que preocuparte por comprobar si las tasas se están cobrando correctamente, ¡los informes te lo mostrarán automáticamente!
- Cerrar la Caja
- Analizar los motivos de las anulaciones y los descuentos, pudiendo así verificar cuántos pedidos llegan equivocados, fríos o cuántas veces se aplican descuentos a los clientes de la casa
- Definir un contador para recibir los informes contables
- Visualizar la situación tributaria de tu operación, pudiendo ver los tributos y tasas que se pagaron, los que aún faltan por pagar, y cuánto has contribuido al fisco, por categoría de los ítems o servicios vendidos
Este es el módulo central en los sistemas de planificación de recursos empresariales. Quien tenga acceso a este módulo tiene acceso a todos los demás, así que mantén limitado el acceso a este módulo.
No es una cuestión de desconfianza, sino de responsabilidad. Esta área de los sistemas ERP puede alterar todos los demás módulos y el acceso de los empleados. La jerarquía que usa el sistema es útil por eso, pudiendo liberar el acceso de algún gestor al informe del área que administra, y no al módulo entero.
Así, podrá analizar los procesos de su área, a los empleados por eficiencia, y no los de las otras áreas. É entregar as chaves do reino dele, ao invés do palácio inteiro
Con la capacitación adecuada, en poco tiempo los datos ya van a estar listos para el análisis. Así, se podrán trazar metas para alcanzar un objetivo mayor, ya sea duplicar la ganancia, abrir otra sucursal o cortar los desperdicios a la mitad.
Módulo Compras e Inventario para la Gestión del Stock y el Análisis de Servicios y Desperdicios
Después de haber registrado toda la información administrativa, como empleados, tasas pagadas, costos fijos y variables, entre otros, es hora de llenar el inventario. El módulo dedicado a la gestión de inventario es para la cocina de tu restaurante lo que las neveras inteligentes son para los emprendedores de alto impacto.
Un emprendedor de éxito no se pasa todos los días soñando con lo que va a comer, planifica con antelación y establece una rutina para no perder tiempo con eso. Conseguir establecer cómo va a empezar el día impacta en los resultados, de la misma manera que la planificación del menú impacta en la salud financiera del restaurante o bar.
Los precios, las cantidades y la calidad de los alimentos y las bebidas deben elegirse con base en la oferta de valor, siempre alineados con el público y los objetivos a largo plazo del restaurante, bar o discoteca. Revisar y analizar los costos de los ingredientes de los platos puede abrir puertas a una renovación constante, cambiando el menú cuando el ingrediente empiece a dar pérdidas.
Es cambiar las gambas al ajillo (gambas en cazuela de barro caliente, con aceite de oliva y ajo) por un pulpo a la gallega cuando llegue el momento adecuado, siempre manteniéndote fiel al espíritu de tu oferta de valor.
Sin contar la parte de sugerencia de recetas, el encargado de esta área va a tener todos los datos que su área genere en el módulo de gestión de inventario. En este módulo es posible:
- Fraccionar la cantidad de cada ingrediente usado en una porción, plato o bebida. Así, la cantidad exacta se va a descontar del stock total de ese ítem en el inventario cuando se pida el plato, avisando cuando los niveles lleguen a un límite predeterminado
- Visualizar cuántas y cuáles mercancías se recibieron, de acuerdo con la factura (DANFE). Si el proveedor ha registrado las cantidades y los valores pagados en la factura electrónica, puedes insertar automáticamente esos valores en el sistema Usando un lector de código de barras
- Registrar nuevos productos e ítems en el catálogo y dividirlos en el panel de visualización de una forma que sea fácil encontrarlos cuando los camareros estén tomando los pedidos
- ¡Dividir los inventarios por área – cocina, bar, bar del fondo, entre muchos otros – para recibir avisos de cuándo es necesario reponer los ítems de cada uno!
La integración de los precios de cada ingrediente con la cantidad usada en los platos genera informes detallados, mostrando la ganancia por ingrediente de acuerdo con el precio del plato.
Cada detalle que ingreses en el registro de los productos, platos, ítems e ingredientes va a marcar toda la diferencia a la hora de analizar el negocio. Con el paso del tiempo, la información sobre el precio por ingrediente, y cómo varía, te va a ayudar a prevenirte con antelación de las épocas de baja producción.
Los datos te ayudan a saber exactamente cuándo vas a necesitar remodelar los platos, cambiar los tragos o pedir más vinos en lugar de cerveza. Preparándote con antelación, no se perderá ninguna venta. Sabiendo cómo leer los números para transformarlos en hábitos de consumo de tus clientes, garantizas tanto su satisfacción como el crecimiento de tu negocio, sea un restaurante, bar o discoteca.
Módulo CRM para la Gestión de Consumidores y la Oferta de Valor
El Módulo CRM (Customer Relationship Management) ayuda en la difusión de nuevas ofertas y a mantener el contacto con tus clientes. Conociendo a tus clientes, puedes realizar una oferta de valor certera, especialmente si están segmentados correctamente.
Usando el ejemplo de arriba, con el módulo CRM puedes enviar un email con el nuevo plato de tu restaurante todas las veces que remodeles el menú. Así, ya empiezas otro ciclo de ofertas informando a tus clientes más fieles sobre los nuevos platos, de acuerdo con sus gustos (¡que puedes visualizar en tu sistema!).
Si el establecimiento es tipo lounge, con comandas individuales y registro de e-mail y teléfono, puedes ver en tiempo real la cantidad de personas que están en tu establecimiento, desde cualquier lugar. Con la información sobre qué clientes consumieron qué, ¡planificar promociones dirigidas para épocas de bajo volumen de ventas se vuelve simple!
Por ejemplo, si tienes la información del inventario, puedes identificar qué ingredientes se están acercando a la fecha de expiración (caducidad). Cruzando esa información con los hábitos de consumo de los clientes puedes crear combos que estimulen la demanda de esos ítems, realizando promociones o incluso descuentos en ventas combinadas.
Sin hablar de los beneficios para mantener un ambiente sano en tu restaurante, bar o discoteca, registrando a los clientes conflictivos en una blacklist para evitar que sigan causando problemas. En el módulo CRM, también puedes:
- Crear listas para eventos, definiendo los descuentos y precios de los nombres de cada una
- Administrar permutas con socios y proveedores de servicios. Así, los proveedores, los socios y los dueños van a saber exactamente cuánto pueden gastar al mes en el establecimiento
- Emitir vouchers de descuento o de prueba para clientes premium, o para promociones dirigidas
El módulo CRM sirve exactamente para lo que dice el título: Gestión de la Relación con el Cliente (Customer Relationship Management). Por eso integrar la operación de tu negocio es tan importante; con los datos sobre el inventario, los hábitos de consumo y el perfil de los clientes acabas no solo teniendo éxito en atraer nuevos clientes y fidelizar a los antiguos, sino también maximizar las ganancias en todas las acciones.
Módulo Financiero para la Gestión de Cuentas y el Análisis de Resultados
El módulo financiero para restaurantes, bares, discotecas y comercios es la central de todos los costos que tienes con tu negocio, así como de cuánto está rindiendo cada centavo. Desde informes hasta la cantidad de fiados y permutas, aquí vas a poder ver adónde va cada centavo y qué se está haciendo con él para justificar la inversión.
Los sistemas de planificación de recursos empresariales, para quien trabaja en el área de alimentos y bebidas, permiten un análisis completo de las diferentes entradas de caja. Desde ventas por empleado hasta por ciudad (si es una sucursal con otras unidades), puedes analizar exactamente cuánto se está vendiendo en cada unidad abierta.
La información disponible en el módulo financiero es:
- Informes de ventas, por categoría, punto de venta, empleado, ciudad, ECF, promotor, y cualquier otra forma en que se esté registrando
- Informes de movimiento de caja, pudiendo seguir en tiempo real las ventas que se están realizando por establecimiento
- Analizar los resultados de los cierres de caja por día, semana o mes. Al cruzar estos datos con la planilla de acciones de marketing, como promociones y ventas combinadas, es posible analizar el retorno de cada acción. Se a promoção estiver sendo feita com um produto em específico, o relatório mostrará exatamente quanto aquele item rendeu (item, nesse sentido, é o combo ou preço promocional que foi criado) e, assim, a eficiência da ação promocional
- Cuentas por pagar y por cobrar, desde órdenes de compra con los proveedores hasta informes de costo y ganancia individuales, por producto o categoría
- Visualizar el flujo de caja y el estado de resultados (ER) en gráficos
En él puedes visualizar la operación de tu negocio en números absolutos, sabiendo cuánto está entrando y saliendo de la caja y hacia dónde va, además del retorno de esas inversiones. La aprobación de pagos también se hace allí, dando más control a los socios, en un entorno organizado.
Saber cómo utilizar el módulo financiero para restaurantes, discotecas, bares y comercios es esencial para poder planificar bien la operación del día a día y los cambios necesarios para crecer. Realizar las capacitaciones que ofrecen las empresas de sistemas de planificación de recursos empresariales es vital para aprovechar el software al máximo. Nos guste o no, el volumen de información que los sistemas ERP generan y organizan es gigantesco, profundizando en todos los detalles del establecimiento.
Ya que vas a tener acceso a todo, conviene saber dónde estará cada cosa, y cómo acceder a cada proceso e información. O mundo pode ter sido feito em 7 dias, mas garanto que o planejamento demorou muito mais!
Kit de Plantillas para Simplificar tu Restaurante
¡Descarga tu kit gratuito ahora!
