¿Sabes qué es un sistema TPV? Está presente en el día a día de todo establecimiento, y quizás ni lo hayas notado.
El TPV es un sistema utilizado para gestionar las ventas, recibir pagos, emitir facturas, controlar el inventario, analizar el movimiento financiero, entre muchas otras actividades.
Por eso, es una parte fundamental de la operación de restaurantes, bares y demás tiendas del comercio minorista.
En este artículo, entiende qué es un sistema TPV, cómo funciona, cuáles son los tipos, las ventajas y mucho más. ¡Acompáñanos!
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Sistema TPV: ¿qué es y para qué sirve?
Para entender qué es un sistema TPV, vamos a empezar por el principio – entendiendo de hecho Qué significa TPV. A sigla quer dizer “Ponto De Venda”, e é uma versão “abrasileirada” do termo em inglês POS (Point Of Sale).
En la práctica, esto significa que el TPV es el lugar donde se concluyen las compras. Es allí donde los clientes pagan, el establecimiento registra las ventas y realiza los procesos internos relacionados con ellas (como la emisión de facturas, la baja en el inventario, entre otros).
Solo por esa descripción ya se puede percibir lo importante que es un sistema TPV, ¿no? Es parte vital del proceso de ventas y de la administración financiera del negocio. Pero no sirve solo para eso.
Los sistemas de TPV disponibles en el mercado son muy completos y especializados para diferentes modelos de negocio. Traen diferentes funcionalidades que permiten automatizar y optimizar otros procesos operativos.
En restaurante, por ejemplo, además de la gestión de ventas, el TPV también sirve para gestionar las comandas y las mesas, lanzar pedidos y acompañar el avance de la producción, registrar los productos y hacer el control de inventario, entre otras funcionalidades que veremos más adelante.
¿Cómo funciona un sistema TPV?
El TPV funciona como un conjunto de softwares y hardwares. Ou seja: de sistemas e equipamentos.
Un TPV puede estar compuesto por diversos equipos, como computadoras, cajas registradoras, lectores de códigos de barras, impresoras de facturas, máquinas de pago, entre otros.
Y también hay versiones más modernas, que solo necesitan un smartphone, tablet, Totem de Autoservicio ou terminal de tarjeta.
En esos equipos se instala el sistema TPV, que no es más que el software o aplicación utilizado para realizar las operaciones y actividades, como registrar ventas, emitir las facturas, actualizar el inventario, enviar pedidos a la cocina, entre otras funciones.
Considerando esto, hay diversos tipos de TPV, que utilizan diferentes equipos y softwares. ¡Conoce más sobre esto a continuación!
¿Cuáles son los tipos de TPV?
El Punto de Venta puede clasificarse de diversas formas: está el TPV fijo y el TPV móvil, el TPV online y el TPV Offline. Confira mais sobre as diferenças de cada um logo abaixo!
TPV fijo
Un TPV fijo es el más “tradicional”, que en general cuenta con una computadora, una caja registradora, una terminal de pago y una impresora de comprobantes fiscales.
Lleva ese nombre porque no puede moverse con facilidad. Normalmente, está ubicado en un mostrador cerca de la entrada del establecimiento.
Por eso, el camarero o el cliente necesita desplazarse hasta allí para registrar los pedidos, cerrar la cuenta y realizar el pago.
tpv móvil
En cambio, un tpv móvil es aquel que no necesita estar en un lugar fijo, pues funciona en dispositivos móviles, como smartphones, tablets, portátiles, kioscos o terminales de tarjeta.
La gran ventaja es que el camarero gana movilidad en la atención, ya que puede llevar el TPV hasta la mesa del cliente y hacer todas las operaciones allí mismo. Así, la atención es más ágil y el cliente tiene más comodidad.
TPV offline
El TPV offline utiliza un servidor local para ejecutar el software y almacenar los datos. Eso permite que funcione sin depender de la conexión a internet.
Por lo tanto, es necesario tener una infraestructura propia para garantizar la seguridad y la estabilidad de la operación, y al sistema solo se puede acceder en el propio local.
TPV online
Al TPV online se accede vía internet y los datos se almacenan en la nube (a través del Cloud Computing). Por eso también se le llama TPV en la nube.
Es esa tecnología la que posibilita utilizar el sistema sin necesidad de invertir en una infraestructura propia. También permite utilizar los dispositivos móviles, hacer la gestión remota e integrar los datos de múltiples locales.
Para evitar contratiempos, se utiliza un sistema de contingencia para el caso de falta de conexión a internet. De esa forma, la operación sigue funcionando sin interrupciones ni pérdidas de datos.
¿Cuáles son las principales funcionalidades del TPV?
Ya sabes qué es un sistema TPV, cómo funciona y cuáles son sus tipos. Ahora es el momento de entender los principales recursos que puede ofrecer a tu establecimiento. ¡Descubre más a continuación!
Front de caja
El recurso más conocido del TPV sin duda es el Front de caja – tanto que algunas personas creen que son sinónimos. Sin embargo, como ya viste, un Punto De Venta es mucho más que eso, aunque el front de caja sea, sí, una de las funcionalidades más importantes.
Un sistema de front de caja en el TPV es aquel responsable de concretar una compra. É o famoso “caixa”, onde clientes mostram suas contas/comandas, realizam o pagamento e recebem seus comprovantes.
Por lo tanto, es fundamental contar con un front de caja TPV en tu bar, restaurante o discoteca – al menos si deseas recibir el pago por los productos que vendes.
También es por medio de este recurso que, al final del día, cierras la caja, visualizas todos los productos que se vendieron y verificas la facturación de tu establecimiento.
Emisión de comprobantes
Y en el front de caja también ocurre la emisión de los comprobantes fiscales que se entregan a los clientes.
Hoy, muchas veces la clientela prefiere versiones electrónicas de los comprobantes, pero la impresión de los recibos todavía es bastante popular.
Con un TPV puedes realizar este proceso de forma simple y rápida, inmediatamente después de cada venta realizada.
Esto no solo garantiza que tu establecimiento respete las normas y la legislación fiscal, sino que también transmite transparencia y credibilidad a la clientela.
Controle de estoque
Cuando está integrado a un ERP, el TPV también ayuda a optimizar la operación a través del control de inventario.
Esto porque estas dos herramientas hacen que, en cuanto se realiza un pedido y se efectúa la compra, el sistema dé de baja los ingredientes en tu inventario.
Esto agiliza todo el proceso y además evita que te tomen por sorpresa cuando un ítem popular de tu menú ya no está disponible – y terminas perdiendo ventas.
En ese sentido, el TPV puede incluso emitir alertas cuando un ítem esté próximo a agotarse en el inventario.
Gestión de los pedidos
Otro recurso fundamental en un TPV para restaurante es el registro y seguimiento de los pedidos.
Por medio del sistema, el camarero anota el pedido, hace modificaciones según las preferencias de los clientes y lo envía directamente a una impresora de producción o monitor KDS en la cocina o el bar para que sea preparado.
Con eso, el registro y el seguimiento del estado de producción de los pedidos se automatizan, evitando errores y volviendo el trabajo de tu equipo de atención mucho más productivo y eficiente.
Integrar otras áreas de la operación
El TPV también puede, cuando se alía a un ERP, integrar otros sectores de tu operación.
Por ejemplo, un TPV para restaurante puede gestionar los pedidos de delivery. Para eso, basta con integrar las apps de ese tipo de servicio y los pedidos hechos en ellas se registrarán automáticamente en tu TPV.
Esto también puede ocurrir en el caso de que tu establecimiento cuente con una herramienta de análisis de datos y control financiero.
Así, el TPV puede recolectar automáticamente información como el ticket promedio, los horarios más rentables, los días más populares, los ítems con mayor salida, entre otros datos.
6 beneficios del TPV para restaurantes
Con tantos recursos, los beneficios del TPV tampoco son pocos. Esta herramienta tiene el potencial de mejorar tu operación, maximizar las ganancias y además reducir costos.
Consulta a continuación los principales beneficios del sistema TPV para restaurantes!
1. Más seguridad financiera
Muy probablemente ya has sufrido con lo siguiente: al cerrar la caja al final del día, encontrarte con cuentas que no cuadran, números que no coinciden y la duda sobre qué pasó para causar esa diferencia – ¿error o mala intención?
Con un TPV completo nunca más tendrás que sufrir con eso. La herramienta contabiliza todas las ventas, calcula los valores y solo permite cerrar la caja cuando los números cuadran, optimizando así el control de caja.
Además, cada usuario necesita registrar su acceso al utilizar el sistema, lo que ayuda a identificar a los responsables de errores o adulteraciones.
2. Optimizar la operación
Utilizar un sistema TPV eficiente también ayuda a optimizar la operación en su conjunto, pues automatiza diversos procesos, desde el pedido hasta el pago.
Por ejemplo: el camarero registra el pedido y este va automáticamente a producción. Con eso, no necesita ir hasta la cocina para solicitar el pedido, reduciendo los desplazamientos por el salón y aumentando la productividad.
El TPV también ayuda a hacer el control de las mesas y comandas, registrando todo lo que cada cliente consumió de manera simple y rápida. De esta forma, no hay confusiones en la producción ni errores en el cobro.
Además, cuando se hace un pedido en el TPV, automáticamente se da de baja a los ítems en el inventario. Si hay registro de fichas técnicas y recetas, ese control puede ser extremadamente preciso, contabilizando incluso una cucharada de azúcar.
Por último, el sistema permite recibir los pagos con agilidad y seguridad, registrando las formas de pago, emitiendo los comprobantes fiscales y garantizando mayor eficiencia en todos los procesos fiscales y financieros.
3. Mejorar la experiencia de los clientes
Este beneficio es resultado del anterior. La cuenta es simple: un ambiente con atención ágil y eficiente + facilidad y seguridad a la hora de pagar = clientes felices.
Mejorar la experiencia de los clientes es un objetivo de todo emprendedor, pues es mucho más barato hacer que un cliente antiguo regrese que conquistar uno nuevo.
Un TPV eficiente ayuda a ofrecer un servicio de calidad y practicidad en el pago. Eso contribuye a la satisfacción y fidelización de los clientes.
4. Reducir costos
Con un TPV para restaurante o bar también reduces los costos y gastos. Esto porque, como ya viste, el sistema ayuda a optimizar la administración financiera y a evitar que el dinero “se pierda” en el flujo de caja.
Además, la optimización de la operación evita el desperdicio de materia prima y la compra de materiales innecesarios (como tienes un control de inventario eficiente, no te quedas con productos “sobrando” en él sin necesidad).
Por último, al usar un TPV que funciona incorporado a un ERP reduces la inversión en infraestructura de tecnología y en diferentes sistemas y herramientas.
De esa forma, con apenas un sistema, gestionas ventas, producción, atención, pagos, inventario, caja y mucho más.
5. Aumentar las ventas
Mejor que reducir gastos, solo aumentar las ganancias. Y con un sistema TPV consigues exactamente eso.
La herramienta optimiza los procesos y aumenta la capacidad de atención de tu restaurante. Con eso, es posible reducir el tiempo de permanencia en las mesas y recibir más clientes en un mismo día.
También hay recursos integrados en el TPV que ayudan al camarero a sugerir ítems adicionales al pedido, estimulando el consumo y aumentando el ticket promedio.
Además, contando con una operación más eficiente y una experiencia de atención imbatible, tu bar o restaurante tiende a ampliar su clientela y, así, alcanzar cada vez más rentabilidad.
6. Gestión basada en datos
Un sistema TPV recolecta datos valiosos que son esenciales para apoyar la toma de decisiones.
Es posible saber cuáles son los ítems del menú que salen más o menos, cuál es el perfil demográfico y las preferencias de consumo de tus clientes, identificar estacionalidades y días de movimiento, entre muchos aspectos de tu negocio.
Con todos esos datos en mano, abandonas las corazonadas y puedes trazar estrategias mucho más eficaces, como promociones de ítems populares o programación especial para atraer a la clientela en los momentos de baja.
También puedes utilizar la información para negociar mejores precios con los proveedores, planificar tus compras, optimizar la gestión de inventario y buscar alianzas e inversión para impulsar el crecimiento de tu restaurante.
¿Cómo contratar un TPV?
Ya te habrás dado cuenta de que contar con un TPV en tu establecimiento no es solo un diferencial, sino que también es esencial para conquistar más clientes y superar a la competencia – que muy probablemente ya está usando esta herramienta –, ¿verdad?
Cuando el asunto es contratar un TPV, no existe una fórmula mágica. Hay que tener en cuenta tu infraestructura, tu público objetivo y los recursos y funcionalidades específicos que marcarán la diferencia para tu establecimiento.
Para ayudarte a encontrar un sistema TPV, mira algunos aspectos a tener en cuenta en ese momento. ¡Échale un vistazo!
Leia também: ¿Cómo elegir el mejor sistema para restaurantes?
1. TPV móvil
Dale preferencia a los TPV móviles, que funcionan en la nube. Se adecuan al comportamiento más moderno del cliente actual, que busca agilidad y autonomía.
Un TPV móvil opera de forma online y en tiempo real, lo que también ayuda a minimizar los costos de infraestructura y trae más flexibilidad en la operación.
2. Integración con ERP
Como ya viste, los beneficios de un TPV se amplían cuando opera junto con un ERP. Integra diversas herramientas para agilizar la operación y facilitar la gestión del negocio.
Por eso, elige una herramienta de TPV que se integre a un sistema de gestión ERP o que ya sea parte de una de esas soluciones.
3. Soporte
Otro punto que a veces se descuida y suele cobrar un precio alto por ello: el soporte – o mejor dicho, la falta de él.
Incluso el software más completo puede presentar problemas. De la misma forma, hasta el colaborador más instruido y experimentado puede tener dificultades o cometer errores al operar el TPV.
Y es exactamente en ese momento cuando notarás cómo un buen soporte técnico marca la diferencia. Por eso, contrata un sistema de TPV que ofrezca soporte ágil, eficiente y disponible siempre que lo necesites.
4. Flexibilidad para tu operación
Asegúrate de que el sistema elegido sea compatible con los procesos operativos de tu restaurante y flexible para que hagas adaptaciones en el futuro, si es necesario.
Por ejemplo: si haces atención por mesas, es importante que el TPV permita registrar los pedidos por mesa, dividir las zonas entre los camareros y hacer el seguimiento de la ocupación.
Si operas con comandas, venta directa o delivery, también debes contar con recursos específicos para eso.
Prefiere un TPV completo, pues así tu operación no queda limitada por el sistema y puedes hacer los cambios cuando quieras.
5. Facilidad de uso
Por último, otro aspecto importante es la usabilidad del sistema. Elige un sistema con interfaz moderna y fácil de operar.
Además de reducir el tiempo de entrenamiento de tu equipo y de los freelancers, eso da más agilidad a la atención, pues las acciones pueden realizarse en pocas pantallas y clics.
EPOC TPV: la mejor solución para tu restaurante
Ahora que ya entiendes qué es un sistema TPV y todas sus ventajas, ¿qué tal conocer EPOC TPV?
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