¿Cansado de cerrar en números rojos, o de llegar apenas a números verdes, casi sin ganancias? ¿Qué tal hacer un pequeño análisis financiero? Así podrás optimizar los gastos y aumentar tu margen de ganancia.

Pero, ¿cómo saber dónde recortar costos y dónde aumentar tu inversión? La metodología a continuación es utilizada por las grandes consultoras. Conocida como “En Forma para Crecer”, , esta metodología ayuda a las empresas a reducir sus gastos recortando costos innecesarios, optimizando los costos necesarios e invirtiendo en las áreas que impulsarán su negocio. Tudo se resume em saber o quê, como e porque precisa cortar aquele custo, sem sair demitindo todo mundo e perdendo a qualidade ou diferencial que seu estabelecimento possui.

Para empezar, ten a mano tu estado de resultados (DRE) — de preferencia anual, ya que así tendrás un promedio de todos tus gastos — y ten claro el posicionamiento y la estrategia de tu negocio. Así podrás enfocarte en los diferenciales de tu marca, la estructura de gastos y la reorganización financiera para un crecimiento saludable. Puede parecer poco, pero esto va a generar un cambio cultural en tu empresa, ¡y mayor competitividad en tu mercado! Las empresas que se esfuerzan por adoptar esta metodología como cultura de negocio han visto un aumento de hasta el 30% en la rentabilidad a mediano plazo!

¿Listo para optimizar tu negocio? ¡Entonces vamos!

Decisión estratégica: ¡quiero optimizar mi negocio!

El primer paso es saber cuál es tu objetivo. Por exemplo, “quero maximizar a margem de lucro do meu restaurante com mais vendas”.

El segundo paso es identificar los diferenciales de tu negocio que quieres optimizar o crear. Digamos que você quer ter um atendimento mais rápido para aumentar a rotatividade dos clientes sentados nas mesas do meu restaurante durante o almoço.

El tercer paso es crear una agenda clara de inversiones que afecten directamente tu objetivo, enfocándote en el resultado de la optimización de los procesos. Es decir, investigaste y decidiste invertir en un sistema de automatización en el que los camareros llevan un dispositivo móvil en la mano y el pedido va directo a la cocina en el momento en que el cliente lo hace. De esta manera, la agilidad en la interacción entre los camareros y la cocina aumenta exponencialmente.

El cuarto paso es reorganizar la estructura de tu negocio para prepararla para el crecimiento y el aumento de la demanda. Neste ponto é muito importante implementar um modelo organizacional sólido. Assim, os processos e sistemas utilizados vão ser usados ao seu potencial pleno, fazendo com que o crescimento ocorra sem interrupções. Pode começar fazendo reciclagem de treinamentos com os garçons e pessoal dos caixas; rever todos os processos e tarefas dos cozinheiros nas horas de pico; e analisar o histórico de vendas, priorizando o que é necessário.

El quinto y último paso (¡tranquilo, ya casi terminamos!) es crear una cultura de recursos humanos y marketing para que estos nuevos procesos y esta nueva mentalidad sean absorbidos por tu equipo y tu marca. Dessa maneira, o seu negócio evolui enquanto cria o diferencial do seu objetivo. Neste caso, ter time e estoque suficientes para poder atender os clientes, cuidando dos equipamentos utilizados pelo sistema para evitar lentidão, ou problemas na operação do seu restaurante.

¡Muy bien! Hasta ahora, mucha teoría y ejemplos. Pero ahora es momento de poner manos a la obra, y empezar por lo más básico: los gastos de tu negocio.

El análisis para optimizar las finanzas de tu negocio

Con tu estado de resultados en mano, tendrás que dividir todos tus costos en 4 categorías:

• Luces Encendidas: en esta categoría se incluyen los gastos y costos básicos para que la empresa pueda operar legalmente en el país, por ejemplo, en Brasil sería tu contador, agua, luz, teléfono, etc.
• Costos Específicos: en esta categoría entra lo que necesitas para operar en el mercado específico de tu negocio, en el caso de un restaurante sería un costo como el gas, mientras que una empresa de tecnología tendría el costo del servidor.

En estas primeras 2 categorías, la idea es reducir y optimizar al máximo todos los costos y gastos, ya que es lo esencial y básico para que la empresa pueda operar en el mercado en el que actúa. Intenta ahorrar energía y agua con campañas de concientización para tus empleados y clientes, además de buscar proveedores que te entreguen un buen servicio a un valor menor, sin perder calidad.

• Capacidades Diferenciadoras: en esta categoría colocas los costos e inversiones que generan una ventaja competitiva frente a la competencia y al mercado en el que opera tu negocio. Para un restaurante, puede ir desde un horno o una plancha más potente o de mayor capacidad, un sistema de automatización que agilizará la atención, hasta una decoración fuera de lo común.

El objetivo en esta categoría no es reducir, sino optimizar con reinversiones, incentivos, bonos y estructura con el dinero que se ahorró en las otras 3 categorías.

• Grasas Extras: aquí se coloca todo lo que sobra y que el negocio no necesita para funcionar y operar en el mercado en el que actúa, como por ejemplo TV por cable en la oficina, inventario de más o productos que no tienen nada que ver con tu menú, beneficios innecesarios para empleados como happy hours excesivos, etc.

El propósito de esta categoría es colocar todo lo que sobra en los gastos y costos, que no tiene nada que ver con la actividad del negocio. ¡Simplemente cortar el 100% de todo, para poder reinvertir en la categoría 3!

Una vez que los gastos se han dividido en las categorías anteriores, ya deberías empezar a ver un ahorro y un aumento en tu margen de ganancia (¡uf, por fin buenas noticias!). Aplicando la metodología de forma holística, invirtiendo en los lugares correctos, optimizando donde corresponde y recortando lo innecesario, a mediano plazo sin duda vas a lograr alcanzar tu objetivo. Con esta diferenciación frente a la competencia, ¡vas a tener que prepararte para un crecimiento saludable!

Ve con cuidado para no recortar donde no corresponde. Comienza estableciendo metas simples, como:

• Reducir costos de las categorías 1 y 2 en un 15%;
• Negociar descuentos del 5% en los gastos;
• Recortar el 75% de los costos innecesarios de la categoría 4; y
• Invertir en los diferenciales de la categoría 3, para alcanzar tu objetivo.

Cuéntanos qué objetivos definiste para este semestre, y qué partes fueron las más difíciles. Yo mismo te voy a responder con consejos y sugerencias sobre qué hacer, o en qué vas a tener que estar atento. ¡Vamos a crecer juntos!