¿Vamos a hablar de BI (Business Intelligence)?

Después de la deriva económica de los últimos años, finalmente estamos recibiendo la cuenta que tardó en llegar. Primero que todo, felicitaciones a quienes lograron aguantar el trago amargo que fue la recesión de dos años por la que pasó Brasil (no pasábamos por esto desde 1930, cuando Hebe todavía era adulta). ¡No fue fácil para nadie!

Pero bueno, aquí hablamos de negocios, de cómo aumentar los ingresos, de cómo mejorar la operación de tu negocio, entre otros. La política se la dejo a Facebook (¡JA!).

Antes de hablar del “cómo”, te voy a contar sobre el “qué”. Mantente atento.

BI (Business Intelligence) para Todos

Hay dos maneras de gestionar tu negocio: puedes intentar por intuición, analizando caso por caso y rezando para que tu corazonada acierte; o inviertes en el análisis y procesamiento de los datos de tu negocio y de tu mercado de actuación, para así lograr entender el camino a seguir en medio de la selva densa de competidores.

El segundo, mis queridos, es Business Intelligence, o Inteligencia de Negocio.

Implementar el BI en tu negocio se volvió una prioridad para quien quiere destacarse en el mercado. Con él, puedes transformar en métricas todos los procesos que existen dentro de tu organización. Desde la captación de nuevos clientes hasta la atención de los más antiguos, el BI te ayuda a entender cuál es el mejor camino a seguir.

Es decir, invirtiendo en esta tecnología, terminas ahorrando dinero por la optimización que le trae a tu negocio. Sin contar que, con ella, tus previsiones pasan de ser corazonadas a jugadas seguras. Esto ocurre porque, después de la recolección y el análisis de los datos de tu operación, necesitas traducir los números en gráficos fáciles de visualizar. Así, tendrás tus datos disponibles a cualquier hora, de una manera que resulte fácil de entender e informar el alcance de tu operación.

Pero claro, antes de tener acceso a esa medida, necesitas entender qué debes recolectar. Sobre todo porque, sin datos, el análisis y el procesamiento se vuelven imposibles. ¡Vamos allá!

¿Qué Datos Recolectar para el BI de tu Negocio?

Eso es fácil, simple y directo al punto. La respuesta es: todos los que puedas. Não chora, o difícil é começar, mas depois que engata o difícil vai ser parar ou voltar para a vida pré-BI.

Pero, en lugar de quedarme en esa abstracción de estudiante de humanidades, voy a usar un bar para contextualizar los ejemplos. Te voy a decir qué datos recolectar para entender la operación y las ventas de tu negocio – sobre todo porque lo que al socio propietario realmente le gusta es el dinero; a quien le gusta una página de Facebook a tope es al de marketing.

Para ventas:

• Precio, Costo, y Ganancia – ¡La trinidad administrativa, la base de todos los negocios! Siempre mantén estos valores actualizados, así como la inflación del mercado para poder analizar si tu margen de ganancia es lo suficientemente alto o si se le puede dar un empujoncito.
• Cantidad vendida e cantidad comprada – Esta pareja, que debería andar siempre de la mano (pero, como sabemos, no toda relación es perfecta), te va a ayudar a planificar tu negocio de maneras que nunca antes imaginaste. Si analizas mes a mes la cantidad vendida de cada producto, vas a lograr prever cuánto vas a necesitar comprar la próxima vez que llames a tu proveedor. Así, va a ser fácil reducir los gastos totales de tu operación y el desperdicio de los productos. Eso, en resumen, significa mayor ganancia.

Para operación:

• Tiempo de Permanencia – el cruce de datos es necesario para profundizar tu entendimiento del negocio. Por sí solo, el tiempo de permanencia de un cliente no significa mucho, pero si relacionas esa información con la cantidad de ítems consumidos, por ejemplo, ¡puedes empezar a entender la eficiencia de tu equipo!
• Cantidad de clientes atendidos – esta métrica también ayuda a entender a cuántos puede atender cada empleado durante la operación. La cantidad de clientes atendidos servirá de base para cálculos y análisis sobre cuánto rinde cada empleado. Dessa forma, você pode definir el mínimo que esperas de tu equipo, e ir recompensándolos o estimulándolos según sea necesario.
• Ticket médio – entender cuánto gastan, en promedio, tus clientes es necesario para saber cuáles son tus clientes más y menos rentables, así como qué suelen consumir. Así, puedes realizar promociones y capacitaciones orientadas a la optimización de tu equipo.
• Cuánto tiempo se demora en preparar los platos – saber cuánto tiempo es necesario para que los platos se preparen es importante por varios motivos. Con esa información puedes empezar a entender si el problema está en la preparación o en la entrega. Sem contar que, sabendo isso, fica muito más fácil planificar los horarios pico, además de ver el máximo de platos que puedes servir en determinados períodos. Si no conoces el límite de la capacidad operativa de tu equipo, ¡no hay manera de saber si la operación está rindiendo todos los frutos posibles!

Con esta información, puedes entender la dimensión de tu operación tal como es. Estos datos brutos sobre tu operación te muestran dónde estás en este momento, pero no te muestran la fórmula para aumentar los ingresos brutos. Normalmente, los puntos que mencioné arriba son los niveles que vas a aumentar después de que empieces a implementar el Business Intelligence en tu negocio.

¿Quieres aumentar su ticket promedio de tus clientes? Entonces necesitas entender qué consumen, qué les gusta y cómo atenderlos mejor. Quer aumentar la ganancia? Empieza a ver dónde puedes cortar los desperdicios, ya sea optimizando tu equipo, o reduciendo las pérdidas con ingredientes vencidos.

Existen diversas maneras de cruzar los datos para empezar a ver qué puede cambiarse y optimizarse en tu restaurante, bar, tienda de comestibles o cualquier otro negocio que tengas. Sin contar que, armando bien las planillas, se puede visualizar todo esto rápidamente, ¡especialmente si empiezas a hacer gráficos!

¡Pero de eso hablamos en el próximo post!