Sistema de Control de Bares y Restaurantes

Ya sea a la hora de recibir el pago de un cliente o de manejar el inventario, contar con un sistema de control de bares y restaurantes trae eficiencia, agilidad y más ganancias para o seu estabelecimento.

Sin embargo, como el mercado hoy tiene una serie de soluciones y diferentes tipos de herramientas, elegir cuál utilizar puede convertirse en un gran desafío.

¡Pero, calma! No tienes que dejar de aprovechar esta tecnología, porque en este contenido vamos a explicarte qué son estos sistemas, cómo funcionan, qué beneficios traen y cómo encontrar el perfecto para tu bar o restaurante. ¡Míralo!

¿Cómo elegir el mejor sistema para restaurantes?

Qué es un sistema de control de bares y restaurantes

Muchas veces también llamado ERP, un sistema de control de bares y restaurantes es una herramienta de gestión y automatización que ayuda a administrar todos los sectores, actividades y procesos de un establecimiento — al menos eso es lo que ofrecen las mejores soluciones.

Ellas permiten, por ejemplo, que gestiones en una sola herramienta:

• PDV
• inventario
• Menú en línea
• la producción en la cocina/en el bar
• el registro de pedidos por parte de los meseros
• y mucho más.

Es decir, en lugar de contar con un sistema para cada una de estas actividades, puedes tener solo uno que centraliza la información, automatiza tareas y agiliza diversos procesos tanto de la producción en sí como de la gestión del negocio.

Generalmente, este tipo de solución opera en el modelo de suscripción, también conocido por la sigla en inglés SaaS (Software as a Service). En él, contratas el servicio y haces el pago con recurrencia mensual.

Así, es posible utilizar el software en computadoras, tablets, kioscos de autoservicio, smartphones y otros dispositivos. Además, en algunos casos, también se incluye el hardware.

Qué puede hacer este tipo de sistema

Con este tipo de sistema, tu restaurante puede contar con una serie de beneficios que ayudan a Automatizar tareas, agilizar la atención e maximizar las ganancias al mismo tiempo que reduz custos.

Mira abajo las principales ventajas que un sistema de control de bares y restaurantes ofrece a tu establecimiento.

Automatizar tareas

Con un sistema moderno, es posible agilizar la atención y automatizar una serie de tareas y procesos — así, tu equipo gana tiempo y tus clientes tienen una experiencia más agradable.

Por ejemplo, cuando un camarero recibe un pedido, puede, a través de un dispositivo móvil, enviarlo digitalmente directo a la cocina o al bar, sin necesidad de desplazarse hasta allí. Como resultado, es posible atender a muchas más personas en menos tiempo y agilizar la preparación de los platos o bebidas.

Otro ejemplo de cómo un sistema de control de bares y restaurantes puede mejorar tu vida: al registrar la preparación de una receta o un trago, el sistema automáticamente descuenta los ingredientes del inventario.

Reducir desperdicios

Hablando de inventario, este tipo de herramienta ayuda a optimizar mucho su control. Gracias a la automatización que viste antes, se actualiza por el propio sistema después de una venta, lo que evita errores humanos y fortalece el control de las materias primas.

De esta forma, tienes una lectura más verídica de cómo está el inventario de tu bar o restaurante, sin tener que hacer estimaciones o suposiciones para saber si debes o no comprar determinado artículo.

Además, la integración con el inventario reduce las probabilidades de robos o de mermas de inventario.

menú digital

Una buena herramienta de automatización y gestión comercial enfocada en restaurantes y bares necesita un recurso trivial pero muy importante: el menú digital.

Esta funcionalidad facilita mucho la vida de tus clientes, que pueden pedir directo desde sus mesas usando solo el smartphone.

Y las ventajas no paran ahí, porque con un menú electrónico también evitas costos de impresión y todavía puedes actualizar los artículos y precios en cualquier momento de forma fácil y rápida.

Esto ayuda a probar nuevas composiciones del menú, aprovechar fechas estacionales y realizar promociones con autonomía y ahorro.

Autoservicio y pago

Junto con el menú digital, la interacción con tus clientes a través de la integración entre el sistema de control y los smartphones y tablets trae otras ventajas: el autoservicio y el pago sin necesidad de filas.

Usando el celular, un cliente accede al menú digital, hace su pedido y crea una comanda digital sin necesidad de hablar con nadie. Eso le da más autonomía y a tu equipo de atención más tiempo para enfocarse en otras actividades.

Lo mismo puede pasar incluso a la hora de pagar. Utilizando medios digitales — como crédito o Pix —, un cliente puede cerrar su comanda digital y pagar solo con el smartphone, sin enfrentar filas (lo que, nuevamente, mejora su experiencia de consumo).

Tú, por otro lado, recibes el dinero al instante — en el caso de Pix —, puedes reducir el número de puntos de venta y de colaboradores trabajando en ellos e incluso consigues ahorrar con los POS (las terminales de tarjeta). Y lo mejor: todo esto a través de la app que usan los clientes.

Integrar POS y TPV

Pero, claro, esto no quiere decir que vas a renunciar por completo a las ya muy conocidas terminales de tarjeta. Y un buen sistema de control de bares y restaurantes necesita tener eso en cuenta, integrando los POS con tu PDV.

Automatizando esa conexión e integrando de forma simple y ágil las transacciones realizadas en las máquinas de pago con los datos financieros relevantes para tu TPV.

Así, el sistema también evita errores de uso y garantiza que ninguna venta termine perdiéndose en el flujo de caja.

Acceder a informes de cierre y productividad

Y a la hora de analizar tu operación y visualizar cómo fueron las ventas, puedes acceder a informes de cierre de cajas y cómo fue la productividad de cada colaborador.

Este es un mecanismo de seguridad más que permite percibir errores y movimientos extraños en la operación de las cajas, y también analizar qué miembro de tu equipo está actuando bien y quién necesita alguna ayuda.

Visualizar datos relevantes de la operación

No solo el TPV, sino toda tu operación puede proporcionar datos relevantes que se convierten en información fundamental para que tu negocio siempre gane agilidad y rentabilidad.

A través de un sistema de control de bares y restaurantes, puedes saber qué platos/bebidas son los más populares, entender el perfil de tu público con base en datos demográficos, descubrir los horarios de mayor movimiento, entre otros análisis.

Consejos para elegir el mejor sistema para tu necesidad

Con todos esos beneficios, ya te habrás dado cuenta de que no puedes dejar de contar con un sistema de control de bares y restaurantes. Pero ahí surge otra duda: al final, ¿cómo elegir el mejor para tu establecimiento?

La respuesta puede no ser la que te gustaría, pero es la más correcta — no hay una fórmula mágica para elegir qué herramienta adoptar. Hace falta mucho análisis, planificación e investigación de mercado para encontrar el sistema de tus sueños.

Pero claro que vamos a darte una ayudita en esa tarea. Existen algunos pasos que ayudan a elegir con sabiduría tu nueva solución de gestión y automatización. ¡Míralos abajo!

Analiza tu infraestructura

Antes que nada, conoce con qué puedes trabajar. Por exemplo, se seu empreendimento não tem uma grande infraestrutura de TI, o melhor é contar com um sistema que funcione na nuvem, de forma online.

Además, ten claro cuántos puntos de venta, POS, smartphones/tablets corporativos, kioscos de autoservicio, servicio de reparto a domicilio y otros dispositivos y recursos tienes y que necesitarán ser integrados a ese sistema. Entonces, prioriza aquel que realice esa integración de forma eficiente y segura.

Define qué recursos son esenciales para tu necesidad

Después de entender cuál es la infraestructura que tienes a disposición, es hora de definir lo que buscas de verdad.

Piensa en toda la operación de tu bar/restaurante hoy, en cómo te gustaría que estuviera en el futuro y en la experiencia que quieres entregar a tus clientes.

Por ejemplo, ¿ofrecer menú digital y autoservicio es algo relevante para tu negocio o no? ¿Sientes dificultad para controlar tu inventario y para cerrar la caja al final del día — y te gustaría acabar con eso? ¿Ya tuviste malas experiencias con proveedores en el pasado y ahora priorizas socios que brinden un soporte de calidad?

Como ya viste, no existe una fórmula lista o una lista predefinida de qué tener en cuenta en ese momento. Cada negocio tiene su realidad y necesitas buscar el sistema de control de bares y restaurantes que mejor se adecúe a la tuya.

Evalúa cómo usará tu equipo el sistema

Por último, ten en cuenta también el perfil de tu equipo de colaboradores.

¿Son personas que tienen aptitud para trabajar con nuevas tecnologías o será necesario realizar capacitaciones? ¿Ya están familiarizadas con smartphones y tablets o necesitarán aprender a usar los aparatos?

No prestar atención a esos puntos puede hacer que elijas un proveedor del sistema que termine atrasando la implementación de la solución y además cause fricciones durante el uso de la herramienta por parte de tu equipo.

Para evitar esto, busca empresas que ofrezcan apoyo inicial y que ayuden, si es necesario, en los momentos de entrenamiento y capacitación.

Aprende más sobre gestión y automatización para bares y restaurantes

¿Quieres saber más sobre gestión y automatización comercial y todo lo que puede ofrecer a tu establecimiento?

Entonces mira este post del blog sobre cómo un sistema de gestión puede ayudar en la automatización de restaurantes y reducir costos y, claro, sigue acompañando nuestras novedades aquí en el blog EPOC!

Preguntas Frecuentes

¿Qué es un sistema de control de bares y restaurantes?

Muchas veces también llamado ERP, un sistema de control de bares y restaurantes es una herramienta de gestión y automatización que ayuda a administrar todos los sectores, actividades y procesos de un establecimiento.

¿Qué puede hacer un sistema de control de bares y restaurantes?

Puede automatizar tareas, agilizar la atención y maximizar las ganancias al mismo tiempo que reduce costos. Permite:

– Automatizar tareas;
– Reducir desperdicios;
– Crear un menú digital;
– Realizar autoservicio y pago en línea;
– Integrar POS y TPV;
– Crear informes sobre la operación.

¿Cómo elegir el mejor sistema de bares y restaurantes?

– Analiza tu infraestructura;
– Define qué recursos son esenciales para tu necesidad;
– Evalúa cómo usará tu equipo el sistema.