Sistema de Gestión ERP: Qué Es y Ventajas
¿Alguna vez has sentido que no tienes control de la operación de tu bar o restaurante? ¿No consigues acompañar las ventas, no sabes cómo está el inventario, no tienes visibilidad de los resultados? Esto puede resolverse adoptando un sistema de gestión ERP.
Esta tecnología centraliza la información de las diferentes áreas del negocio, facilitando la gestión y dando soporte a la toma de decisiones. Con ella también es posible automatizar procesos y, de esta forma, aumentar la eficiencia de la operación.
Entonces, ¿quieres descubrir cómo tener esos beneficios en tu establecimiento? Lee este artículo para entender qué es un ERP, cuáles son las funcionalidades y ventajas para restaurantes y bares. ¡Acompáñanos!
¿Qué es un ERP?
La sigla ERP significa “Enterprise Resource Planning”, un término en inglés cuya traducción al español es “Planificación de Recursos Empresariales”.
O Sistema de gestión El ERP es un software para la gestión de recursos y procesos de una empresa. Dividido en módulos, reúne en una única plataforma los datos de las diferentes áreas de la organización, posibilitando la integración entre ellas.
Así, en el caso de restaurantes y bares, por ejemplo, el sistema ERP puede incluir diversos módulos orientados a la gestión de la operación, como:
- Administrativo
- financiero
- fiscal
- compras e inventario
- pagos
- Comercial (CRM)
- PDV
- Entre otros
De esta forma, no es necesario utilizar un sistema específico para cada área. En vez de tener un software para hacer la gestión financiera, otro para el TPV y otro para el inventario, puedes tener todo eso integrado en una única plataforma.
Como ya puedes imaginar, las ventajas de esto son muchas, y hablaremos de ellas más adelante.
¿Cómo surgió el ERP? Conoce la historia
Puede parecer algo innovador y reciente, pero el concepto de ERP comenzó a desarrollarse hace más de 100 años. Mira la línea de tiempo abajo para entender cómo fue la evolución de ese modelo de gestión.
Y por supuesto, los sistemas nunca dejan de evolucionar. Tecnologías de análisis de datos, inteligencia artificial y aprendizaje automático ya están siendo aplicadas en los ERP y expandiendo sus beneficios.
Esos avances posibilitan la automatización de procesos rutinarios, la previsión de demanda, el análisis de datos en tiempo real y la mejora de la toma de decisiones estratégicas. Y, con certeza, todavía hay mucho más por venir.
¿Para qué sirve el sistema de gestión ERP?
No es por casualidad que el sistema ERP es utilizado por empresas de todos los tamaños y sectores. Es una herramienta robusta que ofrece una visión amplia de todos los aspectos del negocio.
Como es un software completo, permite gestionar procesos de forma integrada, eliminando la necesidad de utilizar varios sistemas aislados que no se comunican entre sí. Así, una de sus principales funciones es la integración entre las áreas y la automatización de procesos.
Un ejemplo práctico: si se realiza una venta, el sistema descuenta automáticamente del inventario. Si el producto alcanza el inventario mínimo, se envía una alerta al sector de compras.
De esta forma, el flujo de información entre las diferentes áreas de la empresa es mucho más seguro y eficiente. Además, también es posible hacer el seguimiento de datos en tiempo real.
Como los sistemas ERP están organizados en módulos, pueden personalizarse de acuerdo con la necesidad del negocio. Por eso, hay soluciones dirigidas a segmentos de mercado específicos. EPOC, por ejemplo, fue desarrollado especialmente para bares y restaurantes.
Saber más: Sistema de control para bares y restaurantes: mira las ventajas
Principales funcionalidades de un ERP
Utilizando esta solución, puedes gestionar prácticamente todos los procesos e información de tu empresa, como por ejemplo:
- Finanzas
- Contabilidad
- Compras y recepciones
- inventario
- Registro de clientes
- Comercial (CRM)
- medios de pago
- Recursos humanos
- Equipos
- Auditorías
- Análisis de desempeño
Entiende un poco más sobre cómo funciona el sistema ERP a continuación.
¿Cómo funciona el sistema ERP?
Como vimos, los sistemas ERP utilizan una arquitectura de software que posibilita que diferentes módulos compartan información y se comuniquen entre sí. Es decir: la base de datos es centralizada y puede ser accedida por diferentes usuarios.
Para garantizar la seguridad de la información y de la operación, es posible configurar permisos de acceso de cada área de la empresa y colaborador. De esta forma, el gestor puede controlar y auditar cualquier acción realizada por el sistema.
Cada uno de los módulos ERP incluye una serie de funcionalidades específicas del área. Así, un módulo “Financiero”, por ejemplo, puede tener recursos para gestión de flujo de caja, facturación, ingresos y costos fijos y variables, entre otras.
Mira a continuación un ejemplo de módulos que pueden integrar un ERP para restaurantes y bares y sus principales funcionalidades:
¿Cuál es la diferencia entre ERP, TPV y CRM?
Hay una infinidad de sistemas de gestión para empresas. Cada uno tiene una propuesta y funcionalidades diferentes. Ya vimos anteriormente qué es un ERP, pero es común que surja la duda: ¿cuál es la diferencia del ERP con el TPV y el CRM?
Muchas veces, esos sistemas están integrados al ERP, pero es importante diferenciarlos para entender qué papel ejercen en una operación. Mira a continuación una definición breve de TPV y CRM:
PDV
Es la sigla de “Terminal Punto de Venta”, que viene del inglés “Point of Sale” (POS). Es donde el cliente realiza el pago y la empresa registra la venta.
Por eso, es una solución fundamental para cualquier operación que realiza atención al público, como empresas minoristas y de food service, por ejemplo.
El TPV está compuesto por equipos (cajas registradoras, computadoras, impresoras, terminales de pago, etc.) y también por un software, en el cual se hace la gestión de todas las ventas y cobros.
Leia também: TPV: qué es, cuáles son las funcionalidades y ventajas
CRM
Es la sigla en inglés de “Customer Relationship Management”, que en español significa “Gestión de Relaciones con el Cliente”. La función de este software es exactamente lo que el nombre sugiere: acompañar los contactos con los clientes y las ventas.
El CRM es muy utilizado para la gestión de procesos de ventas más complejos y largos, que exigen diversos contactos en momentos diferentes. Además, es usado por empresas del comercio minorista y otros sectores para registrar el historial del cliente.
En bares y restaurantes, por ejemplo, es posible hacer el registro con los datos personales (nombre, teléfono, dirección, etc.) y registrar en qué fechas el cliente estuvo en el establecimiento, qué consumió, cuánto gastó en promedio, reservas y otras observaciones.
Por eso, es una herramienta muy eficaz para acompañar el patrón de consumo de los clientes y crear estrategias de retención y fidelización.
¿Cuáles son las ventajas del ERP?
Utilizar el sistema de gestión ERP en tu empresa tiene diversos beneficios. Mira a continuación cuáles son los principales.
Integración entre las áreas
Uno de los principales beneficios del ERP es la integración entre las áreas. Como toda la información y los procesos están concentrados, la comunicación es mucho más simple y rápida.
Control unificado
El gestor tiene una visión completa de toda la operación utilizando un único sistema. No necesita acceder a diversos softwares para hacer informes y análisis — y mucho menos tener una infinidad de planillas en Excel.
Automatización de procesos
El sistema también posibilita la automatización de procesos repetitivos, como descontar del inventario cuando un producto es vendido, por ejemplo. De esta forma, la operación gana en productividad.
Flujo de información optimizado
Con un ERP la información fluye mejor entre las áreas. No es necesario duplicar datos o exportar planillas para registrarlos en otro sistema, por ejemplo. Además de ser más seguro, esto disminuye los errores de información y posibilita un análisis integrado de los resultados
Gestión inteligente
Y hablando de análisis, con un ERP el gestor consigue tomar decisiones más inteligentes, basadas en datos. A partir de dashboards con visualización amplia de la operación, puede controlar la operación, acompañar el avance del negocio y trazar estrategias para la mejora.
Reducción de costos
Todos los beneficios citados arriba llevan a la reducción de costos. Al fin y al cabo, el sistema brinda las condiciones para que la operación sea más eficiente, el equipo sea más productivo y la gestión consiga identificar los cuellos de botella rápidamente, haciendo los ajustes necesarios.
¿Cuál es el mejor sistema de gestión ERP para restaurante o bar?
El ERP es adaptable a diferentes tipos de negocio. Los módulos pueden ser desarrollados de acuerdo con la necesidad de cada uno — justamente por eso es tan popular.
Un sistema para restaurantes y bares debe contener funcionalidades que permitan controlar la operación desde la atención al cliente hasta el análisis de datos. EPOC fue desarrollado especialmente para esa finalidad. Contempla:
- Retaguardia administrativa
- Gestão financeira
- Controle de estoque
- Gestión de compras
- Gestión fiscal y SPED
- CRM
- Analytics
Además, hay otras ventajas que hacen de EPOC el mejor ERP para bares y restaurantes.
El sistema integra soluciones para la operación eficiente de restaurantes y bares, como sistema TPV, menú digital, autoservicio, sistema KDS, Delivery Hub, medios de pago y mucho más.
Con EPOC, el gestor tiene toda la información del establecimiento disponible para seguimiento y análisis. En el caso de cadenas o grupos, los datos de todas las tiendas pueden ser integrados en una única pantalla. Es posible, incluso, monitorear la operación en tiempo real, desde cualquier lugar.
El módulo de análisis de datos posee un dashboard con informes visuales para la gestión del negocio. Com ele, o gestor pode visualizar facilmente:
- Revenue Share de toda la operación
- Productos y servicios detallados con Curva ABC
- Comportamiento y perfil de consumo del público, con informe demográfico, tiempo de permanencia y ticket promedio
- Rotación e ingresos de las mesas
- Volumen de ventas y facturación
- Rendimiento y comparativo de los colaboradores
Descubre cómo EPOC puede revolucionar tu operación
El ERP es una herramienta esencial para cualquier restaurante o bar que desea tener una operación eficiente y rentable. Con esta solución, el gestor tiene total control del negocio, puede hacer análisis con facilidad y tomar decisiones acertadas para impulsar los resultados.
Si quieres tener todos esos beneficios en tu establecimiento, ¡cuenta con EPOC! Solicita el contacto de nuestros consultores y descubre cómo elevar el nivel de la gestión de tu bar o restaurante.
Preguntas Frecuentes
¿Qué es un sistema ERP?
Es un software para la gestión de recursos y procesos de una empresa. El ERP está dividido en módulos, reuniendo en una única plataforma los datos de las diferentes áreas de la organización, posibilitando la integración entre ellas.¿Para qué sirve el sistema ERP?
Como es un software completo, el ERP permite gestionar procesos de forma integrada, eliminando la necesidad de utilizar varios sistemas aislados que no se comunican entre sí. El sistema puede incluir módulos como: Finanzas, Contabilidad, Compras y recepcionesInventario, Comercial (CRM) y Recursos humanos.
¿Cómo funciona el sistema ERP?
Los sistemas ERP utilizan una arquitectura de software que posibilita que diferentes módulos compartan información y se comuniquen entre sí. Cada uno de los módulos ERP incluye una serie de funcionalidades específicas del área. La base de datos es centralizada y puede ser utilizada por diferentes usuarios, con permisos de acceso distintos.¿Cómo se puede implantar un ERP en un restaurante?
El ERP puede implantarse en un restaurante o bar para dar más eficiencia a la operación. El sistema permite acompañar y gestionar procesos como ventas, control de inventario, compras, gestión fiscal y financiera, relación con el cliente, entre otros. Hay proveedores especializados, como EPOC, que ofrecen soluciones en la nube y también en servidores locales, garantizando total seguridad.¿Cuáles son los beneficios de un sistema ERP para restaurante o bar?
Un sistema ERP tiene diversos beneficios para restaurantes y bares, entre ellos: más eficiencia en la operación, mayor productividad del equipo, control y seguimiento de todo el negocio en una única plataforma, análisis de resultados más intuitivo y gestión más estratégica e inteligente. Con eso, hay reducción de costos y aumento de la rentabilidad.¿Cómo unir CRM y ERP en un restaurante?
Hay opciones de ERP para restaurantes como EPOC que ya cuentan con un módulo de CRM. Con él es posible gestionar Registro de clientes, Campañas y promociones, Eventos o grupo de eventos, Listas – White y Black List, programa de Fidelidad y Mailing.Si el restaurante ya utiliza una solución ERP o CRM, es necesario entrar en contacto con el soporte de los proveedores y verificar la posibilidad de integración entre ellas.
